従業員が単にメモを取るためのアプリケーションを必要としているだけなら、Evernote は当然の選択です。5年間で5,000万人のユーザーを抱えるほど成長した、まさに巨大企業です。しかし、Evernote は多様な生産性向上機能も提供しており、この点がビジネス環境での有用性を大きく損なう要因となっています。
はい、Evernoteはほぼすべてのプラットフォームで動作し、メモ、画像、動画、リンク、音声録音、さらには手書きの落書きなど、あなたが現場で収集したあらゆる情報を記録できます。このアプリには多くの可能性が詰まっていますが、EvernoteのCEOもその有用性はすぐには実感できないと認めています。しかし、フィル・リビン氏によると、少なくとも数週間は使ってみてください。そうすれば、Evernoteが、一日の仕事中に心と体でブックマークしたあらゆるものに直接アクセスできることを実感できるでしょう。
これまで必要だとは思ってもいなかったデータが表面化してくるので、これを「第2の脳」と考えることもできるでしょう。
なぜ Evernote なのか?
Evernote は組織の知恵をアーカイブ化します。2年前に名刺に走り書きしたメモや、先週（ありがたいことに）書き留めた上司からの指示、あるいは主要な競合他社に関するあまり知られていない記事を思い浮かべてみてください。では、同僚たちがあらゆるデバイスからそれらの Evernote データにアクセスでき、そしてあなたも彼らのデータにアクセスできたらどうでしょうか？Evernote があれば、こうしたデータは埃をかぶることはありません。むしろ、ビジネスとともに成長し、適応していくのです。
Evernoteの基本バージョンは、デスクトップ、ブラウザ、そして主要なモバイルOSで無料でご利用いただけます。もしかしたら、従業員の皆さんは既にご利用されているかもしれません。この記事は、昨年12月にリリースされた有料版のEvernote Businessへの移行に役立つでしょう。このビジネスサービスでは、従業員のEvernoteアカウントを企業で一元管理でき、ユーザー1人あたり月額10ドル、または年額120ドルでご利用いただけます。これまでは、Evernoteの個人版と、大容量ストレージ、オフラインノートブック、そして他のユーザーがノートブックを編集できるオプションが提供されるEvernoteプレミアム（年額45ドル）のどちらかしか選択できませんでした。
Evernoteの最大のライバルであるMicrosoft OneNoteは、最新バージョンのOfficeに含まれていますが、スタンドアロンのデスクトップライセンスは70ドルかかり、Mac版は提供されていません。Microsoftの無料版OneNoteのiPhone版とiPad版は、それぞれ500件のノートまでしか保存できないのに対し、Evernoteは10万件まで保存できます。
最近のセキュリティ侵害により、Evernote は 2 要素認証を導入してセキュリティ対策を強化しました。これは、データの保護にとって朗報です。
ユーザーを設定する
Evernote Businessページにアクセスし、「始める」ボックスに仕事用のメールアドレスを入力して、新しい会社管理アカウントを作成してください。既にEvernoteをご利用の場合は既存のアカウントをご利用いただくか、新規アカウントを作成してください。基本情報を入力したら、お支払いプランを選択してください。
非常に小規模なビジネスであれば、ユーザーの追加はメールアドレスを入力して「ユーザーを招待」をクリックするだけです。このオプションは、ビジネス向け管理コンソールのホームページまたは「ユーザーの追加」サブセクションから利用できます。社内の全員にEvernoteに登録してもらいたいけれど、メールアドレスを一つ一つ入力したくない場合は、同じドメイン名のメールアドレスを持つユーザーが自分でアカウントを作成できるようにしましょう。既にこれらのメールアドレスでEvernoteアカウントをお持ちの従業員は、Evernote Businessにアップグレードされます。
大企業で数千人の従業員を手動で追加し、退職時にアカウントを削除する手間を省きたいなら、Active Directory、LDAP、その他の社内サインオンシステムとの連携が必須です。Evernoteはこの機能を提供していませんが、OneLoginなどのサードパーティ製のオプションを利用できます。
システムにユーザーを登録したら、「ユーザー管理」パネルから退職したユーザーを削除できます。管理コンソールでは、請求情報や履歴の確認、ノートブックやタグの管理が可能です。これらの画面はどれも驚くほど使いやすく、例えば、ユーザーのアカウントを簡単に確認し、仕事関連のノートブックを全社共通のビジネスライブラリに取り込むことができます。（Evernoteがどのように情報を整理しているかについては、後ほど詳しく説明します。）ユーザーがノートブックを個人用としてマークしている場合は、表示されません。また、この中央アカウントからノートブックをエクスポートしたり削除したりすることも可能です。
ビジネスデータを設定する
Evernote は、Web や世界全体から保存した個々のデータ断片を、一度に 1 つずつノートに整理します。Evernote はリッチメディアを保存できるため、「ノート」にはスマートフォンで撮影した駐車違反切符の写真、メモのテキスト、買い物リスト、音声録音、Web ページなど、さまざまなものが含まれます。
ノートブックにメモを追加し、それを複数のノートブックに追加できます。これらすべての基盤となるのはタグです。タグとは、ユーザーが後で検索しやすいようにメモに付けるキーワードです。すべてのメモは、会社の共有リポジトリであるビジネスライブラリに表示されます。
Evernote ワークスペースには、個人用ノートブック、ビジネス用ノートブック、そして会社のビジネスライブラリ内のノートブックの 3 種類のノートブックが表示されます。個人用ノートブックは非公開ですが、必要に応じて社内外の誰とでも共有できます。
ビジネスノートブックは、会社のEvernote管理者のみがアクセスできます。他の従業員は、他のユーザーと共有するか、ビジネスライブラリに追加しない限り、アクセスできません。ビジネスライブラリ内のノートブックは、会社内の誰でもアクセスできます。
Webブラウザでノートブックを共有するには、ノートブック名の右側にある下矢印をクリックします。デスクトップ版では、ノートブック名を右クリックします。
ノートブックを個人セクションからビジネス セクションに移動することはできませんが、Evernote のデスクトップ バージョンで個々のノートを移動することは可能です。ノートの名前を右クリックし、[ノートの移動]をクリックして、移動先のノートブックの名前を選択するだけです。
ノートブック全体をビジネスカテゴリに移動するには、まずビジネスセクションで新しい空のノートブックを作成し、個々のノートを移動またはコピーします。ノートをノートブックにグループ化したり、ノートブックをスタックにまとめたりすることも可能です。ブラウザまたはデスクトップクライアントで、ノートブックを別のノートブックの上にドラッグするだけでスタックを作成できます。
さらに高度な整理が必要な場合は、タグをご利用ください。タグは無限にネストできます。ビジネスノートブックであっても、設定したスタックとタグ階層はあなただけのものです。スタックは視覚的な整理のみを目的としており、ファイルシステムのようにネストすることはできません。
ノートを手作業で整理するのが面倒な場合は、Evernote の強力な検索機能を活用して、自分のワークスペースや会社のライブラリから必要な情報を見つけましょう。検索機能は手書きのメモの文字認識にも対応しています。
ビジネスを強化
ビジネスアカウントを設定し、同僚とドキュメントを共有しました。次は何をすればいいでしょうか？
Evernote Business を実際に使ってみて、その威力を知るには、次の会議で使ってみてください。アカウントの「ビジネスノートブック」セクションで、会議用の新しいノートブックを作成し、同僚と共有してください。そして、会議中にノートパソコン、タブレット、またはスマートフォンからそのノートブックにアクセスしてください。
Evernote はブラウザまたはモバイルクライアントを使用するとノートを自動的に保存するため、同僚は追加した内容をすぐに確認できます。PC および Mac クライアントでは、15 分ごとや 1 日 1 回など、指定したスケジュールに従ってノートが保存されます。また、いつでも手動でノートを同期できます。
共有ノートブックには誰でもメモを追加でき、会議終了後も共同作業を続けることができます。入力したメモの共有だけでなく、添付ファイルやウェブページも共有できます。同僚が会議に各自のタブレットやノートパソコンを持参した場合、参加者全員に資料を印刷する必要はありません。
会議中に名刺を撮影し、共有ノートブックにノートとして追加すれば、誰が出席したかを簡単に記録できます。Evernoteには光学式文字認識機能が組み込まれているため、名刺は完全に検索可能です。
お使いのデバイスに音声入力機能がある場合は、会議の一部を録音してください。録音内容を自動的に書き起こしたい場合は、iOSとAndroidの両方のデバイスに搭載されている音声認識機能をご利用いただけます。
会議中にホワイトボードを使ってブレインストーミングを行う場合は、後で使えるように写真を撮って保存しておきましょう。Evernoteは手書きも読み取れるので、ホワイトボードのメモも検索できます。
手書きといえば、入力するよりも書くことを好む場合は、モバイル デバイスまたは Livescribe ペンで直接手書きのメモを取ったり、紙のパッドに書いてからページの写真を撮ったりすることができます。
参加するイベントにTwitterフィードはありますか？IFTTTプロセスを設定して、関連するツイートをすべてEvernoteノートに保存しましょう。IFTTT（If This, Then That）は、シンプルな自動化プロセスを作成できる無料のサードパーティツールです。Twitterフィードの監視に加えて、IFTTTはGoogleニュースやGoogle検索のアラート、そしてあらゆるブログやオンライン出版物のRSSフィードも取得できます。作成したノートはEvernoteで会議の他のノートと一緒に整理され、後で簡単に見つけることができます。ホワイトボードのノートと同様に、完全に検索可能です。オフィスに戻った後も、全員が同じイベント記録にアクセスし、共同作業を続けることができます。
これは、Evernote を活用して企業が共同作業を行い、より効率的に業務を進められるよう支援する創造的な方法のほんの始まりにすぎません。
