無料のビデオ会議ツール：仕事の効率化に役立つ5つのクリエイティブな方法

無料のビデオ会議ツールは、会議だけでなく、あらゆる生産性向上キットに必須です。ウェブカメラとコラボレーション機能をうまく組み合わせることで、思いもよらなかった方法で、日々の業務ややり取りを効率化できます。 

 ここでは、無料のシステムを活用できる 5 つの方法を紹介します。

より短く、より小規模な会議を主催する

多くの企業では、数十人が参加する大規模な会議が当たり前になっていますが、管理職も参加者も、会議が混乱を招き、非効率的だと不満を漏らしています。BusinessWeek誌でコンサルタントのボブ・フリッシュ氏とジョン・ペック氏は、意思決定が行われる会議の理想的な参加者数は3～6人だと書いています。これは、多くの無料ビデオ会議ツールの制限とほぼ一致する数字です。こうしたツールを使えば、招待リストを少数に抑えることができます。

オンライン会議は音声とビデオだけに限定される必要はありません。オンラインホワイトボードや画面共有ツールなどのコラボレーションシステムを活用してリアルタイムのプレゼンテーションを行うことで、会議に役立つ視覚的な補助ツールを活用できます。

ついでに、会議の長さを最小限に抑えるようにしてください。（パソコンやモバイルデバイスのタイマーを使って、開始時間と終了時間を厳密に設定してください。）ある調査によると、参加者の集中力は30分を過ぎると急激に低下し始めることが示されています。

バーチャルオフィスを活用しよう

一世代前は、企業は親しい友人同士が、まともなオフィススペースが確保できるまで、空き部屋やガレージで一緒に働くことで設立されていました。しかし、今日ではその流れは変わりました。企業は世界中に散らばるグループによって設立され、場合によっては創業者同士が直接会ったことがないこともあります。

ウェブベースのビデオ会議システムを使えば、従業員がどこにいても簡単に管理・連携できます。充実したビデオ会議プランがあれば、従業員の雇用や契約社員との連携も、居住地を問わず自由に行えます。 

画像: クリストファー・ヌル

デスクを離れずに新入社員をトレーニング

そのため、新入社員にはCRMシステムの使い方、給与明細のダウンロード方法、PC LOAD LETTERの意味などを教える必要があります。多くのオフィスワーカーは、頻繁にメールに返信したり、会社の業務内容を説明するために誰かのデスクまで歩いたりする煩わしさを経験したことがあるでしょう。

ビデオ会議は、受講者と顔を合わせて話せるため、レッスンの内容が理解できているかを簡単に確認できる、はるかに便利で効率的なソリューションです。画面共有機能を使用すれば、デスクトップをリモートで制御し、受講者に使い方を教えることもできます。

一部のビデオ会議ツールでは会議を録画できますが、無料版では通常これらの機能は利用できません。代替案としては、Applian Replay Telecorder for Skype（30ドル）のようなツールがあり、ワンクリックで通話を録画できます。これは、よくある質問への回答など、通常は何度も個別トレーニングが必要となるような場合に便利です。よくあるトレーニングシナリオをYouTubeなどの動画共有サイトにアップロードし、興味のある参加者にそのサイトを紹介するだけで十分です。 

対面面接の手間を省く

ビデオ会議は、候補者選考における面接のプロセスを効率化します。電話スクリーニングと対面面接を別々に行うのではなく、ビデオ会議で両方を実施しましょう。これにより、ややぎこちないコミュニケーション手段である電話を通して、候補者の態度を確認することができます。

ビデオ面接では、チャットしながら画面に入力することで、候補者に関するメモを取るのも簡単です。ただし、静かなキーボードを使用するようにしてください。

即席のセキュリティと監視

ビデオ会議ソフトウェアの賢い使い方の一つは、電話の相手が全く必要ないことです。オフィスのパソコンにウェブカメラを設置し、自宅や携帯電話からそのウェブカメラでビデオチャットを開始するだけで、あとは接続が確立されます。

ウェブカメラはリアルタイム監視ツールとして機能し、営業時間外のオフィスの様子を確認したり、レジを監視したり、あるいは外出中にオフィスでビッグブラザーのように監視したりすることができます。なお、米国のほとんどの法域では、プライバシー法および一般的な良識に基づき、半公共スペースや従業員が使用するエリアでビデオ監視を行う事業所には、標識[PDF]の掲示が義務付けられています。

もちろん、問題は、最初に電話をかける際に、相手側に「電話に出る」相手が必要だということです。これを回避する簡単な方法の一つは、リモートデスクトップまたはリモートコントロールソフトウェアを使うことです。ビデオ会議を開始する前に、Chromeリモートデスクトップなどのソフトウェアを起動しておきます。電話がかかってきたら、リモートデスクトップ接続を介してリモートコンピュータで着信に応答します。その後、リモートデスクトップセッションを終了し、ビデオフィードをそのまま流すことができます。

Citrix GoToMeetingが共有で金賞を獲得

この機能は、Citrixが今年初めにGoToMeetingの無料版「GoToMeeting Free」をリリースしたことに着想を得ました。Citrixは最近、いくつかの新機能を追加しました。

画像: クリストファー・ヌル

まず、画面共有です。ユーザーは、自分のコンピューター画面を共有しながらビデオを介してリアルタイムで共同作業できるようになりました。これは、プレゼンテーションやトラブルシューティングセッションの両方に最適です。このサービスはアップグレードされ、25言語に対応しました（ブラウザの言語が自動的に読み込まれます）。また、Androidスマートフォンでも利用できるようになりました。さらに、GoToMeeting Freeは以前はGoogle Chromeブラウザでのみ利用可能でしたが、Firefoxでも利用可能になりました。追加のソフトウェアをダウンロードする必要はありません。

もちろん、GoToMeeting Freeにも制限はあります。最大の問題は、同時に会話に参加できるのは3人までだということです（これは、ビジネスに特化した無料ビデオチャットサービスによくある制限です）。

GoToMeeting Freeは、この市場に存在する数多くのソリューションの一つに過ぎません。どれを利用するにしても、単なる宣伝文句にとらわれず、オフィスで他に何ができるかを考えてみる価値はあるでしょう。