ファックスがまだ生きている理由（そしてそれを廃止する方法）

2014年は、現代のファックス機の誕生50周年にあたります。ゼロックス社が開発したファックス機は、コーヒーマシンと同じくらい世界中のオフィスに欠かせないものとなりました。しかし、ここ10年でファックス機の評判は、必要不可欠なものから、オフィスで最も嫌われる機器の一つへと変わってしまいました。電子メール、電子署名サービス、そしてスキャナーの登場により、ファックス機は何年も前に淘汰されるべきでした。しかし、いまだに存在し続けています。

でも、 なぜでしょう？自分の動きをすべて記録するメガネや、テキストメッセージを表示できる腕時計が当たり前の時代に、いまだにファックスを送っている人がいるでしょうか？紙で！

私たちは真相を究明しようと決意しました。犯人に会い、彼らの罪の弁明を聞きました。

医師：1日1回のファックスで訴訟回避

責任を問うなら、まずは担当医から始めましょう。HIPAA（医療保険の携行性と責任に関する法律）により、医師、検査機関、保険会社間でやり取りされる文書は「セキュア」でなければなりません。HIPAAの用語は複雑で理解されにくいですが、医師は媒体に関わらず、メッセージを送信する際に「合理的な安全対策」を講じる必要があるだけです。時が経つにつれ、ほとんどの医師はこれをファックスは問題ないが、電子メールは一般的にダメだと解釈するようになりました。

この一般的な認識の理由は明確ではありません。ファックス機は安全な環境に置かれることはほとんどなく、印刷されたファックスメッセージは通りすがりの誰でも拾うことができます。一方、電子メールはパスワードで保護されており、暗号化も可能です。しかしながら、医療情報管理システム協会の理事であるリー・キム氏は、「ファックスで送信される文書は、アナログ電話回線で送信する場合、特別な機器が必要となるため、傍受が困難です。一方、暗号化されていない電子メールは、ネットワークを盗聴することで、送信中に傍受されやすい可能性があります」と述べています。そのため、医師たちはファックスを使い続けています。

一部の医師は電子メッセージングへの移行を始めており、特にカイザー・パーマネンテは積極的に電子メッセージングを推奨していますが、多くの医師は依然として従来のやり方に固執しています。退職まで数年という医師は、（安価な）ファックス機でこれまで通りの使い勝手を実現できている現状では、（高価な）安全なメッセージングシステムを導入する気はまずないでしょう。結果として、医療機関全体は、たとえ「ベテラン」と時折連絡を取るためだけでも、ファックス機を設置し続ける必要があるのです。

弁護士：紙の擁護

弁護士なら、ファックス機を使う理由をいくらでも挙げることができるでしょう。ニュージャージー州プリンストンに拠点を置くアーチャー・アンド・グリーナー法律事務所のA・ポール・ジェナート弁護士は、次のように述べています。「私は通常、手紙は普通郵便とファックスで送っています。ファックス機を使うのは、全員のメールアドレスを把握しているわけではないからです。電話帳には通常、電話番号とファックス番号は掲載されますが、メールアドレスは掲載されません。ファックスなら、手紙が送受信されたことの確認も得られますが、メールの場合は、相手がメッセージを開封した際に開封確認を送信しないという選択をする可能性もあります。また、一部の裁判所規則では、ファックスによる署名を署名原本の代わりに認めていますが、この規則は、署名のコピーをメールで送信することまで含めるよう改正されていません。」

この後者の問題はおそらく最も重大です。裁判官が弁護士と電子メールで連絡を取ることを好む自治体はごくわずかで、概してそのような連絡は厳しく禁止されています。弁護士からのメッセージは書記官を経由し、相手方弁護士に渡され、正式な事件記録として保管されます。この手続きから少しでも逸脱すると、無効裁判となる可能性があります。ほとんどの法域では、郵送または直接の送達が依然として好まれており、紙に直接タイムスタンプが記録される便利なファックスがそれに次ぐ選択肢となっています。

膨大な量のやり取りが発生するのではないですか？確かにそうですが、文字通り大量の書類を精査しなければならないことは、ほとんどの弁護士にとって問題ではないようです。何しろ、彼らは時間単位で料金を請求しているのですから。

営業と広報：無視されない

信じられないかもしれませんが、ますますデジタル化が進む群衆の中で、ファックスは目立つための効果的な手段になり得ると主張する専門家もいます。メールで送ったセールストークやプレスリリースはキーを一回押すだけで簡単に削除できますが、ファックスの場合は削除に手間がかかり、ゴミ箱行きの途中で一目置かれる可能性もあるのです。

コモンウェルスPRの広報担当ブライアン・チャンドラー氏は、メール全盛の時代にあって、ファックスは際立っていると述べています。「プレスリリースを特定の記者にファックス送信すれば、何百通ものメールを整理する手間が省け、実際に手に入る可能性が高いからです。これは非常に効果的な方法です。」残念ながら、スパムのような迷惑ファックスも、まさに同じ理由で依然として人気を博しています。

ファックスファン：冷たく、使えない固定電話から

最後に、実際にファックス機が好きで、今でもファックス機を使用している人々がいます。

よく聞いてください。そこには理屈があります。作家で出版者のマイク・アーマン氏は率直にこう言います。「電話をかけてボタンを一つ押せば、ファックスが送れます。」これは、印刷、署名、スキャン、そして書類をメールに添付して送信するという、より複雑な方法とは大きく異なります。アーマン氏によると、ファックスは多くの場合、よりシンプルで速く、そして（あの悪名高い紙詰まりを除けば）技術的な問題も起こりにくいそうです。「ファックスの送受信にコンピューターの電源が入っている必要はありません。ファックスは午前3時に届くこともあり（実際よくあることです）、翌朝には受け取ることができます。また、多くの場所（国内外）では電力やインターネットサービスが安定していないかもしれませんが、電話回線はほぼ確実に利用できます。」

ファックス機を壊す方法

好むと好まざるとにかかわらず、ファックス技術は何らかの形でまだ必要かもしれません。しかし、ファックス機はまだ必要なのでしょうか？

昔ながらの顧客や弁護士とのやり取りなどで、今でも時折ファックスを使う必要がある場合、プラスチックと金属でできたこの重いファックス機を処分したいと考えている専門家にとって、今では比較的簡単に処分できます。特に、ファックスの受信ではなく送信が主な目的であればなおさらです。その解決策となるのが電子ファックス、つまりインターネットファックスです。紙ではなくスキャンした形式（通常はPDF）で文書を送受信できます。

電子ファックスサービスは数多くありますが、頻繁に利用する人でない限り、コストはかなり高額になることがあります。例えば、SmartFaxは、送受信合計250ページまでで月額約7ドルです。MyFaxは、送信100通、受信200通まで月額10ドルです。eFaxは、受信150通、送信150通までで月額約17ドルに加え、設定料金10ドルがかかります。（これらのサービスはすべて、専用の受信ファックス番号が含まれています。）月に数通しかファックスを送受信しない場合は、地元のコピーショップを利用した方が賢明でしょう。

無料の電子FAXサービスも存在しますが、制限や制約事項が多数存在します。FaxZeroの無料オプションは送信FAXのみに対応していますが、K7は受信と送信の両方のサービスを提供しています。しかし、K7のサービスは30日間に一度も利用しないとアカウントが削除されます。また、サービスに保存できるメッセージは20件までで、使用の有無にかかわらず7日ごとに削除されます。 

受信ファックスだけに対応したいなら、eFaxの無料プランがベストです。専用の受信番号が与えられ、毎月10ページまで受信できるだけです。署名ページだけが必要なら、eFax Freeに登録する価値は十分にあります。

いつかファックスが完全になくなるだろうと予測するのは簡単ですが、その素晴らしい出来事がいつ起こるかは予測できません。このような主要技術は、一度定着するとなかなか手放せません。AOLは今でもダイヤルアップモデムサービスを提供しており、260万人のユーザーが月額20ドルを支払ってその恩恵を受けているのですから。