Outlookデータベースが破損すると、メールアーカイブや連絡先リストが台無しになります。誤ってフォルダを削除してしまうと、重要なビジネス文書が消失してしまいます。突然のハードドライブ故障で、MP3ファイルや写真ライブラリが破壊されてしまいます。起こりうる大惨事は枚挙にいとまがありません。しかし、それらに対処する準備ができているユーザーはほとんどいません。それは、多様なバックアッププランを用意していないからです。
ある観点から見ると、データはお金に似ています。ファイナンシャルアドバイザーは常に、分散投資したポートフォリオを維持することを推奨しています。これは、1つの株や投資信託が暴落しても破産しないという考え方です。同じ考え方はバックアップにも当てはまります。つまり、複数の方法を用いて複数の場所にデータをアーカイブする、つまりアプローチを分散させることで、1つの場所やデータ集合に災害が発生しても安全を確保できます。
避けられないデータ災害から身を守るために、バックアップポートフォリオを拡張する方法を見てみましょう。重要なファイルの安全を確保するには、以下の方法を少なくともいくつか組み合わせて使用することをお勧めします。
方法1: システム全体のバックアップ
300GBの外付けハードドライブがわずか100ドルで手軽に手に入る今、PCに常備しておかない理由はありません。Casper 4.0のようなドライブクローン作成ユーティリティと組み合わせれば、圧縮の有無にかかわらず、スケジュールされた増分バックアップを実行できます。接続されたドライブへのシステム全体のバックアップは、データ損失に対する最善の防御策です。万が一、ドライブが完全に故障した場合でも、交換用ドライブにすべてのビットとバイトを簡単に復元できます。
方法2: リモート、データのみのバックアップ
ハードドライブ全体をアーカイブするのは素晴らしいことですが、重要なデータ（ドキュメント、ブックマーク、財務記録、メール、アドレス帳など）だけをバックアップするメリットも見逃せません。なぜわざわざバックアップするのでしょうか？理由は簡単です。少数のファイルや特定のデータだけを復元したい場合もあるからです。さらに、データのみのバックアップは、システム全体のバックアップよりもはるかに短時間で済みます。
このステップでは、iDriveやMozyHomeなどのオンラインバックアップサービスを検討してください。どちらも2GBの無料ストレージに加え、月額5ドルで無制限のストレージにアップグレードするオプションを提供しています。Mozyはクライアントソフトウェアを使用して、バックアップする一般的なファイルタイプと、OutlookやQuickenなどのプログラムの重要なユーザーデータファイルの両方を選択できます。一方、iDriveはエクスプローラースタイルのインターフェースを使用して、保存する特定のファイルやフォルダーを選択できます。両サービスの真のメリットは、自動的にバックグラウンドで動作し、作業中（またはスケジュールされた時間）に新規ファイルや変更されたファイルをアップロードすることです。このような「設定して忘れる」バックアップは、毎月数ドルを支払う価値が十分にあります。
お金を節約したい、そしてもっと手間をかけたくないという方は、無料でオンラインにファイルを保存できるサービスがたくさんあります。例えば、ADriveは50GBの完全無料ストレージを提供しています。ただし、同期は行われません。どのファイルをいつアップロードするかは、ご自身で選択する必要があります。そのため、MP3や写真ライブラリなど、それほど頻繁に変更されないファイルにこれらのサービスを利用しましょう。
方法3: 予備PCのバックアップ
最近では2台以上のPCを所有するのは珍しくありません。同じ家に住んでいる家族も、それぞれ自分のPCを持っているでしょう。そんな時、みんなのハードドライブを活用する「バックアップネットワーク」を作ってみてはいかがでしょうか？必要なのは、Microsoftの無料PowerToyユーティリティの一つであるSyncToy 2.0だけです。SyncToy 2.0を使えば、PC間で「フォルダペア」を作成し、ワンクリックでファイルをコピーできます。例えば、自分のPCと配偶者のPC間で別々の写真ライブラリを同期し、同時に両方のバックアップを作成するといった使い方ができます。
PCが同じネットワークに接続されていない場合（例えば、1台は自宅、もう1台は職場など）、MicrosoftのWindows Live FolderShareをお試しください。このツールはインターネット経由でファイルを同期します（同期は自動的に行われますが、SyncToyではファイルを変更または追加するたびに手動で再同期する必要があります）。FolderShareの利点は、バックアップネットワークを友人のマシンに拡張し、重要なファイルを友人のマシンに同期したり、友人のマシンを友人のマシンに同期したりできることです。SyncToyと同様に、FolderShareは無料でご利用いただけます。
方法4：ドキュメントのバックアップ
Google Docsユーザーなら、このWebベースのオフィススイートがMicrosoft Word、Excel、PowerPointのドキュメントをインポートできることをご存知でしょう。しかし、これらのドキュメントをPCとGoogle Docs間で同期できたら素晴らしいと思いませんか？現在ベータ版の無料ツール「DocSyncer」を使えば、それが実現できます。DocSyncerは、どこからでもファイルにアクセスできるようにすることを目的としているだけでなく、Google Docs内でOfficeドキュメントの完璧なバックアップも作成します（もちろん、PC上のGoogle Docsドキュメントのバックアップも作成します）。現在のベータ版では、「マイドキュメント」フォルダ内のファイルのみの同期となるため、ファイルが他の場所に保存されている場合は、少し操作が必要になるかもしれません。
方法5: ブックマークのバックアップ
ほとんどのユーザーと同じように、ブラウザには長年分のブックマークが蓄積されているでしょう。絶対に失いたくないコレクションです。幸いなことに、これらのブックマークをWebにコピーして、必要になったときに簡単に取り出すことができます。Firefoxユーザーは無料のFoxmarksプラグインをインストールしてください。Internet ExplorerユーザーはBookmarkSyncで同じことができます。ちなみに、どちらのツールも複数のPC間でブックマークを同期でき、どのブラウザからでもアクセスできます。
方法6: 電子メールのバックアップ
メールの収集癖がある方、いらっしゃいますか？もしそうなら、アーカイブを失うのはもったいないですよね。まずは、メール専用に設計された2つの無料バックアップユーティリティから始めましょう。Amic Email Backupは、アドレス帳、アカウント設定、メッセージルールなど、すべてを1つの圧縮ファイルにコピーします。Mailstore Homeは、すべてのメールを検索可能なアーカイブに複製し、オプションでCDまたはDVDにバックアップできます。
Amic は、Outlook、Outlook Express、Eudora を含む 9 つの電子メール クライアントをサポートしています。Mailstore Home は、Windows メール、Outlook、Outlook Express、Thunderbird、Seamonkey で動作します。
もちろん、ディスクを金庫に保管したり、アーカイブファイルをWebにアップロードしたりしない限り、こうしたバックアップは火災などの地域災害の影響を受けやすいという欠点があります。だからこそ、Gmail IMAP経由でメールをルーティングすることを検討するべきなのです。Gmail IMAPは、GoogleのサーバーとPC間でメールを同期することで、実質的にWebベースのアーカイブを作成します。
まず、無料のGmailアカウントに登録し、IMAPを有効にして、お使いのメールクライアントの設定手順に従ってください。その後、すべてのメッセージをGmailアカウントに転送するようにメールアカウントを設定するか、GmailのMail Fetcherを使ってISPのPOP3サーバーからメッセージを取得するように設定できます。これですべてのメールがGmailを経由するようになり、メッセージと添付ファイル用の6GB以上の保存容量と、優れたスパムフィルタリング機能が利用できるようになります。設定が完了すると、WebからアクセスできるGmailアカウントに、メッセージのコピーが永久に保存されます。これは理想的なメールバックアップであるだけでなく、非常に便利です。
方法7：ポケットの中にすでにあるバックアップ
最後に、既に持っているものの、気づいていないバックアップについてお話しします。例えば、PCと同期できるスマートフォンやPDAをお持ちであれば、連絡先、カレンダー、メモ、タスクのモバイルバックアップを持っているようなものです。デスクトップのデータが失われた場合でも、デバイスを同期するだけで、Outlook、Palm Desktop、またはお使いの連絡先管理ツールにすべてを復元できます。（同期設定を一度だけ変更し、デバイスからPCにすべてのデータがコピーされるようにし、その逆は避けるようにしてください。）
同様に、iPod、Zune、その他のメディアプレーヤーをお持ちであれば、紛失または破損した音楽ライブラリを復元できます。iPodユーザーは、iPod Folderをお試しください。このソフトは、プレーヤーからWindowsおよびMacシステムの任意のフォルダに音楽を直接コピーします。このプログラムをiPodに保存して、その場ですぐに利用することも可能です。Zuneをお持ちの場合は、Windowsレジストリを調整してデバイスをリムーバブルハードドライブとして認識させる必要があります。その後は、デバイスからすべての曲をデスクトップにドラッグするだけで簡単に操作できます。PCがハードドライブとして認識するMP3プレーヤーであれば、同様の操作が可能です。
