PDFをマスターする：作成、変換、検索の方法

誰でも後で開いて正しく表示されることを確認できる形式であらゆる種類の文書を保存するとなると、PDF形式に勝るものはありません。PDF（ポータブルドキュメントフォーマット）は、送信者と受信者のシステムに関係なく、フォーマットされた文書を簡単に共有できるようにするために、1990年代初頭にAdobeによって開発されました。

このフォーマットは、10年前にAdobeが開発したプログラミング言語であるPostScriptをベースに、本質的には簡略化されたものです。PostScriptは、印刷用の文書を技術に依存しない方法で記述するために開発されました。PDF（およびPostScript）は、テキスト、画像、グラフィック要素をページ上のどこに配置すべきかをコードで記述します。ラスタライザーは、このコードを画面上のピクセル、または印刷出力上のドットに変換します。

PDF ファイルは非常に普及しており、スキャンしてデジタル化したさまざまな種類の文書のアーカイブ形式として、科学論文の標準形式として、デジタル契約書として、後で印刷するために何かを保存するなど、さまざまな用途に使用されています。

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PDFファイルを読む

Windowsには、PDFファイルを表示・編集するための組み込みプログラムがまだありません。システムでPDFを開くためのデフォルトプログラムはMicrosoft Edgeで、ほとんどのブラウザと同様にPDFビューアが組み込まれています。読むだけなら非常に使いやすく、期待される基本的な機能も備えています。例えば、目次を表示したり、セクションをクリックして直接移動したり、マーカーペンやテキスト注釈などのツールを使ってファイルにマークアップしたりできます。保存や印刷も可能です。

それ以上の機能が必要な場合は、サードパーティ製のプログラムをインストールする必要があります。高度な編集機能が必要ない場合は、無料の代替ソフトが数多くあります。このフォーマットを最初に開発したAdobeは、Acrobat Reader DCを提供しています。いわばオリジナル版を使い続けるのが安全で、フォームへの入力などを行うユーザーに最適な、優れた比較的高速なプログラムです。ただし、多くのリソースを消費するため、最新の高速なコンピューターをお持ちでない場合は、少し扱いに​​くい場合があります。

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より軽量な無料プログラムとしてSumatra PDFがあります。EPUB形式をはじめとする様々なファイル形式の電子書籍にも対応しています。Sumatraは古いハードウェアでも高速に動作し、他のフリーウェアとは異なり、広告が表示されず、有料機能の押し付けもありません。

その他の人気のあるオプションとしては、Foxit、PDF Gear、PDF-Xchange、オープンソースソフトウェアのOkularなどがあります。

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印刷してPDFとして保存

Windows 10と11には、仮想プリンターを使ってほぼすべてのドキュメントをPDFとして保存する機能が組み込まれています。保存先のプログラムが印刷可能な場合は、PDFプリンターを選択してPDFファイルを作成できます。このプリンターはMicrosoft Print to PDFと呼ばれます。

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このPDF保存方法の問題点は、テキストを選択、検索、ラベル付けできるファイルが必ずしも作成されないことです。例えば、WebページをPDFとして保存する場合がそうです。Wordからの方がうまく機能しているように見えますが、Wordは既に「名前を付けて保存」からPDFとして保存できます。幸いなことに、Chrome、Edge、FirefoxにはPDFとして保存する機能が組み込まれており、印刷ダイアログからもアクセスできます。Microsoft Print to PDFではなく「PDFとして保存」を選択すると、テキストを選択、コピー、検索できる状態で保存されます。

他のプログラムでも試してみることができます。Microsoftの仮想プリンターでうまく動作しない場合は、Cute PDF Writerなどの別のプログラムをインストールして、より適切に動作するかどうかを確認してください。プリンターダイアログでMicrosoftではなくCute PDFを選択するだけで、同じように動作します。

他の形式をPDFに変換したり、その逆を行ったりする

印刷ダイアログからPDFを保存するだけでなく、一部のプログラムでは「名前を付けて保存」から直接PDFとして保存できます。この方法はプログラムによって異なるため、印刷結果と異なる場合もあれば、同じ場合もあります。どちらの方法を使用する場合でも、そのプログラムで再度開いて編集できるようにするには、そのプログラム独自の形式でドキュメントを保存する必要があります。

異なる形式のファイルからPDFを作成するもう一つの方法は、PDFコンバータを使うことです。あらゆる形式のファイルを入力として受け取り、PDFファイルを出力します。ファイル形式によっては印刷方法とほぼ同じように動作しますが、他の形式では結果が異なる場合があります。どちらが優れているかは状況によって異なるため、両方試してみるのが最善です。

PDFファイルを入力として受け取り、コンテンツを別の形式に変換するコンバーターもあります。最も一般的なのはMicrosoft Office（Word、Excel、Powerpoint）と画像（JPEG、PNG）ですが、書籍用のPDFからEPUBへの変換など、他にも様々なコンバーターがあります。

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単一のファイルをPDFに変換したり、PDFからファイルを変換したりする最も簡単な方法は、オンラインツールを使うことです。似たようなサイトはたくさんありますが、機能は若干異なります。AdobeもAcrobat Onlineという名前で、Word、Excel、Powerpoint、JPEG間の変換ツールなど、数多くのツールを提供しています。他にはilovepdf.comやfreepdfconvert.comなどのサイトがあります。

PDFを圧縮する

印刷機能や組み込み機能を使って文書をPDFとして保存すると、ファイルサイズが非常に大きくなることがよくあります。ファイルを印刷するとしても高解像度のカラー画像が必要ない場合は、様々なツールを使ってファイルを大幅に圧縮できます。PCWorldのテスト記事をChromeの組み込み印刷機能で保存したところ、ファイルサイズは1.2MBから0.17MBに減少しました。非常に大きなファイルになると数十MBになることもあり、PDFファイルを多数保存している場合は、その差は顕著になります。

ここでは、利用可能な多くのオンラインPDFツールのいずれかを使用するのが適切かもしれません。AdobeはオンラインでPDFツールを提供していますが、圧縮機能はAcrobatの有料版にのみ含まれています。ilovepdf.comでも入手できます。

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パスワード保護されたファイル

PDF形式は、暗号化とパスワードによるファイル保護をサポートしています。AES暗号化を使用し、長いパスワードであれば安全です。ほとんどのPDFプログラムは暗号化されたファイルを開いたり保存したりできるため、ファイルがパスワードで保護されていることが大きな問題になることはほとんどありません。

パスワードで保護されたファイルがあり、開くたびにパスワードを入力したくない場合は、ファイルを開いてPDFに印刷し、パスワードなしの新しいコピーを作成するか、PDFをサポートするサードパーティ製プログラムを使用する方法があります。Adobe Acrobat Proはもちろん、PDF Gearなども利用できます。

PowerToysによる高速でスマートなプレビュー

Microsoft PowerToysは、Windowsに搭載するには少々実験的であったり、上級ユーザーにとってはニッチすぎるような、興味深く時には非常に実用的な機能を多数まとめたプログラムです。中でも最も便利な機能の一つはKikaと呼ばれ、基本的にはMac OSのAppleのOverview機能のコピーです。

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エクスプローラーでファイルを選択し、キーボードショートカットのCtrl+Spaceで内容をプレビューできます。キーボードを使って選択範囲を他のファイルに移動すると、それらのファイルが表示されます。別のキーボードショートカットが必要な場合は、PowerToyの設定で変更できます。

KikaのPDFプレビューは、章やセクションへのリンクが付いた目次をサポートしています。ここからテキストをハイライトしたりコピーしたり、直接印刷したりできるので、多くの場合、ファイルを他のプログラムで開かなくても済みます。

より多くのファイルタイプで動作するサードパーティ製ツールは Quicklook で、Github から無料で入手できます。https://github.com/QL-Win/QuickLook

スキャンしたテキストを含むPDFを管理する

PDF形式の一般的な用途は、複数ページの文書、書籍、その他手書きまたは印刷された資料をスキャンすることです。スキャンされたファイルは画像であり、デジタルテキストではありません。そのため、テキストをハイライトしたり、コピーしたり、検索したりすることはできません。

このようなファイル内のテキストを何らかの処理に利用したい場合、OCR機能を備えたソフトウェアを使うのが解決策です。PDF GearやPDF-Xchangeなど、いくつかの無料プログラムにはOCR機能が組み込まれています。おそらく最も優れたのはオープンソースプログラムのOCRmyPDFですが、これはコマンドラインプログラムであり、インストール手順がやや複雑です。スキャンした文書や書籍を頻繁に扱う人にとっては、数百、数千のファイルを処理するための自動化ワークフローに簡単に組み込めるため、試してみる価値があるかもしれません。それ以外の人にとっては、ilovepdf.comのようなオンラインサービスを利用する方が簡単です。

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PDFは、長文のマニュアルや講義資料などの大容量文書によく使用されるため、検索が必要になることがよくあります。しかし残念ながら、これはWord文書などの場合のように必ずしも簡単ではありません。その理由は、PDF形式の仕組みにあります。テキスト文書形式とは異なり、PDFではテキストは書式設定されていないテキストの塊としてではなく、ページ上の位置やフォントなどの情報とともに、文字のストリームとして保存されます。

Word などのプログラムから直接保存した PDF では、この問題はほとんど発生しませんが、スキャンして OCR で読み取ったファイルでは問題が発生する可能性があります。特に、テキストが列、表、リスト、またはテキストボックス内にある場合に顕著です。テキストを 2 行選択してどうなるか確認してみてください。多くの場合、選択範囲は間違った場所に続きます。また、検索機能にも問題が発生する可能性があります。例えば、単語がハイフンで区切られ、文字が連続していない状態です。「text document」という単語がハイフンで区切られて「text-」と「document」になった場合、単語全体の検索結果には表示されません。

探している単語がヒットしない場合は、単語の一部だけを入力してみてください。できれば、改行の前後に通常含まれ、できるだけ重複しない部分を入力するのが理想的です。上記の例では、「text」と「docu」の両方を入力するか、「docu」だけを入力するのも良いでしょう。「docu」は「docu」と「reality show」、そしてこれらを組み合わせた単語以外には含まれない文字の組み合わせです。

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PDFフォームに記入する

PDFが他の多くのファイル形式と異なる点の一つは、インタラクティブな機能を持たせることができることです。多くの組織では、フォームをPDF形式で送信し、入力を求めています。これには、氏名や住所などのテキスト入力フィールド、チェックボックス、さらには複数選択メニューなどが含まれる場合があります。

Adobe Acrobat（Reader DCを含む）以外のPDFプログラムでこれらのフォームがどの程度動作するかはプログラムによって異なります。ほとんどのプログラムで問題なく動作するものもあれば、全く動作しないものもあります。そのため、PDFファイルを開くためのデフォルトのプログラムとしてAcrobat Reader DCを設定していない場合でも、コンピューターにインストールしておくことをお勧めします。

プリセットフィールドがうまく機能しない場合は、マークアップツールを使用して自分でテキストを追加するという方法があります。これは、テキストフィールドがないフォームでも機能します。

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PDF文書に署名する

PDFフォームの特別なクラスは、デジタル署名が必要な文書です。ここでは、2種類の署名を区別することが重要です。1つは、手書き署名にできるだけ似ている画像またはベクターグラフィック要素（電子署名とも呼ばれます）で、もう1つは完全にデジタル化された署名です。

前者は、個人間、組織と個人間の様々な文書に使用されます。例えば、賃貸契約書のように、合意が成立したことを証明する文書化されたやり取りが多数ある場合などです。Acrobat Reader DCにはこの機能が組み込まれており、署名のスキャン画像、コンピューター上で直接描画した署名、または名前のみで署名できます。開いているPDFファイルを右クリックし、「自分で署名」を選択してください。

後者はセキュリティレベルが高く、署名者は本人確認を行う必要があります。EUは有効なデジタル署名に関する共通ルールを策定しており、スウェーデンでは銀行IDによる本人確認が最も一般的な方法です。これは、例えば不動産売買契約書やその他の重要事項の署名に使用されます。

この記事はスウェーデン語から英語に翻訳され、元々はpcforalla.seに掲載されていました。