GmailアプリはAndroid版がリリースされた当初からありますが、長年にわたり大幅に機能強化されてきました。現在ではアプリの機能が非常に多く、すべてを把握するのは大変です。効率性を高めるためにGmailの機能をすべて理解する必要はありません。そこで、おそらく使っていないGmailの便利な機能を6つご紹介します。
ライアン・ウィットワム/IDGGoogleのInboxアプリが数年前にリリースされた際、メール管理にはバンドル、リマインダー、スマートリプライといった様々な「スマート」機能が搭載され、今までにないアプローチを提供していました。現在、スマートリプライはGmailから直接利用できるようになっていますが、Inboxを使ったことがない方には、この機能の便利さを実感できないかもしれません。
スマートリプライは、受信したメールの下部に、メッセージの文脈に基づいて表示されます。すべてのメールにスマートリプライが表示されるわけではなく、長いメッセージの場合は下にスクロールして見つける必要があります。スマートリプライは、青い枠の中に3つのフレーズとして表示されます。これらのフレーズは、「どういたしまして」や「もちろん、お話しさせていただきます」といった簡単な返信です。
青い返信をタップしてもすぐにメッセージが送信されるわけではないので、ぜひ活用してください。スマートリプライは新規メールの返信に挿入されるので、必要に応じて追加したり編集したりできます。設定は一切ありません。スマートリプライはすべてのユーザーに対して有効です。
デフォルトのスワイプアクションを削除に変更する
これは2つのヒントを1つにまとめたものです。Gmailにはスワイプアクションがあり、そのスワイプの動作を変更できます。受信トレイ表示では、メッセージを左右にスワイプするだけで操作できます。設定を変更していない場合は、メールをスワイプするとアーカイブされます。
ライアン・ウィットワム/IDG 緑色のボックスが見えますか？これは、スワイプしたメッセージがまだアーカイブされていることを意味します。ただし、スワイプしたメッセージを削除するようにデフォルト設定を簡単に設定できます。
より永続的な解決策が必要な場合は、Gmailの設定を開き、「一般設定」 > 「Gmailのデフォルトのアクション」を選択してください。このポップアップで、アーカイブと削除を選択できます。削除を選択した場合、スワイプしたすべての会話が即座に削除されます。設定には、スワイプアクションをオフにするスイッチもあります。
Gmailのテキストフォーマット
デスクトップ版のGmailには様々な書式設定ツールが搭載されていますが、メールを美しくするためにわざわざパソコンで操作する必要はありません。Gmailアプリにも書式設定オプションが搭載されています。ただ、少し隠れた部分にあるだけです。テキストブロックに書式を設定するには、長押しして選択すると、ポップアップメニューに「書式設定」というオプションが表示されます。
ライアン・ウィットワム/IDG シンプルな書式設定オプションを使用して、メールをより美しく、理解しやすいものにすることができます。
書式設定オプションを選択すると、キーボードの上にツールバーが開き、太字、斜体、下線、色など、標準的な書式設定ツールがすべて表示されます。このバーは、右端の「x」をタップして閉じない限り、メールの作成中はアクティブなままです。つまり、書式設定オプションは最初に選択したテストにのみ適用されるわけではありません。選択を解除し、別のテキストを選択して、そのテキストに書式設定オプションを適用することもできます。
デフォルトの返信アクション
全員返信を使うべきなのに、メールに返信してしまうというミスを、誰にでも一度はしたことがあるでしょう。実際、メールのやり取りに複数の相手が含まれている場合は、返信するのが正しい行動です。Gmailの設定を一つ変更するだけで、もう全員返信を忘れることはなくなります。
ライアン・ウィットワム/IDG 全員に返信することを忘れることがなくなります。
Gmailの設定を開き、「一般設定」の下にある「デフォルトの返信アクション」を見つけてください。「返信」と「全員に返信」のオプションがあり、「返信」がデフォルトです。「全員に返信」を選択すると、会話に複数の人が参加しているとき、メール上部のボタンが自動的に全員に返信になります。メール作成中にアドレス欄をタップすれば、いつでも相手を削除できます。
Gmailで直接お金を添付する
誰かに少額のお金を預けている場合、返済はメールを送るだけで簡単です。まず、Google Walletのアカウントを作成しておく必要があります。Google Walletへの入金はデビットカードや銀行口座から可能ですが、このGmail機能を利用するのにWalletアプリは必要ありません。
ライアン・ウィットワム/IDG Gmail で請求書を支払います。
送金するには、新規メールの作成を開始し、Gmail上部の「添付」クリップボタンをタップします。「送金」を選択し、金額を入力します。Gmailには、送金にメモを追加するオプションもあります。送金した金額はメールに添付され、タップして編集できます。また、必要に応じて添付ファイルを削除することもできます。
受取人は事前にウォレットアカウントを持っている必要はありません。Googleアカウントでログインし、デフォルトのアカウントを指定するだけで、お金が引き出されます。今後の支払いは自動的に入金されます。
カスタム通知
Gmailのラベルシステムは、メールを細かく整理するだけでなく、過剰な通知を減らすのにも役立ちます。Gmailではラベルをいくつか設定することをお勧めしますが、デフォルトのラベルだけを使用している場合でも、アプリ内で通知を微調整できます。
ライアン・ウィットワム/IDG ラベルを使用すると、受信する通知の量を減らすことができます。
不要な情報を排除するには、Gmailの設定を開き、[アカウント名] > 「ラベルの管理」に移動してください。このリストの上位数項目のみが同期されます。これには、メールの大部分が含まれる「プライマリ」ラベルも含まれます。また、このラベルは通知をトリガーするように設定されています。ただし、「プライマリ」ラベルの通知を無効にして、必要なラベルのみをオンにすることもできます。例えば、「重要」をタップし、同期をオンにして、通知設定を選択します。設定したカスタムラベルにも同じ変更を加えることができます。
他のラベルはオフにしない限り同期されますので、ご注意ください。そのため、アプリを開いたときにメッセージは表示されます。特に重要なラベルがある場合は、ラベルごとに1回だけでなく、新しいメッセージごとに通知するように設定することもできます。
Gmail アプリは今後ますます強力になっていきますが、これらのヒントを参考にすれば、Gmail アプリを使いこなせるようになるはずです。
