膨大なタスクに追われ、集中力を要する仕事にもっと時間をかけたいと思わない人はいないでしょう。しかし、1日に何時間も必要というわけではありません。ほんの数分で十分です。これらの時間節約術でワークフローを最適化すれば、より少ない時間でより多くの仕事をこなせるようになります。
音声認識を使用する
大量のデータを入力する必要があり、タイピングがそれほど速くない場合は、音声認識機能を使うと良いでしょう。音声認識はWindows Vista以降、Windowsオペレーティングシステムに組み込まれており、コントロールパネルの「コンピューターの簡単操作」アプレットから有効にすることができます。
Dragon NaturallySpeakingのようなサードパーティ製アプリを使うこともできます。このアプリは、文章全体の文脈を活用して精度を高めるための追加アルゴリズムを搭載しています。アプリケーションの起動、切り替え、さらにはインターネット検索の開始といった高度な機能により、指を動かすことなくデスクトップを操作できます。
生活を同期させる
PCとデバイスを同期するように設定すれば、スムーズに切り替えて作業を進めることができます。Dropbox、SugarSync、SkyDriveなどのクラウドストレージサービスを利用すれば、インターネットに接続できるあらゆるデバイスからファイルにアクセスでき、ChromeやFirefoxなどのWebブラウザを使えば、ブックマークやブラウザ設定をノートパソコン、デスクトップパソコン、モバイルデバイス間で同期できます。
名刺アプリを使う
前回の会議で集めた名刺は、アドレス帳に自動で登録されるわけではありません。幸いなことに、一枚一枚を手入力する必要はありません。名刺スキャナーを使えば、連絡先リストにデータを取り込むことができます。専用の名刺スキャナーを購入するほどの人脈がない場合は、CamCardやWorldCard HDなど、モバイルデバイスの内蔵カメラを使って同様の機能を備えたスマートフォンやタブレット向けアプリを試してみてください。
ソリッドステートドライブにアップグレードする
従来型のハードディスクドライブ（HDD）搭載のパソコンをまだお使いの方は、ぜひ高速なソリッドステートドライブ（SSD）へのアップグレードをご検討ください。アプリの起動やファイルの移動がスムーズに行えるため、生産性と血圧の両方が向上します。さらに、HDDであれば回転するプラッターにダメージを与えるような物理的な衝撃や揺れも、SSDには影響が少ないのも魅力です。もちろん、SSD内部のフラッシュメモリチップはHDDとは異なる動作をするため、適切なメンテナンスが必要です。
ノートパソコンをスリープ状態にする
予定の合間にノートパソコンの電源を手動でオンオフする代わりに、「スリープ」モードに設定しましょう。これにより、システムRAMへの電力供給が維持され、PCの状態が維持されるため、数秒で完全に起動できるようになります。一般的に、最近のノートパソコンはスリープモードでの電力消費が非常に少ないため、通勤時に考慮する必要はありません。
これを設定するには、コントロールパネルを開き、「電源オプション」をクリックします。そこから「詳細な電源設定の変更」を選択すると、以下に示す「電源オプション」ダイアログが表示されます。
指紋スキャナーを無視しないでください
多くのビジネスクラスのノートパソコンには指紋リーダーが内蔵されていますが、残念ながらほとんどの場合使われていません。お使いのノートパソコンに指紋リーダーが搭載されている場合は、プリインストールされた指紋管理ソフトウェアを使って指紋を認識するように設定するのに10分もかかりません。指紋で認証できれば、ノートパソコンにログインするたびにパスワードを入力する必要がなくなり、貴重な時間を節約できます。
2台目のモニターを入手する
デュアルモニターを使ったことがない方は、何を見逃しているのか分からないかもしれません。デスクトップのスペースが広くなることで、タスクバーから必要なアプリを探す手間をかけずに、ウィンドウをすぐに使えるように配置できます。あるいは、27インチ以上の超大型ディスプレイを搭載したシングルディスプレイ構成を選ぶのも良いでしょう。スペースが広くなることで、より多くのウィンドウを並べても、重なりすぎずに作業できます。
ショートカットキーをマスターする
よく使うショートカットキーを使いこなせば、作業が格段に速くなります。最も基本的なショートカットは、Ctrl+C、Ctrl+V、Ctrl+Xで、それぞれコピー、貼り付け、切り取りに使用します。Ctrl+ZとCtrl+Yは、直前の操作を元に戻す/やり直すことができ、特にワードプロセッサなどの生産性向上アプリで役立ちます。
ウィンドウ操作では、Windowsキー+Eキーの組み合わせでWindowsファイルエクスプローラーを起動し、ALT+F4キーで現在のウィンドウを閉じます。また、Webブラウザを使用している場合は、Ctrlキーを押しながらホイールマウスをスクロールすると、ドキュメントウィンドウまたはブラウザウィンドウの拡大/縮小ができます。
