Word文書にページ番号と目次を追加する方法

どんなに素晴らしいアイデアでも、あなたのビジネス提案と他社の提案の違いは、見た目と雰囲気にかかっているかもしれません。タイトルページ、ヘッダーとフッター、目次といった要素が、退屈な文章の海からプロフェッショナルな文書を際立たせます。Wordのツールとウィザードを使えば、こうした書式設定が簡単に行えるので、ぜひ時間をかけて学びましょう。そして、あなたの提案を可能な限り魅力的に見せるための他の方法も探求し続けてください。

プロフェッショナルな見た目の文書には、ヘッダーとフッターが必要です。ヘッダーとフッターには、文書のタイトル、ページ番号、本文で参照した脚注や引用文献などを配置します。作成する文書の種類に応じて、読者が参照できる関連情報を配置するために、ヘッダー、フッター、またはその両方が必要になります。

ヘッダーとフッターの作成

ヘッダーとフッターのサブメニューに移動するには、「挿入」をクリックします。挿入する項目に応じて、「ヘッダー」 または「フッター」の ドロップダウンメニューをクリックし、セクションの書式を選択します。 

ヘッダーとフッターの両方を作成する場合は、一貫した外観のドキュメントになるように、同じ形式を選択する必要があります。

ヘッダー/フッターにコンテンツを追加する

ヘッダーとフッターのデザイン リボンには、これらのセクションにコンテンツを追加するために必要なすべてのツールがあります。

誰もが最初に追加すべきはページ番号です。「挿入」リボンの「ヘッダーとフッター」セクションで、「 ページ番号」 ドロップダウンメニューをクリックし、書式を選択します。Wordに組み込まれているオプションに加えて、Office.comではユーザーが投稿したオプションも見つかります。

ページ番号を書籍のような効果（ページ番号がページの左側または右側に交互に表示される）にするには、  「奇数ページと偶数ページを別々に表示する」にチェックを入れます。これで、奇数ページと偶数ページのヘッダーとフッターの内容を個別に変更できます。

そこから、ページ番号の挿入ツールと「ホーム リボン」のテキスト配置設定を使用して、ページ番号がドキュメントの左側と右側に表示されるようにします。

テキストサブメニューの「日付と時刻ウィザード」を使用して、文書の作成日時を様々な形式から選択して挿入することもできます。「ホーム」リボンの左揃え、中央揃え、右揃えオプションを使用して、ヘッダーとフッター内のコンテンツの位置を調整できます。

目次

Microsoft のおかげで、機能的かつ魅力的な目次を簡単に作成できるようになりました。さらに素晴らしいのは、一部のオプションでは目次が自動的に更新されるので、変更を加えるたびにタイトルやページ番号を更新する必要がないことです。

自動目次を最大限に活用するには、文書内のヘッダーが適切にフォーマットされていることを確認してください。フォーマットしたいヘッダーテキストを選択し、  「ホーム」をクリックしてください。

[スタイル] サブメニューには、[見出し 1]、[見出し 2]、[見出し 3] のオプションが表示されます。これらのヘッダー オプションのいずれかにマウスを合わせると、テキストにそのスタイルがプレビューされ、クリックして適用されます。

見出しは階層的に使用してください。例えば、見出し1は主要なセクション、見出し2はサブセクションとして設定します。

次に、ドキュメントに目次を挿入する方法を説明します。

目次を挿入する

ドキュメントのヘッダーの書式設定が完了したら、「参照」をクリックし、  「目次」ドロップ  ダウン メニューをクリックします。

他のWord機能と同様に、目次ウィザードには複数のオプションがあります。2つの自動書式設定では、見出し1から3に設定されたテキストに基づいて表が更新されます。また、手動書式設定では、必要に応じて設定できます。

2 つの自動オプションにより、[表の更新] をクリックするたびに、新しいヘッダーが自動的に入力され、ページ番号が更新されます。

目次を手動で更新したい場合は、手動テンプレートを挿入するか、独自のテンプレートを作成することができます。手動テンプレートを使用する場合は、Word にいくつかのプレースホルダーが用意されているので、すぐに作業を開始できます。

各レベルを削除したり、コピー＆ペーストしたりして表をカスタマイズできます。章タイトルとページ番号のテキストボックスを編集するだけで、リストを更新できます。

タイトルページ

タイトルページは、報告書、提案書、その他の専門的な文書に完成度の高い印象を与えます。タイトルページは、内容の土台を築くだけでなく、著者などの基本的な情報を伝える機会にもなります。組織によっては、タイトルページに特定のフォーマットを要求している場合があります。

規定のフォーマットに縛られなければ、タイトルページを自由にカスタマイズできます。内蔵ウィザードを使えば、数回クリックするだけで簡単に表紙を作成できます。また、手動ツールも用意されています。

ウィザードの使用

ウィザードを使用するには、  「挿入」  >  「表紙」をクリックします。Word 自体に組み込まれている 10 種類ほどのテンプレートから選択するか、Office.com で Microsoft やユーザーが作成したテンプレートを検索することもできます。 

あらかじめ用意されたテンプレートには、クリックしてカスタマイズできるテキストボックスがあります。一部のテンプレートでは、画像に置き換えて独自の画像を作成できます。ウィザードを使えば、1分もかからずに表紙を作成でき、自分で作成したものと同じくらい（あるいはそれ以上に）見栄えの良い仕上がりになります。

フォントを変更する

テキストスタイルのオプションは、Wordの「ホーム」リボンにあります。「スタイル」サブセクションでは、MicrosoftがWordに組み込んでいる複数のテキスト形式から選択したり、論文独自のスタイルを作成したりできます。 

ドロップダウンメニューをクリックしてスタイルを選択して適用するか、作成ツールを起動します。選択したスタイルをクリックすると、選択したテキストに適用されます。

画像を挿入する

画像はタイトルページにも本文にもインパクトを与えます。  「挿入」  >  「画像」をクリックする か、  「イラスト」サブメニューから「オンライン画像」を選択します 。「画像」はコンピューターのハードドライブから画像を取得し、「オンライン画像」はOfficeクリップアート、Bing、OneDrive、Facebook、Flickrから画像を取得します。

画像を挿入する際は、画像の周囲にある8つのポイントのいずれかをクリックしてドラッグすることでサイズを変更できます。テキストを画像の周囲に回り込ませる設定も可能です。また、画像を選択すると表示される「書式」メニューから、枠線やアート効果などを追加することもできます。

Wordの書式設定ツールをマスターしたら、もう標準の空白文書には戻れなくなります。ページ番号を入れるだけでも文書が整理されて見えるし、画像を適切に配置するとコンテンツのインパクトが増すので、本当に驚きです。Wordの書式設定に詳しい方は、ぜひコメント欄でお気に入りのテクニックを教えてください。