メールは、いつでもどこでも誰にでも素早く考えを伝えることができるため、コミュニケーションツールとして今もなお人気です。しかし、受信トレイをきちんと管理しないと、メールの量が膨大になりがちです。この記事では、受信メールを仕分けして自動的に管理できるGmailのフィルタ機能について解説します。設定方法もご紹介します。
フィルター条件を設定する
フィルタを作成する際にまず最初に行うことは、Gmailにどのような種類のメッセージを検索させたいのかを伝えることです。これは、フィルタの検索条件を設定することで実現できます。
- Gmail の検索ボックスで展開矢印をクリックすると、より詳細な検索オプションが表示されます。
検索条件を決定してメールのフィルタリングを開始します。 - このフィルターで管理したいメールの種類を決定し、それに応じて条件を入力します。例えば、PCWorldに関連するメールを検索して管理するには、 「次の語句を含む」テキストボックスに「 pcworld 」と入力します。送信者、受信者、件名、キーワード、日付範囲、メールに添付ファイルがあるかどうかに基づいてフィルターを作成できます。また、アスタリスクのワイルドカード文字を使用して、任意の文字列に一致させることもできます。例えば、検索語に「*@pcworld.com」と入力すると、pcworld.comのメールアドレスすべてに一致します。
- 検索オプションの下部にある「この検索でフィルターを作成」リンクをクリックします。
メッセージの処理方法を決定する
フィルタの検索条件を設定したら、Gmailにメッセージをどのように処理するかを指定する必要があります。検索条件を適用すると、Gmailは検索条件に一致する受信済みのメッセージとフィルタオプションを表示します。検索条件に一致する既存のメールがGmailに見つかった場合、フィルタが正しく設定されていることがわかります。フィルタで必要な種類のメッセージが見つからない場合は、検索オプションに戻ってフィルタ条件を調整してください。
フィルタリングオプションウィンドウでは、検索条件に一致する今後の受信メッセージの処理方法を指定できます。例えば、PCWorldからの新着メッセージを重要としてフラグ付けし、後で読むためにスターを付けるには、「常に重要としてマーク」と「スターを付ける」のチェックボックスをオンにします。メッセージに適用できるアクションは、自動的にアーカイブする（受信トレイをスキップする）、既読にする、スターを付ける、ラベルを付ける、転送する、削除する、スパムとしてマークしない、常に重要としてマークする、重要としてマークしない、です。例のように、複数のアクションを組み合わせることもできます。
必要に応じて、 「一致するx件の会話にもフィルターを適用する」ボックスをクリックすることで、フィルターオプションを既存の一致するメッセージに遡って適用できます。xは検索条件に一致するメッセージの数です。アクションを指定したら、「フィルターを作成」をクリックしてフィルターを有効にします。確認メッセージが表示され、受信トレイに戻ります。
フィルタがアクティブになったため、フィルタを削除するまで、Gmail は条件に一致する新しいメッセージを自動的に処理します。
フィルターの管理
Gmail の設定で既存のフィルターを編集または削除できます。
- ページの右上隅にある歯車アイコンをクリックし、[メール設定] をクリックします。
- 設定ページで、「フィルター」リンクをクリックすると、現在のフィルターのリストが表示されます。
- 管理したいフィルターでは、編集をクリックして検索条件またはアクションを再調整したり、削除をクリックしてフィルターを削除し、そのアクションがメッセージに適用されないようにすることができます。
