Googleドキュメントを30日間使ってみた：16日目
「30 Days With…Google Docs」プロジェクトも16日目に入りました。ここ数日はディスカッション機能について説明し、実際に使ってみたメリットとデメリットを述べてきましたが、今回はGoogle Docsのフォーム機能とその活用方法について見ていきましょう。
Microsoft Wordには、本当に便利なテンプレートが数多く組み込まれており、オンラインでも大量に入手できます。確かに、フォーム、アンケート、サインアップシートを作成するためのテンプレートは存在します。しかし、少なくとも私の知る限り、Microsoft WordにはGoogleドキュメントのようにフォーム作成をガイドするウィザードのような機能はなく、回答を自動的に追跡・集計することもできません。もし私が間違っているなら、Microsoft Wordの達人の方々は遠慮なく私に指摘してください。
Google ドキュメントのフォームは、リアルタイムのオンラインコラボレーションのもう一つの分野で、Google ドキュメントが基準を確立しているようです。Google ドキュメントでは、フォーム機能を使用して、数ステップでフォームやアンケートを作成できます。この機能は、サインアップシート、アンケート、製品フィードバックなどの作成に利用できます。
始めるには、Googleドキュメントのホームページから「新規作成」→「フォーム」をクリックするか、Googleドキュメントのスプレッドシートを開いている場合は「ツール」→「フォーム」→「フォームを作成」をクリックします。どちらの方法でもフォームテンプレートが開きます。
フォームまたはアンケートに名前を付けてスターを付けましょう。名前の下のテキストフィールドに説明や説明を追加することで、他のユーザーがフォームの目的を理解できるようになります。また、サンプルの質問を入力するためのボックスが2つ用意されています。
左上には、項目を追加するためのドロップダウンメニューがあります。テキスト、段落テキスト、複数選択、チェックボックス、リスト、スケール、グリッドから選択できます。これらの選択肢の下には、セクションヘッダーや改ページを追加することもできます。
アイテム追加ドロップダウンの横には、デザインテーマを設定するボタンがあります。テーマボタンをクリックすると、ブラウザウィンドウが開き、約100種類のテーマから選択して、フォームに個性を加えることができます。
フォームの作成とフォーマットが完了したら、「このフォームをメールで送信」をクリックし、フォームまたはサインアップシートへの記入、あるいはアンケートへの参加を希望する受信者を選択します。「回答を表示」ボタンをクリックし、「概要」または「スプレッドシート」を選択して、状況を確認できます。「概要」には回答を要約したグラフやチャートが表示され、「スプレッドシート」には実際の回答が表示されます。
これはビジネスでも個人でも使える素晴らしいツールです。例えば、チーム向けのトレーニングを計画しているとしましょう。Googleドキュメントのフォームを使って登録シートを作成し、チームに送信できます。各メンバーが回答を入力すると、概要モードまたはスプレッドシートモードで結果を簡単に確認でき、それに応じてトレーニングセッションのスケジュールを立てることができます。iframeガジェットを使用すれば、概要ページをチームサイトに埋め込むことで、全員が結果をモニタリングできるようにすることも可能です。
このツールが役立つ場面は様々考えられます。ただし、Google ドキュメントの他の機能と同様に、フォームの受信者も Google アカウントを持っていることが前提となります。
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15日目: GoogleドキュメントのディスカッションはGoogleとの共同作業に最適
17日目: Googleドキュメントにデータのフォルダをアップロードする
