完璧に生産性の高い世界であれば、受信トレイにはすべてのメールがきちんと整理され、それぞれに適切な場所が確保されているはずです。しかし、Googleの強力な検索機能を使えば、数ヶ月前のメールを探す手間を省くことができるため、メッセージが溜まりやすい状況に陥りがちです。それでも、高度な検索機能の助けが必要なケースは必ずあります。
これらの用語を使うと、単純な検索よりも迅速かつ正確に、探しているものを絞り込むことができます。使用できる演算子は数十種類ありますが、その中でも特に便利な5つを厳選しました。
1. 「in:anywhere」を使ってどこでも検索する
Gmailの一般的な検索は、受信トレイの隅々までクロールするのは当然のことですよね？残念ながら、そうではありません。検索は、特に指定しない限り、スパムとゴミ箱は無視します。Gmailのスパムフィルターでさえ完璧ではないため、この点は重要です。受信トレイを空にしようと必死になって、重要なメッセージをうっかりゴミ箱に捨ててしまった経験がない人はいないでしょう。
必要なメッセージがどこに隠れているかわからない場合は、「in:anywhere」演算子に続けてキーワードを入力し、できるだけ広範囲に検索してください。これにより、メールがゴミ箱またはスパムフォルダに30日以上保存されていない場合、見つからないメールが見つかるはずです。30日を超えると、Googleによって自動的に削除されます。
2. 「ファイル名」で添付ファイルを検索する
会議がもうすぐ始まるのに、先週同僚からメールで送られてきたExcelスプレッドシートがまだ見つかっていません。受信トレイの何百ものメールをスクロールして探す時間はありません。5分前に必要だったのに。そんな時、filename:演算子が役に立ちます。
ファイル名または種類で添付ファイルを検索するには、filename: 演算子を使用します。
ファイル名の一部と組み合わせて検索できます。例えば、ファイル名が fiscalQ3.xlsx の場合、「filename:fiscal」と入力 すると、ファイル名に「fiscal」を含む添付ファイルを検索できます。また、ファイル名がわからない場合は、この演算子を使ってファイルの種類で検索することもできます。この例では、「filename:xlsx」と入力 すると、Excel 添付ファイルが検索されます。
3. 「before」と「after」を使って期間を検索する
正確な日付は覚えていなくても、メッセージがいつ受信されたかは大まかにわかっていることがよくあります。そんな時にこの演算子のペアを使います。
これらの演算子を個別に使用するには、それぞれbefore:またはafter:と入力し、その後にyyyy/mm/dd形式の日付を入力します。また、これらの演算子を組み合わせて、期間を指定して検索することもできます（例：after:2016/02/15 before:2015/03/01 ）。
4. 重要なメールを星で検索する
Gmailの色付きスターシステムの全機能をまだ使いこなせていないなら、今すぐ使いこなしましょう。このシステムを使えば、重要なメッセージを別のフォルダにドラッグしたり複雑なフィルターを設定したりすることなく、簡単に優先順位を付けられるだけでなく、後から簡単に検索できます。
特定の色の星でマークされたメッセージを検索するには、has: 演算子を使用できます。
Gmailのhas:演算子を使うと、特定のスターでタグ付けされたメッセージを検索できます。例えば、has:red-starと入力すると検索がさらに強力になります。from :演算子と組み合わせて特定の送信者からのスター付きメッセージを検索すると、例えば「has:red-star from:Frank」と入力すると、Frankから受信した赤いスターでマークしたメールが見つかります。
5. チャットを忘れずにチェックしましょう
Google Chat はリアルタイム性が高いため、仕事上のコミュニケーションの多くはここで行われます。幸い、チャットログは Gmail アカウントに保存されており、高度な検索機能を使って会話の断片に埋もれた重要な情報を見つけることができます。is :chat演算子にキーワードまたはチャット相手の名前（例えば、is:chat Susan）を組み合わせるだけで、必要な情報を見つけることができます。
