特にテクノロジーに精通していないと、ビジネスに必要なテクノロジーの購入、維持、そしてセキュリティ確保の見通しは、混乱を招き、不安を募らせる可能性があります。何をすべきかはある程度分かっているかもしれませんが、何をすべきでないかについてはどうでしょうか？
データのバックアップを怠ること、ソーシャルネットワーキングツールを不適切に使用すること（あるいは全く使用しないこと）、海賊版ソフトウェアの使用など、あらゆることが収益に悪影響を及ぼす可能性があります。ここでは、中小企業が犯しがちな15の技術的なミスと、それらを防ぐために必要な対策をご紹介します。
1. クラウドへの依存度が高い
クラウドは中小企業にとって優れたリソースです。（ほとんどの企業にとって、ほとんどの場合）手頃な価格で、オフィス外からでもデータにアクセスできます。しかし、クラウドに過度に依存すると、重要なデータをすべて別の企業や個人に委ねることになるため、危険です。
Yahoo!傘下のFlickrでさえ、最近、単純な人為的ミスにより、あるユーザーのアカウント（4000枚以上の写真が保存されていた）を誤って削除してしまいました。幸いなことに、Flickrは最終的にアカウントを完全に復元できましたが、あなたはそう簡単にはいかないかもしれません。
クラウドは素晴らしい場所ですが、そこに常駐させるべきではありません。ネットワーク接続ストレージ（NAS）ドライブやBox.netなどのクラウドストレージサービスは、堅牢なストレージ戦略の構築に役立つ製品です。重要なデータは、物理ドライブを含む複数の場所に保存してください。ioSafeの耐災害外付けハードドライブのように、実質的に破壊されない物理ドライブが理想的です。
2. 適切なバックアップを怠る
データのバックアップといえば、バックアップ戦略は活用しなければ意味がありません。残念ながら、多くの個人や企業がこの重要なステップを怠り、それが後々痛い目に遭うことがあります。物理的なハードドライブやクラウドベースのストレージアカウントを持っていても、データのバックアップを怠り、テクノロジーを最新の状態に維持できなければ、何の役にも立たないことを忘れないでください。
幸いなことに、バックアッププログラムが自動でバックアップをしてくれます。データのバックアップを頻繁に、定期的に自動で行うように設定すれば、わざわざ手動で行う必要がなくなります。特に、専任のITスタッフがいない小規模企業では、適切なバックアップ戦略を確立することが非常に重要です。データの復旧は、時間と費用がかかるため、非常に困難です。
3. 従業員の携帯電話を保護していない
スマートフォンがますますスマートになるにつれ、ポケットに収まる小型コンピューターのセキュリティ確保はますます重要になっています。スマートフォンには膨大な機密データが保存されているため、自分自身だけでなく従業員のスマートフォンの紛失や盗難を防ぐために、できる限りの対策を講じることが不可欠です。従業員が少し酔っ払っただけで、重大な企業秘密が漏洩したという事例もあります。
会社のスマートフォンはパスワードで保護されているか（「1234」や「9999」などのパスワードは対象外）、リモートワイプ機能が有効になっているか、安全なオペレーティングシステム（例えばBlackBerryはSDカードを暗号化できます）が搭載されているかを確認してください。万が一、誰かがバーなどにスマートフォンを置き忘れた場合に備えましょう。よりきめ細かな管理が必要な場合は、NotifyMDMなどのスマートフォン管理ソフトウェアをご検討ください。
4. 旅行が多すぎる
出張は、たとえ航空券の達人であっても、費用がかさむことがあります。ビジネスパートナーと会うために飛行機に乗る代わりに、テクノロジーを活用してバーチャル会議環境を構築することを検討してみてください。様々なWeb会議ツールやビデオ会議ツールを使えば、バーチャル会議を開催し、時間と交通費を節約できます。
研究によると、テレワークは雇用主と従業員の両方にとって有益です。雇用主はより少ない時間と費用でより質の高い仕事を得ることができ、従業員はより自由な勤務スケジュールを享受できます。
5. 古い技術を不適切に廃棄する
不要になったパソコン、スマートフォン、その他のガジェットをそのままゴミ箱に捨てることはできません。なぜなら、それらには環境に悪影響を与える有害物質が含まれているからです。最悪の場合、古い機器を不適切に処分すると罰金が科せられる可能性があります。しかし、誰かに適切に処分してもらうために多額の費用を支払う必要はありません。
代わりに、古い機器を整理して再販することを検討しましょう。もちろん、機器は正常に動作している必要がありますが、画面が割れていても引き取ってくれる会社もあります。GazelleやNextWorthなどの再販業者の基準を満たしているハードウェアであれば、送る前にデータ消去を忘れずに行ってください。オフィスのアップグレード費用に充てられる、かなりの金額が手に入るかもしれません。
6. ソーシャルネットワーキングに失敗する
中小企業にとって、TwitterやFacebookなどのソーシャルネットワークサイトは、オンラインプレゼンスを構築するための優れたリソースです。しかし、全く利用しなかったり、自動化してしまったり、あるいは（最悪なことに）顧客との公開討論に利用してしまったりすると、それほど効果的とは言えません。
Twitterアカウントを、個人的な感情を表に出さない宣伝的な一言ツイートだけのために使うのは、Twitterアカウントを全く持たないのと同じくらい良くありません。結局のところ、ソーシャルネットワーキングの鍵は「ソーシャル」な部分であり、ネットワーキングではありません。
Twitterも危険な場合があります。つい最近、ケネス・コールはエジプトの現状を軽視したツイートを投稿しました。「#カイロでは何百万人もの人々が騒然となっています。噂によると、私たちの新しい春コレクションがhttps://bit.ly/KCairoでオンライン販売中だという噂が広まったそうです。」このツイートは多くの人々を不快にさせ、同様に無神経な投稿は中小企業にとって壊滅的な打撃となる可能性があります。
ソーシャル ネットワークは顧客との関係を構築するための優れた無料の手段です。そのため、参入する前にリサーチを行うことは絶対に価値があります。
7. プリンターを調べない
多くの中小企業では社内印刷を頻繁に行っていますが、だからといってプリンターを定価だけで選ぶべきではありません。購入前にプリンターについてよく調べておくことで、かなりの費用を節約できます。まず、レーザープリンターの定番機種を選ぶべきか、インクジェットプリンターを選ぶべきか、それとも両方購入するべきか、考えてみましょう。
交換用のインクやトナーの費用を把握しておくことは重要です。なぜなら、長期的には消耗品のコストが、そのプリンターがお買い得かどうかを決定づける要因となるからです。多くの「安い」プリンターは、インクやトナーの価格を吊り上げ、徐々にあなたのビジネスから利益を吸い上げています。また、毎回新しいインクカートリッジを購入するのではなく、インクカートリッジの詰め替えを検討することもお勧めします。
8. グルーポンで脱出する
Grouponなどのソーシャルショッピングサイトは、苦戦しているビジネスにとって天の恵みのように思えるかもしれません。商品やサービスを大幅な割引価格で提供するだけで、何百、何千人もの新規顧客があなたの店に殺到するのを見ることができるでしょう。
しかし、小規模ビジネスを経営している場合は注意が必要です。多くの小規模ビジネスでは、グルーポンのような割引を提供するのが悪夢になりかねないことに気づいています。特に、通常価格のほんの一部でサービスを購入したいと熱望する何百人もの新規顧客を受け入れるための人員、時間、予算が不足している場合は、様々な問題が発生する可能性があります。提供できないグルーポンの割引は、費用を無駄にし、評判を落とすことにもなりかねません。
9. セキュリティ、セキュリティ、セキュリティを怠る!
あなたの会社は小規模で目立たないかもしれませんが、だからといって、犯罪者があなたの秘密を盗む準備ができていないわけではありません。従業員のスマートフォンを保護するだけでなく、ITセキュリティ全般を優先することが重要です。
オペレーティング システムのセキュリティ機能の詳細を理解し、最新のファイアウォールとウイルス対策プログラムが導入されていることを確認してください。
安全なコンピューティングを実践することも重要です。メールやソーシャルネットワーキングのアカウントは特にウイルスやスパムの被害を受けやすいため、アカウントごとに異なるパスワードを使用し、怪しいリンクをクリックしないようにしましょう。これは常識のように思えるかもしれませんが、セキュリティ対策会社AVGによると、中小企業の半数以上がITセキュリティガイドラインを整備していないそうです。
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10. 写真の代金を支払う
中小企業がストックフォトを利用する理由は、ウェブサイトの更新、オリジナルのブログ記事や広告の作成など、数多くあります。しかし、会社のブログを魅力的にするためにストックフォトを購入する前に、クリエイティブ・コモンズ・ライセンスが付与された写真など、無料の素材を探してみましょう。
Flickrユーザーの多くはクリエイティブ・コモンズ・ライセンスに基づいて写真をアップロードしています。つまり、著作権表示と引き換えに、その写真が使用できる可能性が高いということです。クリエイティブ・コモンズ・ライセンスのFlickr写真を見つけるには、Flickrの「詳細検索」ページにアクセスし、ページ下部の「クリエイティブ・コモンズ・ライセンスのコンテンツのみを検索する」というボックスにチェックを入れてください。写真を商用利用する場合、または何らかの形で改変する場合は、該当するボックスにチェックを入れてください。また、Googleの画像検索でクリエイティブ・コモンズの写真を検索することで、Flickr以外でも検索できます。
11. 延長保証を購入する
テクノロジーにあまり詳しくないなら、新しいガジェットをカバーするために延長保証を購入するのは良い考えのように思えるかもしれません。しかし、研究者は、店頭で延長保証を購入するのは一般的に価値がないことを何度も証明しています。
当然のことながら、延長保証の価値は、購入するもの、保証の対象となるもの、そしてあなたのタイプによって異なります。スマートフォンを購入し、2ヶ月に一度のラフティング旅行に持っていく予定であれば、追加の保護のためにお金を払う価値があるかもしれません（ただし、保証が水による損傷もカバーするかどうかを確認した上で）。しかし、職場のデスクに置くだけの新しいPCを購入するのであれば、おそらくそのような保証は必要ないかもしれません。
12. オンラインでの評判を無視する
中小企業の経営者は、評判がすべてであることを知っています。そして、このビジネスにおける事実は、オンラインでの評判にも当てはまります。たとえオンラインでの存在感がそれほど高くないと思っていても、顧客レビューや消費者擁護サイトは、明確な同意なしに顧客がウェブ上で意見を表明できるプラットフォームを提供しています。
だからこそ、自社のオンラインプレゼンスを定期的にモニタリングし、検索結果で自社がどのように表示されているかを調査することが重要です。知らないことが、自社に悪影響を及ぼす可能性があります。オンラインプレゼンスが芳しくないと感じたら、適切な対策を講じて評判を回復させましょう。
13. 間違ったテクニカルサポートの選択
テクニカルサポートは扱いが難しい問題です。そもそも、中小企業で「知り合いがいる」のであれば、わざわざ専門家を雇う必要はないですよね？ もしかしたら、そうかもしれません。ガートナーの調査によると、中小企業は一般的にITサポートをできるだけ利用しないようにしていますが、これは必ずしも良いことではありません。
いとこのガールフレンドのドッグトレーナーの妹を呼んだり、問題に対処するために臨時で遠隔地の専門家を雇ったりすることは確かに可能ですが、事業拡大を計画しているのであれば、パートタイムまたはフルタイムの専門家を雇うのが賢明かもしれません。社内のITプロフェッショナルとより良い関係を築けるだけでなく、テクノロジー面での拡張や会社のアップグレードをシームレスに進めることができます。
14. トレーニングセッションをスキップする
テクノロジーは、使い方を知らなければ役に立ちません。高価な新しいプリンターやデスクトップパソコンを購入しても、その潜在能力を最大限に活用する方法を知らないと、お金の無駄になってしまいます。
フルタイムのITサポート担当者を雇用していない場合、従業員のトレーニングは特に重要です。機器にトラブルが発生した場合、従業員は自力で対応しなければならないからです。トレーニングは必ずしも外部のトレーナーを招聘することを意味するわけではありませんが、多くの場合、その効果は費用を回収できる可能性があります。技術トレーニングを優先し、従業員全員がマニュアルの細部まで理解できるようにしましょう。
15. 海賊版ソフトウェアの使用
それでも、ソフトウェアに高額を支払う必要はありません。代わりに、無料ソフトウェアの使用、未使用のライセンスの購入、月額制サービスの利用など、代替案を検討してみてください。中古ソフトウェアの購入も検討できますが、ソフトウェアライセンス契約の複雑な内容を理解しておくことが重要です。
ここで紹介した15のテクノロジーエラーのうち、1つ、あるいは複数を犯すことになったとしても、気にする必要はありません。なぜなら、あなただけではありません。しかし、どんなミスに注意すべきか、そして気づいた時にどのように修正すべきかは、これでお分かりいただけたと思います。これらのエラーを今修正することで、コスト削減、より効率的な職場環境の実現、そして将来起こりうる深刻な危機の回避につながります。結局のところ、テクノロジーはビジネスを助けるものであり、害を及ぼすものではありません。
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