Google ドライブの 5 つの便利なヒント: キーボード ショートカット、保存オプション、テンプレートなど

前回Googleドライブを詳しく調べたところ、素晴らしい隠れたトリックが見つかったので、さらに詳しく調べてみました。今回は、ワークフローを効率化するのに役立つ5つのトリックをご紹介します。

すべてのキーボードショートカットを表示

キーボードショートカットは、生産性のプロとマウスクリックだけの素人を分けるものです。しかし、あらゆるプログラムのキーの組み合わせをすべて覚えるのは不可能です。幸いなことに、Googleドライブには簡単にアクセスできるチートシートが用意されています。このシートは、Googleアプリ内からでも、ドライブのドキュメントリストを表示しているときでも開くことができます。WindowsではCtrl+/、Macでは⌘+/を押してください。すると、ドライブのどの部分を開いているかに関係なく、すべてのホットキーがオーバーレイ表示されます。

テンプレートから始める

Googleは分かりやすく説明していませんが、テンプレートを使えばどんなドキュメントでもすぐに作成できます。ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォーム、図形描画から、  「ファイル」>「新規」>「テンプレートから」を選択します。すると、それぞれのアプリのテンプレートギャラリーが開き、それぞれに目がくらむほど豊富なオプションが用意されています。もう、ドキュメントを一から作成する必要はなくなるかもしれません。

目次を作成する

長い文書を作成した場合、読者が読みやすいように、テキストをセクションに分割するために、様々なヘッダーを使用している可能性が高いでしょう。目次を追加することで、さらに簡単に移動できるようになります。カーソルを文書の先頭に移動し、「挿入」>「目次」を選択するだけです。Google Docs は文書のヘッダーから目次を生成し、各ヘッダーをクリック可能なリンクに変換します。読者は任意のセクションに簡単に移動できます。

ウェブ上のあらゆるものをドライブに保存

この機能を使うにはアドオンが必要ですが、Chromeブラウザを愛用しているなら、試してみる価値はあります。Chromeウェブストアから「Googleドライブに保存」拡張機能をダウンロードすれば、オンラインで保存したいコンテンツを見つけたら、右クリックして「Googleドライブに保存」を選択するだけです。画像、動画、リンク、ウェブページ全体、あるいは選択した部分だけを保存できます。

Google ドライブをデフォルトのドキュメント フォルダにする

既にほとんどのファイルをGoogleドライブに保存している場合は、デフォルトのドキュメントフォルダに設定することで、よりスムーズな保存が可能になります。Windowsでは、ドキュメントフォルダを右クリックし、「プロパティ」を選択します。「フォルダを含める」をクリックし、リストからGoogleドライブを選択します。「保存場所を設定」をクリックして変更を適用します。新しく作成するドキュメントはすべて自動的にGoogleドライブに保存されます。