メール、予定表、連絡先の管理は、毎日の仕事から計り知れない時間を奪います。Outlookでの作業をスピードアップさせるものは何でも、生産性を目に見える形で向上させることができます。受信トレイに必要なメッセージだけが表示されたらどうなるでしょうか。重要な連絡先情報を数秒で見つけられたらどうでしょう。Outlookで宣伝されている機能の一部が、なぜ宣伝通りに機能しないのか、その理由がわかったらどうでしょう。
これらの 10 のヒントは、メッセージと議題をスムーズに進め、全体的により効率的に作業するのに役立ちます。
1. 受信トレイを自分好みに表示
受信トレイを初めて開くとデフォルトのビューが表示されますが、必ずしもこの表示にする必要はありません。Oulookの様々なカスタマイズオプションを見るには、リボンツールバーの 「表示」タブをクリックし、 「ビューの変更」を選択してください。最新のメールのみを表示するビューなど、複数のプリセットビューから選択できます。
また、「表示」タブでは、「メッセージのプレビュー」を選択し、「オフ」を選択するとプレビューがオフになります。また、「1」、「2」、「3」のいずれかを選択すると、ヘッダーの下に表示されるメッセージ本文の行数が指定の数だけ表示されます。これらのオプションは、現在のフォルダまたはすべてのメールボックスに対して設定できます。
「表示設定」をクリックすると、列の追加や順序の変更など、ビューをカスタマイズするためのオプションが表示されます。「配置」オプションでは、メールを日付、件名などで並べ替えることができます。「レイアウト」オプションでは、フォルダーウィンドウと閲覧ウィンドウをカスタマイズできます。
受信トレイを好みに合わせて配置したら、「ビューの変更」>「現在のビューを新しいビューとして保存」をクリックします。 次に、ビューの名前を入力し、どのフォルダで誰が使用できるかを指定します。今後は、「ビューの変更」を選択して保存したビューを選択することで、このビューに戻ることができます。
2. メールを「既読」にする基準を再定義する
Outlookでは、未読メールと既読メールの色分けが異なります。しかし、メールをざっと目を通しただけで既読になってしまうことはよくあるため、重要な情報を見落としてしまう可能性があります。
これを防ぐには、 [ファイル] > [オプション] > [メール]を選択し、[閲覧ウィンドウ]ボタンをクリックします。[閲覧ウィンドウで表示したときにアイテムを既読にする] チェックボックスをオンにします。Outlook がメッセージを既読にするまでの閲覧ウィンドウに表示する秒数を調整します。デフォルトは 5 秒です。ここでは 30 秒に設定してみましょう。
その後、閲覧ウィンドウでメッセージをプレビューすると、そこに 30 秒以上表示されたメールのみが自動的に既読としてマークされます。
3. メッセージの表示方法に関する独自のルールを作成する
Outlook 2013では、未読メッセージを表示する新しい方法が導入されました。受信トレイ内のメッセージの左側に青いバーが表示され、メッセージヘッダーも青色で表示されます。
この青色は条件付き書式を使って適用されています。色とフォントの両方を変更できます。さらに、独自のルールを作成し、お好みの色でメールの書式を設定することもできます。
送信者や件名に基づいて、メールに特定の色を割り当てることができます。これを行うには、「表示」>「表示設定」>「条件付き書式」を選択します。 「未読メッセージ」ルールと青色が表示されます。ここで、フォントや色を自由に変更できます。
「追加」をクリックして新しいルールを追加することもできます 。まず、「名前」ボックスにルールの名前を入力します。次に 「フォント」をクリックし 、メールヘッダーに適用するフォントとフォント色を選択します。最後に 「条件」 ボタンをクリックします。「フィルター」ダイアログが開いたら、新しい設定でフォーマットするメールの種類を指定するオプションを選択します。 「OK」 を3回クリックして設定を保存します。
4. ToDoバーを復元する
Outlook 2013 では、To Do バーは既定で無効になっていますが、簡単に元に戻すことができます。[表示]タブをクリックし、[To Do バー] を選択して、ドロップダウン リストから To Do バーに表示する項目を選択します。オプションでは、To Do バーをオフ(既定) にするか、 タスク、連絡先 、 予定表を組み合わせて表示することができます。これらのオプションを選択した順序によって、To Do バーに表示される順序が決まります。たとえば、最初に選択した[タスク]が一番上に表示されます。2 番目の項目 [連絡先]はその下に表示され、3 番目の項目[予定表] はバーの一番下に表示されます。
ただし、ToDoバーは以前のバージョンのOutlookのようには機能しなくなりました。バーの幅がどれだけ広くても、表示されるのは1か月分だけです。さらに、今日予定が入っていない場合、明日予定が入っていても何も表示されません。
Outlook をソーシャル メディア アカウントに接続すると、People モジュールに連絡先とそのアクティビティに関するデータが表示されます。
Outlook 2013にソーシャルネットワークアカウントをリンクするには、[ファイル] > [情報] > [アカウント設定] > [ソーシャルネットワークアカウント]を選択します。LinkedInとFacebookに接続するには、目的のサービスを選択し、アカウントの詳細を入力し、Outlookにアカウントへのアクセス権限を付与します。これで、追加したソーシャルサイトを使用する連絡先リスト内のユーザーの詳細が、Outlookの[連絡先]領域に表示されるようになります。
Outlook の People モジュールの新機能を使用すると、Facebook や LinkedIn などの場所から連絡先の情報にアクセスできます。場合によっては、連絡先リストに 1 人の人物の複数の連絡先エントリがあり、場所ごとに詳細が異なる場合があります。
複数のエントリを1つの連絡先にリンクすることで、データを一箇所に統合できます。興味のある連絡先をクリックし、「ホーム」> 「連絡先」を選択して情報を表示してください。
画面右側の「連絡先のリンク」をクリックすると、該当する人物の連絡先エントリが表示されたダイアログが開きます。「ユーザーの検索」ボックスに該当する人物の識別情報を入力すると、Outlook はその人物に一致する可能性のある他の連絡先エントリを表示します。同一人物の場合は、そのエントリをクリックして詳細をリンクします。
7. Outlookのデフォルトの検索場所を制御する
Outlookでメールを検索する場合、デフォルトの場所は「現在のメールボックス」です。しかし、これでは検索範囲が狭すぎることがよくあります。例えば、すべてのメールボックスから一致するすべてのエントリを検索したい場合は、検索するたびに検索ボックスのリストからこのオプションを選択する必要があります。
Outlook が検索に使用するデフォルトの場所を変更することもできます。これを行うには、[ファイル] > [オプション] > [検索] を選択します。[結果]領域 で、結果に含める場所を次の 4 つのオプションから選択できます。「現在のフォルダー」、「現在のフォルダー、受信トレイから検索する場合は現在のメールボックス」、「現在のメールボックス」、「すべてのメールボックス」。使用するオプションを選択し、「OK」をクリックします。これで、この場所が Outlook 検索のデフォルトになりますが、必要に応じて検索ごとに変更することもできます。
8. クイックステップとルールのどちらを使用するかを決める
クイックステップは、Outlook 2010 で導入され、Outlook でタスクを素早く実行する方法を提供します。しかし、なぜルールではなくクイックステップを使用するのか疑問に思うかもしれません。クイックステップは柔軟性が高いため、必要なときに適用できます。一方、ルールは柔軟性が低く、一度設定すれば自動的に適用されます。
どれを使うべきかは、あなたの業務によって異なります。例えば、常に特定の方法で処理する必要があるメッセージを特定できる場合は、ルールを使用します。つまり、上司からのすべての受信メッセージを特定のフォルダーに移動したい場合は、ルールを使用します。上司のメールは固有のメールアドレスで簡単に識別できるため、ルールはこのような場合に適しています。
一方、受信したプレス リリースを特別なフォルダーに保存する場合、これらの電子メールの送信元が事前にわからないときは、クイック ステップのタスクになることがあります。プレス リリースを含む電子メールを一意に識別する方法がなければ、メッセージを自動的に処理するルールを作成することはできません。ただし、クリックして選択したメッセージを特定のフォルダーに移動するクイック ステップを作成することはできます。クイック ステップでは電子メールにプレス リリースが含まれているかどうかを識別できません (これはユーザーが行う必要があります)。ただし、電子メールを移動する必要があると判断した場合、クイック ステップによって電子メールの移動プロセスが高速化されます。Outlook の [メール] 領域で、[ホーム] タブのツールを使用してクイック ステップとルールを作成できます。
9. お気に入りを活用する
メールアカウントを複数お持ちの場合、フォルダペインがフォルダでいっぱいになり、よく使うフォルダを探すのに時間がかかることがあります。これらのフォルダを「お気に入り」に追加すれば、簡単に見つけることができます。「お気に入り」は、メールモジュールでフォルダリストの上部に表示されます。
お気に入り領域が表示されない場合は、メールに切り替えて「表示」>「フォルダーウィンドウ」を選択し、お気に入りをクリックして有効にしてください。これで、フォルダーウィンドウで任意のフォルダーを右クリックし、「お気に入りに表示」を選択することで、お気に入りに追加できるようになります。検索フォルダーをお気に入りに設定して、簡単に見つけて使用することもできます。
10. IMAPの使用による影響を理解する
お使いのメールアカウントがIMAPプロトコルを使用している場合、Outlook 2013では一部の一般的な機能が動作しません。IMAPを使用するとあらゆるデバイスからメールにアクセスできるようになり、多くのユーザーにとって問題となるでしょう。例えば、HotmailやGmailなどのサービスはメールにIMAPを使用しています。
IMAPメールをご利用の場合、Outlookではメッセージヘッダーのみをダウンロードし、そこからダウンロードするメッセージを選択することはできなくなりました。代わりに、すべてのメールが自動的にダウンロードされるようになりました。また、IMAPではメッセージに詳細なフラグを追加することはできません。フラグはオンかオフかのどちらかであり、異なる意味に設定することはできません。Hotmailアカウントのメッセージを除き、メッセージをカテゴリに割り当てることもできません。
