初めて車に乗る時は、シートやミラー、そして場合によってはハンドルの位置まで調整するでしょう。出発前に、シートが快適にフィットしていることを確認したいものです。しかし、多くの人は、ハードウェアメーカーやソフトウェアベンダーが設定したデフォルト設定を一切確認せずにコンピューターを起動してしまいます。複雑なExcelスプレッドシートを扱うとなると、これは間違いです。なぜなら、万能な設定というものは存在しないからです。少し調整するだけで、より効率的に、そしてストレスなく作業を進めることができます。
ただし、プログラムによってはカスタマイズしやすいものとそうでないものがあります。Microsoft Excel 2007には、プログラムの設定を微調整するのに非常に役立つ、あまり知られていない機能がいくつかありますが、多くの人はそれらのことを知りません。そこで、Excelをチューンアップして、それらの機能に慣れていきましょう。
保存したファイルのデフォルトの場所を変更する
インターフェースを効率的に調整する最適な機会は、繰り返し実行するタスクです。まずは、「ファイル」→「保存」を選択して初めて新しいファイルを保存するときの動作から見ていきましょう。Excelのデフォルト設定では、ファイルをドキュメントフォルダに保存するように指示されます。しかし、すべてのOfficeファイルを巨大で整理されていない靴箱に放り込むのは効率的とは言えません。代わりに、仕事用のプロジェクト用のフォルダを作成し、そこにスプレッドシートを保存しましょう。
スプレッドシートのほとんどが「Forecasts」というフォルダに保存されているとします。新しいワークシートを作成する際、デフォルトの保存場所を「Forecasts」フォルダに設定したいとします。これを行うには、まずExcel 2007を起動し、左上隅のOfficeボタンをクリックします。ウィンドウ下部の「Excelのオプション」ボタンをクリックします。
Excelのオプションウィンドウで、左側の列から「保存」オプションを選択します。右側のペインの上部には「ブックの保存」と表示され、最後の行には「既定のファイルの場所」というラベルが付いています。このボックスの内容を削除し、 「C:\Forecasts」と入力して、Forecastsフォルダを既定の場所に設定します。「OK」を選択して設定を保存し、Excelに戻ります。
Excel のオプション ウィンドウが開いている間に、別の便利なファイル設定を変更するとよいかもしれません。Excel ブックを他のユーザーと交換する必要がある場合 (全員が Excel 2007 を使用していない場合もあります)、ファイルを Excel 2007 で導入された .xlsx 形式で保存するのではなく、Excel 97 から Excel 2003 までのバージョンで使用されていた .xls ファイル形式で保存する必要があります。新しいブックを作成するたびに、ファイルを古い形式で保存することを覚えておくか、[この形式でファイルを保存する:] ボックスを使用して既定のファイル形式を .xls に変更することもできます。もちろん、必要なときにいつでも[ファイル]、[名前を付けて保存] をクリックして別の形式を指定できますが、既定のファイル形式をより汎用的な .xls に変更しておけば、その手順を何度も繰り返す必要がなくなります。
リボンを減らす
Excel 2007以降では、以前のバージョンとは異なり、画面上部のコマンドメニューの下にリボンメニューが追加されました。これは、様々なメニュー項目で利用可能なオプションを表示する魅力的な方法ですが、画面のスペースをかなり占有します。Excelを起動するたびにリボンメニューがオフになっている場合、またはオフにしたいのに方法がわからない場合は、Excelをリボンなしで起動する方法をご紹介します。
まず、ウィンドウの左上にあるOfficeボタンの横にあるクイックアクセスメニューのドロップダウンメニューをクリックします。ドロップダウンリストの最後の行にある「リボンを最小化」を選択すると、その横にチェックマークが表示されます。すると、メニューとリボンがすぐに消え、次回Excelを起動したときには再び表示されなくなります。
この変更を行うと、モニターの画面スペースが広くなり、スプレッドシートの行を一度に表示できるようになります。Excel画面上部のメニュー項目をクリックすると、リボンアイコンが表示されます。いずれかを選択するか（またはEscキーを押すか、スプレッドシートをクリックするか）、リボンアイコンは再び消えます。
特別なテンプレートを使用してフォントを切り替える
Excelでは、他のOfficeアプリと同様に、多くのタスクを複数の方法で実行できます。次にご紹介する調整は、Excelの機能を活用した、幅広いカスタム調整を行うためのものです。
新しいExcelブックの重要な特徴は、書体とフォントサイズです。Excel 2007では、デフォルトで11ポイントのCalibriフォントセットが使用されます。別の書体を使用する場合、または会社で標準フォントの使用が求められている場合は、新しいブックファイルを開くたびにフォントを変更するか、必要な設定を含むブックテンプレートを保存しておき、新しいブックを作成するたびにそのファイルをコピーすることもできます。
しかし、テンプレートを扱う方法は他にもあります。ほとんどのOfficeユーザーは、Word 2007がテンプレートを使用して、書式設定やその他の設定を次回新しい文書を作成するまで保存できることをご存知です。しかし、Excelにも同様のテンプレート機能があることを知っている人は多くありません。さらに、Excel 2007では、カスタマイズされた特別なプロパティを組み込んだ2つの特別な「グローバル」テンプレートを作成できることを知っている人は少ないでしょう。
2つのテンプレートはBook.xltxとSheet.xltxです。Excelは、新しいブックを作成するときはBook.xltxを使用し、既存のブックに新しいワークシートを追加するときはSheet.xltxを使用します。ここで説明する調整ではBook.xltxテンプレートを使用しますが、Sheet.xltxもほぼ同じように動作することに注意してください。
これらのテンプレートファイルは、XLSTARTという特別なフォルダに保存した場合にのみ自動的に機能します。残念ながら、ハードドライブ上に複数のXLSTARTフォルダが存在する可能性があります。適切なフォルダを見つけるには、「Excelのオプション」ボタンをクリックして「Excelのオプション」ウィンドウを開き、左側の列から「セキュリティセンター」を選択します。次に、「セキュリティセンターのオプション」ボタンをクリックして「セキュリティセンター」ウィンドウを開きます。左側の列から「信頼できる場所」を選択します。
「説明」列で、「Excel 2007 の既定の場所: ユーザースタートアップ」という項目を探します。これは、Book.xltx および Sheet.xltx テンプレートを配置するフォルダです。これらのテンプレートは、Excel の起動時に自動的に読み込まれます。「キャンセル」を2 回クリックして Excel に戻ります。
次に、Ctrl + A キーを押してワークシート全体を選択し、書体とフォントサイズを希望の設定に変更します。例えば、書体を Times Roman New に、ポイント数を 12 に変更します。ブック内の他のワークシートについても、この手順を繰り返します。次に、[ファイル] > [名前を付けて保存]をクリックして、Excel テンプレート形式 (*.xltx) で「Book」というファイル名でブックを保存します。ブックにマクロが含まれている場合は、Excel マクロ有効テンプレート形式 (*.xltm) を使用してください。ファイルの場所は、前の手順で指定した XLSTART フォルダーに変更してください。
次に、Excel を終了して再起動します。アプリは Book.xltx テンプレートを新しいブックのモデルとして使用し、Book.xltx で指定したデフォルトの書体とフォントサイズが新しいファイルに表示されます。
その他の書式設定オプションを取得する
書体設定のコントロールは、ほんの一部に過ぎません。Book.xltx で様々な設定をカスタマイズでき、Excel はそれらの設定を新しいブックに自動的に反映してくれるので、時間を大幅に節約できます。
例えば、作成するワークシートのほとんどで通貨の数値を扱うとします。Excelのセル内の数値のデフォルトの書式設定は通常「標準」になっているため、$記号の表示、千単位ごとのカンマ、負の値の赤い文字と括弧、小数点以下2桁の表示など、希望する通貨書式を使用するようにセルの書式を変更する必要があります。ワークブックテンプレートをそれに合わせて調整するには、Book.xltxテンプレートファイルを開き、Ctrl + Aキーを押してすべてのセルを選択し、必要に応じてセルの書式を設定します（ワークブック内の他のワークシートにもこの書式設定を繰り返してください）。その後、テンプレートを保存します。
次回 Excel を開くと、Book.xltx テンプレート ファイルで指定したのと同じ数値書式がセルに設定された新しい空のブックが作成されます。
テンプレートを使用して、必要な個々のワークシートのモデルを作成することもできます。例えば、最も頻繁に作成するワークブックに、東、南、西、北の各販売地域ごとに1つずつ、合計4つのワークシートがあるとします。これらのワークシートごとにテンプレートを作成し、Book.xltx ワークブックテンプレートファイルでタブにラベルを付けます。こうすることで、Excel で新しいブックを作成するたびに、これらのタブが表示されます。セルにヘッダー情報やその他のコンテンツを入力したり、ページを横向き印刷に設定したり、ヘッダーとフッターを定義したり、その他さまざまな設定を行って時間を節約できます。
これらの調整により、新しいワークブックを作成するたびに手動で入力している多くの設定を自動化できます。いくつか試してみて、時間の節約効果を実感してください。
目の痛みを和らげるクリアなClearType
ExcelはOfficeアプリケーションのフォントにデフォルトでClearTypeを使用します。ClearTypeはアンチエイリアシング技術で、曲線や斜めの線を明るい色で塗りつぶすことで画面上のテキストを滑らかにします。この機能を好む人もいますが、鮮明な画像に焦点を合わせることができないため、かえって読みにくくなると感じる人もいます。ClearTypeをオフにすると、特に小さいフォントサイズで、画面上のテキストがより鮮明になります。
まず、 「Excelのオプション」ボタンをクリックして「Excelのオプション」ウィンドウを開きます。ウィンドウが開いたら、「基本設定」タブ（ウィンドウの左側の一覧で既に選択されているはずです）を開いたままにします。ウィンドウの右側にある上から3番目のチェックボックスで、「常にClearTypeを使用する」のチェックを外します。すべてのOfficeアプリケーションを閉じて再起動するまで変更は有効にならないというメッセージボックスが表示されます。メッセージボックスで「OK」をクリックし、Excelのオプションウィンドウでもう一度「OK」をクリックして変更を保存します。Excelを閉じて再起動すると、ClearTypeが無効になったテキストが表示されます。
結局 ClearType を有効にする必要がある場合は、前の手順を繰り返しますが、[Excel のオプション] ウィンドウで[常に ClearType を使用する]の横にあるボックスを再度オンにします。
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