ExcelスプレッドシートはますますWebページのような機能を持ち、多くのソースからデータが取得されるため、たった1つのデータポイントの損失が全体の機能不全につながる可能性があります。Microsoftの新しいOffice 365検索ツールは、こうした問題をすべて解決することを目指しています。
Microsoftのスタンドアロン版Office 2013には既に「Discovery and Risk Assessment」というツールが含まれていますが、オンプレミスのスタンドアロンサーバーが必要です。そして今、クラウドベースのバージョンがOffice 365に組み込まれました。
子供のサッカーチームのおやつリストを作成しているお父さんには、おそらくこれらの新機能は必要ないだろう。しかし、スプレッドシートに複数のソースから集められたデータが含まれている可能性が高いビジネスユーザーにとって、この検索ツールは非常に役立つだろう。
マイクロソフト Microsoft では、Office 365 管理センターの電子情報開示センター内で検索を開始することをお勧めします。
検出ツールは依存関係を特定します。Microsoftによると、このツールが答えられる質問は、目の前のスプレッドシートに変更を加えた場合にどのスプレッドシートが影響を受けるかということです。このツールは、特定のPCに保存されているローカルファイルのデータに依存するスプレッドシートを検出できます。ローカルファイルは常にアクセスできるとは限りません。また、Webサイトなどの接続されたソースからデータを取得するスプレッドシートも検出します。
最後に、このツールはユーザーが「最も重要な」スプレッドシートを見つけ出すのに役立ちます。ユーザーは、使用されている数式の数など、見た目の複雑さなどの要素に基づいてスプレッドシートを検索するようツールに指示することができます。
新しい検索機能は、SharePointの検索ボックス、またはOffice 365管理センターの電子情報開示センター（上図）の一部として提供されます。Microsoftはまた、将来的に検索を容易にするためのより優れた検索ツールを開発していくと述べています。
これが重要な理由： Microsoftがユーザーにスプレッドシートを「生きた」文書として捉えるよう推奨しているため、ますます多くのデータソースがオンラインで利用されるようになります。1つのデータソースがダウンすると、残りのスプレッドシートも「クラッシュ」し、関係者全員にとって頭痛の種となります。このツールは、リンクされたスプレッドシートという新しい世界における、最初の「デバッグ」ツールの一つと考えてください。
