何年も前にビオラとバイオリンを教え始めた頃は、生徒たちが本を忘れた場合に備えて、いつも使っている本を全部持参していました。ところが、生徒たちが上達していくにつれて、もっと多くの本を持参しなければならなくなりました。また、生徒一人ひとりに1週間分の練習表をプレゼントして家に帰らせるようにしました。スタジオが大きくなるにつれて、週ごとの練習表もどんどん印刷するようになりました。
2つの楽器に加えて何ポンドもの本を運び、毎週40枚以上の練習用譜面を印刷していました。肩が痛むほどでした。それに加えて、登録書類、署名済みの保険証書、請求書、領収書、小切手、リサイタルリスト、スケジュール、スケジュール変更など、仕事につきものの書類の山もありました。
ペーパーレスオフィスの実現は長年にわたり、多くのビジネスマンが成功してきました。ここでは、私がどのように紙から脱却したか、そして皆さんの中小企業における紙の散乱を解消するためのアイデアをご紹介します。
1. ビジネス管理をソフトウェアに移行する
業務のデジタル化は簡単で、紙を捨てる旅の第一歩でした。バックエンドの管理のほとんどを代行してくれるウェブサイトを見つけました。音楽教師のニーズに特化しており、カレンダー上の定期的なイベントに請求を紐付けることができます。今では生徒全員がオンラインで登録し、紙の山を私のメールと便利なオンラインデータベースに移行しています。
重要なのは、自分の業界に合ったツールを見つけることです。多くの中小企業が口コミで成長するのと同じように、ニッチなWeb管理サービスも口コミで成長します。例えば、Curve Dentalは歯科医院向けのWebベースソフトウェアを提供しており、AutoSoft Onlineは自動車整備士向けに設計されています。私が使っているサイトは、バイオリンのWebフォーラムで見つけました。
専門機関で、すでに良いツールを見つけている人がいないか聞いてみましょう。「（あなたの業界）オンライン管理」や「（あなたの業界）ウェブツール」といったキーワードでGoogle検索してみてください。また、業界の説明の仕方も変えてみてください。例えば、「音楽教師」ではなく「音楽指導」で検索すると、より役立つ結果が見つかります。
2. 参考資料をデジタル化する
生徒が必要になった時のために、自分の参考資料として、そしてリハーサル用に、本をぎっしり詰め込んだバッグを持ち歩いていました。重かったんです。（楽譜の入ったバッグを秤にかけたら、なんと10ポンド（約4.5kg）もありました。もしかしたら私が大げさに言っているのかもしれませんが、背中や首に負担をかけることで悪名高い楽器を演奏する音楽家にとって、これは大きな負担です。）
私の教材のほとんどはパブリックドメインではなく、出版社もデジタル版を提供していません。そこでSmartMusicというソフトウェアを見つけました。このソフトウェアは、私が既に使用している楽譜のほとんどをデジタル版で提供しているだけでなく、生徒たちが楽しく読んでいる素晴らしい補助教材も豊富に揃っています。
さらに、画面上の楽譜をスクロールしながら伴奏トラックを再生でき、一部のトラックでは間違った音符を演奏した場合にもフィードバックをくれます。これは、これまで使っていた分厚い紙の楽譜よりもはるかに多くの機能です。もちろん、今でも時々本を持ち歩くこともありますし、時間を見つけてはざっと目を通すこともありました。私は、譜面台に置いて読書できる折りたたみ式のタブレットを使っています。
普段どんな参考資料を持ち歩いていますか？デジタル形式で入手できますか？あるいは簡単にデジタル化できますか？デジタル資料は、書籍の用語集をひもとくよりもずっと簡単に検索できます。
3. 仕事をデジタル化する
以前は、生徒たちに印刷した楽譜練習表を家に持たせていました。練習内容を具体的に示し、練習が終わったらチェックを入れるためのグリッドが付いていました。生徒たちがまだ練習の習慣を身につけようとしていた頃は、この楽譜表は欠かせないものでした。生徒たちが成長するにつれて、一部の生徒は各自でつける練習日記に移しました。しかし、新しい生徒、そして楽譜にチェックを入れるのが好きな低学年の生徒には、楽譜を使い続けたいと考えました。オンラインで見つけたPDFの楽譜を使っていたので、ただ入力するだけではダメだったのです。
今回はCraigslistが答えを出してくれました。そこで、HP TC1100という超安価な古いタブレットPCを買って試してみました。その後、HP 2730pにアップグレードしました。Windows 7とOneNoteがあれば、練習用のチャートをすべてパソコンに保存できます。ワコムのアクティブデジタイザーとOneNoteのインクツールを使えば、以前紙のチャートでやっていたのと同じようにチャートに記入できます。
（ちなみに、ワコムのデジタイザーは単なるスタイラスペンではありません。コンピューターと能動的に通信するペンで、コンピューターはユーザーの手ではなくペンだけを認識するため、非常に自然な書き心地を実現します。また、コンピューターはペンが画面に触れる前にそれを「認識」できるため、ホバーやロールオーバーなどのジェスチャーも可能になります。）
チャートをテンプレートとして設定し、記入済みのチャートを一日の終わりにPDFでメールで送信しています。生徒はそれを印刷するか、パソコンで閲覧することができます。また、すべてのチャートをOneNoteに保存しているので、生徒が次の授業にチャートを忘れた場合でも、タブレット端末にすべて保存しておけます。
あなたの会社が多くのフォームを扱うのであれば、PDF や Web ベースのツールなどを使って、フォームに記入しデジタルで保存する方法がきっと見つかるはずです。
4. 残りをスキャンする
あらゆるものをデジタル化しようと努力してきたにもかかわらず、いまだに紙で送られてくるものもいくつかあります。今、一番山になっているのは経費の領収書です。Woot.comが最近NeatDeskスキャナーシステムを提供し始めたので、早速使ってみました。処理速度も速く、OCRソフトもなかなか優秀です。NeatWorksアプリケーションは、私が今まで使った整理ソフトの中で最も洗練されたものではありませんが、十分に使えます。Quicken、Quickbooks、TurboTaxにデータをエクスポートでき、スキャンした記録はIRS（内国歳入庁）でも受け付けてくれます。
無料で書類のOCR処理をしてくれるウェブサイトもいくつかあります。より大規模なデジタル化が必要な場合は、救急車サービスのデジタル化に関するこちらの記事をご覧ください。おすすめの書類スキャナー5選をご紹介します。
デジタル化の理由
私にとって、紙に戻ることはもうありません。紙とインクを大幅に節約し、毎日スタジオに持ち運ぶ荷物も大幅に減りました。しかし、本当のメリットは、生徒のメモを常に持ち歩けるようになったことです。SmartMusicは、私が想像もしなかったようなことを実現し、私の指導能力を飛躍的に向上させてくれます。
私の知り合いのミュージシャンの多くは、確定申告の準備に苦労していますが、私のレコードはすべてデジタル化されていて検索可能です。（設定と移行に多少の時間はかかりましたが、時間と機材への投資は完全に価値がありました。）
ミシェル・マスティンは、5年前に音楽院を卒業して以来、フリーランスの音楽家兼教師として活動しています。30年間、趣味オタクとして活動してきました。クラシック音楽と現代のガジェットが融合する様子は、彼女のブログでご覧いただけます。Twitter（@violajack）もフォローできます。
