印刷コストを節約する方法

プリンターのインクは1ガロンあたり約4,731ドルと、ヴィンテージシャンパン、希少ウイスキー、ロシア産キャビアよりも高価だという主張を耳にしたことがあるでしょう。PCWorldがこれを報じたのはほぼ10年前ですが、それ以来、大きな変化はありません。

プリンターのインクは、今でも極小のカートリッジ1本あたり20ドルから35ドルほどで、1本で400～1000ページ印刷できます。実際、家電製品の世界では他のあらゆる製品とは異なり、インクの価格は上昇傾向にあり、2009年以降、最大30%も上昇しています。

毎日何百ページもの印刷を行う企業にとって、これらのコストは莫大なものです。機械から出てくる1ページを些細なこととして片付けてしまいがちですが、現在では印刷用紙1枚あたり（使用色1色あたり）のコストが3セントから10セント程度なので、週に500枚印刷する企業は年間2,600ドルもの印刷費用を負担している可能性があります。従業員が定期的にカラー印刷を行う場合、その何倍もの費用がかかります。

印刷はビジネスにおいて大きな経費ですが、最終的には想像以上にコントロールできるものです。確かに、梱包伝票、宛名ラベル、法的書類など、一部の印刷は避けられない場合もありますが、印刷コストを削減する方法はたくさんあります。比較的手間のかからないものから、かなり大胆なものまで、いくつかのアイデアをご紹介します。

誠実さ

「このメールを印刷する前に環境に配慮してください」という小さな緑の木のマークが付いたメール署名は、何か効果があるのでしょうか? (私の経験では、このようなメールを印刷すると、そのメッセージは必ず別のページに表示されます。)

まあ、少なくとも始まりだね。世界中のオフィスのリサイクルボックスは、本来印刷されるべきではなかったページでいっぱいだ。

紙に印刷する代わりに、ドキュメントを PDF として保存すると、簡単にアーカイブして検索できます。

この無駄な慣行を終わらせるには、まず上層部から始めましょう。中小企業の経営者であれば、率先して行動しましょう。メモ、地図、野球のスコア、そして「興味深い記事」などを印刷して従業員のデスクに置いてはいけません。メールが発明されたのはそのためです。30ページのレポートをアシスタントに渡す代わりに、PDFで転送しましょう。Wordは文書を直接PDFで保存でき、PdfcrowdなどのサイトではWebページをPDFとして保存できます（何らかの理由でリンク転送が機能しない場合）。さらに、プリントスクリーン機能とWindowsのスニッピングツールを使えば、紙に印刷する代わりに、素早くスクリーンショットを作成することもできます。

結論：印刷に慣れているものでも、デジタルで再現できないものはほとんどありません。さらに、デジタルファイルは紙のファイルよりもはるかに速くアーカイブ、インデックス作成、検索できます。

紙のトリック

両面印刷プリンターは、用紙の両面を使用することでコストを節約します。

印刷量を減らすための最も古くからある手法の一つは、各ページに多くの情報を詰め込むことです。両面印刷可能なプリンターを使えばこの作業は簡単ですが、オプションがプリンターの設定に隠れている場合があります。同様に、PowerPointのスライドを印刷する際は、1ページに1枚ではなく複数のスライドを印刷するオプションを使用してください。PowerPointの配布資料モードでは、片面に最大9枚のスライドを印刷できます（ただし、非常に小さいサイズです）。

用紙を節約するもう一つの方法は、ExcelやほとんどのWebブラウザに搭載されている「用紙サイズに合わせて縮小」オプションです。このオプションを使うと、プリンタに収まりきらないサイズのページを印刷する際に、孤立したテキストや列が切り取られるのを防ぐことができます。「用紙サイズに合わせて縮小」オプションを使うと、たった1、2語の単語が入ったシートを大量に印刷する手間が省けます（しかも、ジョブ全体を再印刷する必要もなくなるでしょう）。

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フォントを楽しむ

インクを節約するもう一つの簡単な方法は、インク消費量の少ないフォントを使うことです。Printer.comの有名な調査によると、Century Gothicは業界標準のArialに比べてインク消費量が大幅に少なく、週250ページ印刷する企業では、フォントを変更するだけで年間約80ドルの節約になることがわかりました。よりプロフェッショナルな印象を与えるTimes New Romanも、ほぼ同等のコスト効率でした。Wordでは「スタイルの変更」ドロップダウンから、Outlookでは「ツール」>「オプション」>「メール形式」>「ひな形とフォント」から、既定のフォントを更新できます。

おかわり無料

PCWorldはサードパーティ製インクカートリッジに関する徹底的な調査を実施しました。その結果、ほとんどの場合、非純正インクを使用した印刷品質は、純正インクを使用した場合と同等、あるいはほぼ同等であることが分かりました。テキストやその他の白黒印刷では、品質の違いはほとんど見られませんでした。光沢写真印刷で最高品質を求めるなら、純正インクへの投資は価値があるかもしれません。しかし、ほとんどの人、特にテキスト印刷をする人は、サードパーティ製インクで十分であり、最大70%のコスト削減が可能です。

プリンター2台は1台より安くなる

確かに矛盾しているように思えますが、オフィスにプリンターを2台置くと、印刷費を簡単に節約できます。どうやって？1台は白黒印刷専用、もう1台はカラー印刷専用にしましょう。前者は高速で頼りになるプリンター（https://www.pcworld.com/reviews/collection/1676/top_10_monochrome_laser_printers.html）、後者は写真専用プリンターにしましょう。

白黒文書を印刷する際にはフォトプリンターを使用しないでください。

レーザープリンターは完璧とは程遠いものの、インクジェットプリンターに比べてかなり安価です。レーザープリンターの1ページあたりの印刷コストは（インクジェットプリンターと同様に）大きく変動しますが、1ページあたり2～4セントが平均的な価格で、良質なインクジェットプリンターを使った場合よりも安価です。また、レーザープリンターは印刷速度がはるかに速いため、印刷が完了するまでの待ち時間が短縮され、テキスト品質も向上します。

もちろん、秘訣は、従業員がそれぞれの業務で誤って間違ったプリンターを使ってしまわないようにすることです。プリンターに「カラー専用 $$$」や「白黒」などのカスタム名を付け、レーザープリンターを全員のデフォルトプリンターに設定することで、そのようなミスを防ぎましょう。

極端な手段

上記のすべてがうまくいかなかったらどうしますか？スタッフがどうしても印刷習慣を止められない場合はどうしますか？

軽々しく着手すべきではない抜本的な解決策の一つは、プリンターを撤去することです。まずは、各ユーザーのデスクからプリンターを個別に禁止することから始めましょう。プリンターを取りに行くためにわざわざ立ち上がらなければならないと、従業員は印刷する可能性が低くなります。また、ネットワーク接続されたプリンターを、オフィスマネージャーやプリンターのメンテナンス・補充担当者の近くに設置することもできます。印刷しすぎて嫌な顔をされるような人は、次第に使用量を自主的に調整するようになるでしょう。

いくつかの例外を除いて、従業員のデスクに専用のプリンターを置く必要はありません。

さらに踏み込んで、少なくとも週に1日は印刷を完全に禁止することもできます。冗談抜きで、例えば毎週金曜日にプリンターのプラグを抜いてクローゼットに閉じ込めましょう。従業員からは激しい苦情が殺到し、「今すぐ搭乗券を印刷してくれ」と懇願する声が聞こえるでしょう。しかし、従業員が週に1日プリンターなしでどうやって生活していくかを理解するのに数週間もかからないでしょう。（企業はもっと深刻な対策を講じ、電話やメールシステムを定期的にオフにして、なんとか乗り切っていることを思い出してください。）

そこからさらに一歩踏み出せます。プリンターの電源を週に2日、あるいは3日切るのも良いでしょう。限界に達したらすぐに分かりますが、もしプリンターの電源が切れている時間が電源が入っている時間よりも多い状態まで到達できれば、プリンターを完全に廃止できるかもしれません。