ファイルキャビネットを捨てて重要な書類をスキャンしましょう

スー・ブロットさんは、重要な書類をすべてデジタル化するためのアドバイスを求めています。

重要な書類を全て処分することはできませんが、シュレッダーとスキャナーがあれば、ほんの数枚にまで減らすことができます。もちろん、何を保管し、何をスキャンし、何をシュレッダーにかけ、何を安全にリサイクルに出せるかを把握しておく必要があります。

出生証明書、死亡証明書、パスポートなどの市民権に関する書類、そして最新の遺言書は原本を保管しておきましょう。「最良証拠ルール」と呼ばれる規則により、契約書も原本のまま保管する必要があります。裁判所は通常、契約書のコピーを受け入れますが、契約書に矛盾する2つのバージョンがある場合は、コピーではない方の文書が優先されます。

納税記録はどうですか？ 2人の会計士から、スキャンした書類ならIRSで問題ないと言われました。しかし、IRSに電話したところ、カスタマーサービス担当者から「原本は3年間保管しておくように」と勧められました。

特に、書類を長期間物理的に離れる場合は、バックアップや参照を容易にするためにスキャンしておくとよいでしょう。

銀行の明細書やクレジットカードの請求書は、使い終わったらすぐにシュレッダーにかけてください。これらが悪意のある人の手に渡ると、個人情報が盗まれる可能性があります。万が一、古い明細書が必要になった場合は、銀行やクレジットカード会社に記録が保管されています。

保管しておきたいものはスキャンして、原本を処分できます。原本に署名、銀行口座番号、クレジットカード番号、社会保障番号などが記載されている場合は、シュレッダーにかけてからゴミ箱に捨ててください。

文書をスキャンして.pdfファイルに変換するのが最適です。この形式は広く受け入れられており、紙を模倣して設計されているからです。スキャナーにPDF作成ソフトウェアが付属していない場合は、スキャナーの「コピー」ソフトウェア（プリンターに直接スキャンする）とPDF印刷プログラムを組み合わせて使用できます。後者の場合は、無料のCutePDF Writerをお勧めします。GPL Ghostscript（こちらも無料）もインストールする必要があります。CutePDFはWindowsではプリンターとして表示されるので、コピープログラムにCutePDFプリンターを使用するように指示するだけで済みます。