メールは、しばしば助けになるか邪魔になるかの微妙な境界線を行き来します。メールは間違いなく非常に役立つツールですが、時に頑固で扱いにくく、邪魔な存在となり、セキュリティ上の脅威となることもあります。
では、ここで主導権を握っているのは誰でしょうか？あなたでしょうか、それとも受信トレイでしょうか？適切なツール、サービス、そして知識があれば、手に負えないメールの魔の手を制御することができます。今こそ、メールユーザーからメールパワーユーザーへと進化する時です。そこで、役立つ6つのヒントをご紹介します。
まず、受信トレイにスヌーズボタンを追加する方法を学び、次にGmailをよりスマートで使いやすく使いこなせるように使いこなしましょう。使い捨てメールアドレスを使って受信トレイをスパムから守り、メインのメールアドレスがハッカーに不正アクセスされていないか確認しましょう。最後に、メール署名をマスターし、通常であればメールサーバーを圧迫してしまうような巨大なファイルを送信する方法を学びましょう。
メールを「スヌーズ」に設定して後で再開する
スケジュールに従ってメッセージを受信トレイの上部に再度表示する方法は次のとおりです。
受信トレイが混雑すると、重要なメッセージが新しいメッセージに押し流されてしまうという理由だけでも、生産性が著しく低下する可能性があります。必要なのは、メールに「後で通知」ボタンのようなもの、つまり選択したメッセージを「スクロールダウンの下に」表示される前に後日または時間指定で受信を延期できる機能です。
OutlookとGmailをお使いの方は、BaydinのBoomerangを試してみることをお勧めします。これを使えば、数回クリックするだけでメールの送信スケジュールを変更できます。プラグインが苦手な方は、Followup.ccやNudgeMailなどのサービスがあらゆるメールシステムに対応しています。メッセージを特定のアドレス（例えば[email protected]や[email protected]など）に転送するだけで完了です。メールは指定した日時に受信トレイに再び表示されます。それでもまだメッセージに対応する準備ができていない場合は、埋め込まれている「スヌーズ」オプションのいずれかをクリックして、再び眠りにつくことができます。いや、仕事に戻ることもできます。
Followup.ccとNudgeMailはどちらも無料です。Boomerang for Outlookは30ドルですが、30日間無料でお試しいただけます。Boomerang for Gmailは、ベーシックプラン（月10通）が無料で提供されており、月額5ドルでパーソナルプラン（無制限のメッセージ）にアップグレードできます。
優先受信トレイとスレッド分割機能でGmailを管理する
優先トレイは、Gmailがメール過多に対処するためのソリューションです。あなたのメール閲覧と返信の習慣を分析し、最も重要なメッセージを予測して受信トレイの一番上に「フロート」し、重要度の低いメールは後で確認できるようにまとめてくれます。（予測精度は、メールごとに「プラス」または「マイナス」ボタンをクリックして調整できます。）まるで、重要なメールとそうでないメールを選別してくれるパーソナルアシスタントがいるかのようです。
優先トレイを有効にするには、Gmailの設定画面を開き、「受信トレイ」タブをクリックして、「受信トレイの種類」のプルダウンメニューから「優先トレイ」を選択します。 「変更を保存」をクリックして、受信トレイに戻ります。
あるいは、設定画面でGmailの最も物議を醸している機能の一つ、スレッド表示をオフにすることを検討してみてください。これは、同じ件名のメッセージをグループ化する機能です。メッセージスレッドが長くなり、参加者が増えるほど、最新のメッセージを見つけたり、以前の返信を確認したりするのが難しくなります。つまり、これらの「会話」はすぐに混乱し、理解不能で、イライラさせられるような混乱状態に陥ってしまうのです。
スレッド表示（従来のメールシステムと同様に、メッセージが次々に表示される）をオフにするには、 「全般」タブをクリックし、「スレッド表示」をオフにします。完了したら「変更を保存」をクリックします。
使い捨てメールアドレスでプライバシーを保護
よくあることですが、新しいサービス、プロモーション、オンラインの無料特典など、メールアドレスが必要なものがあります。でも、大量の広告や最新情報、その他スパムメールが届くのは避けたいですよね。メールアドレスを入力せずに登録するにはどうすればいいのでしょうか？
必要なのは、受信トレイに悪影響を与えない使い捨てのアドレスです。例えば、登録フォームを見つめていて、普段使っているメールアカウントを使いたくないとしましょう。「ihatespam」のようなアドレスを作成し、@mailinator.com を付け加えるだけです。そして、無料のMailinatorサービスにアクセスし、作成したアドレスでサインインします。すると、Webアクセス可能な受信トレイが開き、プロモーションコードやダウンロードリンクなどを取得できます。Mailinatorからのメールはすべて1日以内に削除されます。
Mailinatorは使い捨てメールアドレスを提供する唯一のサービスではありません。10 Minute Mail、Humaility、YopMailといったサービスも、同様に便利な登録不要のメールアドレスを提供しています。Firefoxユーザーなら、Less Spam, Pleaseがこれらのサービスと連携し、メールフィールドを右クリックして「一時的なメールアドレスを挿入」を選択するだけで、使い捨てで再利用可能なメールアドレスを生成できます。これほど簡単なことはありません。
選択したメール署名をすぐに貼り付ける
メール署名は、電話番号、Facebook/Twitterのアドレス、ウェブサイトなど、連絡先情報を共有するのに最適な方法です。しかし、ほとんどのメールシステムやプログラムでは、署名は「オン」か「オフ」かのどちらかしか設定できず、追加できるテキストブロックも1つに限られています。一部のメールには署名を追加したいけれど、他のメールには追加したくない、という場合はどうすればよいでしょうか？また、ビジネス関係者と友人や家族で異なる連絡先情報を共有したい場合はどうすればよいでしょうか？
解決策は、短縮されたテキストを拡張されたテキスト ブロックに迅速かつ自動的に変換する「オートテキスト」またはマクロ プログラムです。
例えば、クライアントや顧客にのみ使用するカスタム署名を作成し、「bizsig」という名前を付けます。メールの作成が完了したら、最後に「bizsig」と入力するだけです。すると、オートテキストプログラムが瞬時にビジネス署名を挿入してくれます。
より汎用的な署名にも同じアプローチを適用できます。「sig1」などと名前を付けて、必要に応じて貼り付けるだけです。これがこのアプローチの優れた点です。必要なときに署名を適用し、不要なときは省略できます。
マクロを使った便利な機能は数多くありますが、中でもAutoHotKeyとPhraseExpressは特に人気があります。どちらも無料ですが、PhraseExpressの方が断然使いやすいです。（AutoHotKeyを使うには少しスクリプトが必要です。）
メールアカウントがハッキングされたかどうかを確認する
毎日のように、ハッカーによるメールデータベースへの不正アクセスのニュースを耳にするようになりました。「良い」ニュースは、こうした小悪党は盗んだデータベースをオンライン上に公開することが多いということです。悪いニュースは、自分のメールアドレスが不正アクセスされたかどうかを確実に知る方法がないということです。
今では、HackNotifierがあなたのメールアドレスを、公開されている「ハッキングされた」メールデータベースと照合します。メールアドレスを入力して「ハッキングされたか？」をクリックするだけです。結果が否定的であれば、ご安心ください。ただし、引き続き強力なパスワードを使用し、サイトごとに異なるパスワードを使用するよう、引き続き注意が必要です。
情報に問題がある場合には、HackNotifier がどのアカウントが侵害されたかを教え、漏洩に関する詳細情報を提供します。また、このサービスは年間5ドル（テキストメッセージによる即時通知を希望する場合は7ドル）で24時間365日体制のアカウント監視サービスを提供しています。ただし、アカウントがハッキングされた場合にメールセキュリティを保護する方法については、HackNotifier では何も提供されていません。
そのためには、 「より良いパスワードの作成方法」、「強力なパスワードを作成する方法」、「オンライン パスワードを保護する方法」など、PCWorldの多数のパスワード保護ガイドを確認してください。
超巨大な添付ファイルを送信する
一般的に、メールサーバーは大きなファイルを添付することを好みません。25MBまで対応できるサーバーもありますが、5MBを超えると対応できないサーバーもあります。昨今、膨大な量の動画、写真ライブラリ、PDFなどが溢れているため、それだけでは十分とは言えません。
必要なのは、メールサーバーを経由しないファイル共有サービスです。DropboxやSugarSync（それぞれ2GBと5GBの無料容量を提供）といったクラウドストレージの定番サービスをはじめ、無数の選択肢があります。ファイルを公開フォルダにアップロードし、「共有」リンクをコピーしてメールに貼り付けるだけです。受信者はリンクからファイルをダウンロードできるため、メールサーバーを経由する必要がなくなります。
新たなサービスに登録したくない、あるいは大容量ファイルをもっと手軽に共有したい場合は、Ge.ttを試してみてください。この文章を読むのと同じくらいの時間で、ファイルをアップロードして配布用のリンクを取得できます。登録、ソフトウェア、プラグインは必要ありません。ファイルは30日間、またはアカウント（無料）に登録すれば90日間利用できます。アカウント登録すれば、メールでは絶対に得られないリアルタイムの共有統計情報も得られます。
一方、従来の（より簡単だと考える人もいるかもしれませんが）メール添付方式を好む方には、ファイル共有サービスYouSendItが提供する無料のMicrosoft Outlookプラグインがおすすめです。このプラグインを使えば、メールサーバーを迂回しながらも、添付ファイルを作成するだけで簡単に大容量ファイルを共有できます。ただし、Proアカウント（月額10ドルまたは年額50ドル）に登録しない限り、ファイルサイズの上限は50MBです。Proアカウントに登録すると、最大2GBまでファイルサイズが引き上げられます。
これらのツールを活用すれば、すぐにプロのように電子メールを送信したり整理したりできるようになります。
