Wordのスペルチェッカーは毎日使っていると思いますが、おそらくこのツールの不可解な動作に遭遇することはよくあるでしょう。例えば、誤って辞書に追加してしまった単語を削除する方法や、文書全体に現れる赤い波線を非表示にする方法をご存知ですか？
次の 10 個のトリックは、Word 2010 でより効率的に作業するのに役立ち、さらに、自分自身とドキュメントの見栄えも向上します。
1. 「入力時にスペルチェック」機能を制御する
このデフォルト機能は、作業中に文書内のスペルをチェックし、スペルチェッカーの辞書に登録されていない単語を赤い波線で表示します。この機能は煩わしいかもしれませんが、簡単に無効にできます。無効にするには、「ファイル」→「オプション」→「文章校正」を選択し、 「入力時にスペルチェックを行う」チェックボックスをオフにして現在の設定を元に戻し、「OK」をクリックします。
2. 外国語のスペルをチェックする
Wordは本来バイリンガルではありませんが、複数の言語を同時に処理するようにトレーニングすることができます。通常、例えばフランス語のテキストを含む文書で作業している場合、主要言語を米国英語に設定していると、Wordは他の言語を認識しない可能性があります。この場合、Wordは様々な外国語の下に波線を追加し、すべてスペルミスであることを示唆します。
このような状況を回避するには、フランス語の単語リストを使ってフランス語のテキストをチェックするようにWordを設定します。設定するには、フランス語（または使用している外国語）のテキストを選択し、リボンツールバーの「校閲」タブをクリックします。次に「言語」をクリックし、 「文章校正」グループのボタンから「言語の設定」を選択します。「言語」ダイアログボックスが表示されます。ここで、選択したテキストに使用する言語をクリックします。チェックマークアイコンが表示されている言語がスペルチェックに使用できます。「OK」をクリックして完了です。
3. 辞書に珍しい単語を追加する
事前に珍しい単語を使用することがわかっていて、Word でそれらの単語がスペルミスの可能性があると報告されないようにしたい場合は、それらの単語を辞書に追加することができます。
「ファイル」→「オプション」→「文章校正」を選択し、「ユーザー辞書」をクリックします。custom.dicファイル（または、特別な辞書を使用している場合は、単語を追加する辞書の名前）をクリックし、「単語リストの編集」をクリックします。単語を入力し、「追加」をクリックします。完了したら、「OK」をクリックして辞書を終了します。
単語数が少ない場合は、1つずつ追加するのが賢明です。しかし、追加する単語のリストが長い場合は、辞書ファイル自体を編集するのが最適です。
まず、「ユーザー辞書」ダイアログボックスで、custom.dic ファイルの場所を示すファイルパスをメモします。次に、メモ帳やワードパッドなどのテキストエディタを起動し、custom.dic ファイルを開きます。1行に1語ずつ入力または貼り付けて保存します。Word は次回このファイルを使用する際に、項目を自動的にアルファベット順に並べ替えます。
4. スペルチェッカーでスペルミスを削除する
誤ってスペルミスのある単語を辞書に追加した場合、その単語を削除するまで Word ではスペルミスとして認識されません。
「ファイル」→「オプション」→「文章校正」を選択し、「ユーザー辞書」をクリックします。リストからデフォルトの辞書を選択します。通常はcustom.dicファイルです。「単語リストの編集」をクリックすると、custom.dicダイアログボックスが開きます。このダイアログボックスには、Wordのユーザー辞書に追加した単語のリストが表示されます。リストを下にスクロールし、誤った単語をクリックして「削除して閉じる」をクリックします。今後、このスペルミスを文書で使用した場合、Wordはそれを誤りとして適切に認識します。
5. スペルチェッカーがチェックする内容を決定する
作業内容によっては、Word が実際には存在しないエラーを検出したり、実際に入力した恥ずかしいエラーを検出できなかったりすることがあります。メールアドレス、URL、数字を含む項目など、一部の単語については、Word でスペルチェックを行うか、そのままにするかを選択できます。
Word で現在設定されている設定を確認するには、「ファイル」→「オプション」→「文章校正」を選択します。ここでは、「大文字の単語を無視する」や「数字を含む単語を無視する」などの設定を行うことができます。例えば、Word でメールアドレスや URL をスペルミスとして報告したくない場合は、「インターネット アドレスとファイル アドレスを無視する」チェックボックスをクリックしてオンにしてください。
Wordで重複単語が強調表示されるのが煩わしい場合は、「重複単語にフラグを立てる」をオフにすることもできます。完了したら、「OK」をクリックして文書の編集に戻ります。これらの変更は即座に適用され、Wordをシャットダウンして再起動した後も保持されます。
6. 今回だけ、波打つ下線を隠す
「入力時にスペルチェック」を有効にして作業したいが、作業の邪魔にならないように特定の文書のみ波線の下線を非表示にしたい場合は、そうすることができます。この機能を使用すると、スペルチェッカー自体を無効にすることなく、文書ごとに波線の表示/非表示を制御できます。
「ファイル」、「オプション」、「文章校正」を選択します。 「例外」オプショングループで、現在の文書名がボックスに表示されていることを確認し、「この文書のみスペルエラーを非表示にする」をクリックします。「OK」をクリックすると、文書の下線が表示されなくなります。もちろん、リボンツールバーの「校閲」タブをクリックして「スペルと文章校正」を選択するか、ショートカットキーF7を押すことで、文書のスペルチェックを実行できます。
7. Wordがチェックしないようにテキストを設定する
コンピュータプログラミングコード、科学データ、その他の専門的なテキストには、Wordの辞書にない単語が含まれていることが多く、スペルチェック機能によって頻繁にフラグが付けられます。このような状況でスペルチェックを無効にするには、まず問題のテキストを選択します。次に、リボンツールバーの「校閲」タブをクリックし、「言語」、「校正言語の設定」の順に選択します。 「スペルと文章校正を行わない」チェックボックスをオンにして、「OK」をクリックします。これで、選択したテキストはWordで校正されなくなり、今後は校正されなくなります。
8. プロジェクトごとに複数の辞書を使う
多くのビジネスには独自の言語があります。例えば、診療所では医療用語を使用し、鉱山事務所では鉱業用語を使用します。特定の業界用語を使用する場合は、Wordでスペルミスとしてフラグ付けされないように、それらの用語の辞書を用意しておくと便利です。
専門用語を独自のcustom.dicファイルに追加するか、専門用語をまとめた2つ目の辞書ファイルを作成することができます。2つ目のファイルを作成しておくと、他のユーザーと共有する際に、自分のcustom.dicファイルを共有したり、他のユーザーのcustom.dicファイルを自分のバージョンで上書きしたりする必要がなくなるため、便利です。
2つ目の辞書を作成するには、「ファイル」→「オプション」→「文章校正」を選択し、「ユーザー辞書」をクリックします。「新規」をクリックし、辞書ファイルの名前を入力して「保存」をクリックします。これで、上記のヒント3で説明したように、辞書に単語を追加できます。
2つの辞書（custom.dicと専門用語の辞書）を使用している場合、Wordでスペルミスとしてフラグ付けされた項目の修正候補を表示する際、両方のファイルの単語を使用するように設定する必要があります。Wordがこのように設定されていることを確認するには、「ファイル」→「オプション」→「文章校正」をクリックし、 「メイン辞書のみから候補を表示する」オプションが無効になっていることを確認します。無効になっている場合は、無効にして「OK」をクリックします。
辞書ファイルを作成したら、他のユーザーと共有して、それぞれのWordで利用できるようにします。共有するには、Windowsエクスプローラーで作成した.dicファイルを見つけ、コピーを受信者に送信します。受信者は、自分のコンピュータで、このファイルを自分のcustom.dicファイルと同じフォルダに保存する必要があります。
次に、ファイルをWordに追加するには、受信者はWordを起動し、「ファイル」→「オプション」→「文章校正」→「ユーザー辞書」を選択し、「追加」をクリックします。その後、ダイアログボックスに表示されているフォルダにある新しい.dicファイルを見つけて選択し、「開く」をクリックしてWordの辞書リストに追加します。
10. 文脈内でのみスペルミスがある単語にフラグを立てる
状況によっては、スペルは正しいものの文脈によっては正しくない単語を使うことがあります。例えば、「 stationary 」と「 stationery 」、あるいは「 advice 」と「 advice 」といった同音異義語は、スペルチェッカーが必ずしも誤用を検知するとは限らないため、混乱を招きやすいです。また、特定の単語を使いすぎる傾向がある場合は、状況に応じて修正できるよう、Wordに警告を表示させたい場合もあるでしょう。これらの問題を解決するには、問題のある単語を除外して、ツールがそれらの単語に警告を発するように設定するのが良いでしょう。
1 つ以上の単語を除外するには、それらの単語を Word 除外ファイルに追加する必要があります。このファイルは既に作成されており、Word 2007 および 2010 とともにインストールされています。
まず、Windows Search でExcludeDictionaryEN*.lexを検索してください。検索結果には、英語の各言語バリアントごとに1つずつ、複数のファイルが表示されます。各ファイル名に含まれる4桁のコードから、どの .lex ファイルがどの言語バリアントに属しているかがわかります。例えば、0409 は米国、0809 は英国です。各ロケールの ID については、Microsoft のサイトをご覧ください。LCID Hex 列の番号で、使用している言語バリアントのファイルを特定できます。
Windowsエクスプローラーで除外ファイルを含むフォルダを開き、最初に使用する言語バリアントのExcludeDictionaryEN*.lexファイルを右クリックし、「プログラムから開く」→ 「ワードパッド」を選択します。除外する単語を1行に1つずつ入力し、「保存」をクリックします。他の言語バリアントについても、この手順を繰り返します。Wordを閉じて、再度開きます。
今後、除外辞書ファイルに含まれる単語を入力すると、Word はスペルミスとしてフラグを付けます。「スペルと文章校正」ダイアログボックスを使用する際は、該当の単語を飛ばす際に「すべて無視」や「辞書に追加」ではなく、「一度だけ無視」のみをクリックするようにご注意ください。そうしないと、今後スペルチェッカーは該当の単語をスペルミスとしてフラグ付けしなくなります。
