Googleドキュメントは今週、大幅な改良を行いました。これにより、アイテムの共有、ドキュメントのアップロード、整理がより簡単になります。また、この新しい調整により、Googleドキュメントのホームページも若干変更され、より統一感のあるシンプルなデザインになりました。
共有フォルダ
Googleドキュメントの優れた機能の一つは、他のユーザーとドキュメントを共有し、共同作業できることです。以前は、複数のドキュメントを1つのワークグループで共有する必要がある場合、Googleドキュメントではドキュメントごとに共有通知を複数回送信する必要がありました。
新しい共有フォルダ機能は、1つのフォルダに対して共有権限を設定できるため、この問題を解決します。共有したいファイルをフォルダにドラッグ＆ドロップし、「このフォルダを共有」をクリックしてワークグループのメンバーを招待するだけです。ワークグループのメンバーには、このフォルダが共有されたことを通知するメールが届きます。ワークグループのメンバーがGoogleドキュメントにログインすると、フォルダに追加されたファイルを閲覧できるだけでなく、同じグループと共有するファイルをフォルダにドロップすることもできます。
この新機能は便利ですが、いくつか注意すべき点があります。ドキュメントが共有フォルダ内にある場合でも、そのドキュメントへのアクセス権はファイルではなくフォルダに付与されます。そのため、自分が所有する（つまり自分が作成した）ドキュメントを共有フォルダから取り出すと、ワークグループはそのドキュメントにアクセスできなくなります。
ワークフローの管理
多くのご要望にお応えして、「フォルダにないアイテム」フィルターが復活しました。このフィルターを使うと、フォルダに整理されていないドキュメントを確認できます。この機能は、ワークフローツールとして利用されている方がいらっしゃったため、Google はこの機能を復活させました。
このフィルターを活用する方法の一つは、下書き段階のドキュメントを追跡するためのツールとして使うことです。そして、公開準備が整ったら、ドキュメントをフォルダに移動することができます。
この機能を使用する際に注意すべき点が1つあります。例えば、ジョンがメアリーと直接レポートを共有したとします。しかし、ジョンはそのレポートをフォルダに保存していません。メアリーがそのレポートを自分のフォルダに保存した場合、ジョンはレポートにフォルダタグが付いていることを確認できますが、「フォルダにないアイテム」でドキュメントをフィルタリングすると、レポートは引き続き表示されます。こうすることで、メアリーのアクションがジョンのワークフローを中断することはありません。「フォルダにないアイテム」フィルターは、左側のナビゲーションペインの「その他の検索」メニューからアクセスできます。
Googleドキュメントでは、複数のファイルを一度にアップロードすることもできます。ShiftキーまたはCtrlキー（Macの場合はCommandキー）を押しながら必要なファイルをすべて選択し、アップロードを開始してください。
Googleドキュメントの見た目が少し変わったことにもお気づきでしょう。新しいレイアウトは少し箱型になっており、スター、共有、アップロード、削除などの視覚的なアイコンが削除され、テキストのみのレイアウトになっています。
共有の代替手段
Google Docsが合わない場合、Microsoftには2つのドキュメント共有オプションがあります。昨年リリースされたLive Meshは、デバイスネットワークを構築し、デバイス間でフォルダを同期できます。また、Live Meshには「Live Desktop」と呼ばれる専用のオンラインデスクトップが用意されており、ネットワーク外やMesh外のユーザーとフォルダを共有できます。Live Meshを使用するには小さなプログラムをダウンロードする必要がありますが、アイテムを共有する相手はLive Desktopにサインアップするだけで済みます。Live MeshはPCとMacの両方で利用できます。
Microsoftのもう一つの選択肢は、Skydriveと呼ばれるオンラインストレージスペースです。ただし、Skydriveの共有権限は少し複雑なので、Windows Liveユーザーの場合はLive DesktopとLive Meshの利用をお勧めします。
