おそらく使っていないOneNoteの5つの便利な機能

OneNoteはメモアプリの二大巨頭の一つ（もう一方はEvernote）ですが、ほとんどのユーザーはその機能のほんの一部しか使いこなせていません。単なるデジタルメモ帳ではなく、OneNoteはデータの記録、整理、そして文脈化のための柔軟なツールです。この生産性向上ツールを最大限に活用するために、ぜひ活用すべき5つの機能をご紹介します。

何でも埋め込む

「ノート」といえば箇条書きのテキストリストだと考えているなら、OneNote の優れた機能の一つを見逃しています。OneNote のページには、ほぼあらゆるファイルを埋め込むことができます。画面クリップ、写真、スキャンした文書や画像、音声ファイルや動画ファイル、Excel スプレッドシート、さらには Visio のフローチャートまで、あらゆるファイルを埋め込むことができます。さらに、お使いの画面がスタイラスペンに対応していれば、手書きや描画が可能なものはすべて埋め込むことができます。これらのデータはすべて検索可能で、何よりも素晴らしいのは、元のファイルに加えた変更はすべて OneNote に反映されることです。

会議の詳細を管理する

OneNoteはOutlookと緊密に連携しています。OutlookからOneNoteにメールを送信したり、OneNoteからノートブックのページを直接メールで送信したりできます。後者は特に会議のスケジュールを設定する際に便利です。会議の議題を共有ノートブックとして参加者全員に送信できます。会議の主催者であれば、会議出席依頼に加えた変更はすべてOneNoteに反映されます。

また、OneNote でタスクを作成して Outlook のタスクに自動的に追加したり、Outlook の会議の詳細をその会議のメモに挿入したりすることもできます。

ナプキンで計算する

簡単な数式を計算するのに、わざわざ電卓アプリを探す必要はありません。OneNoteのページ上の任意の場所に数式を入力し、最後にイコール記号を入力するだけです。スペースバーまたはEnterキーを押すと、OneNoteがすぐに計算を実行します。例えば、2週間で68,000ページビューを獲得した記事の1日あたりの平均ページビュー数を計算するには、「68,000/14 =」と入力するだけです。スペースバーを押すと、OneNoteが自動的に答え「4,857.14」を表示します。

音声と動画をリアルタイムで録画

OneNoteでは、音声クリップやビデオクリップを録音することもできます。これは、講義への出席、インタビューの実施、あるいは会議のハイライトを記録する際に非常に役立つ機能です。録音を配置したい場所にカーソルを置き、「音声録音」または「ビデオ録音」をクリックします。録音中に作成したメモはすべてリンクされるため、後で特定のエントリを検索できます。

OneNoteは、OneNoteに入力されたテキストに合わせて、音声と動画のタイミングを同期します。例えば、録画開始から1分半後にメモを取った場合、再生時に1分30秒の時点でそのメモにジャンプします。この機能により、録画した講義や会議の特定の部分に対する自分の反応を簡単に確認できます。

OneNoteでは、ノートにタグを付けることで、検索や整理が簡単になります。「ToDo」「重要」「後で使う」など、定番のタグが多数用意されていますが、OneNoteの真価は、よく使うタスクに特化した独自のタグを作成できることです。例えば、頻繁にインタビューを行う場合は、ノート内の直接引用を示すタグを作成できます。プレゼンテーションを頻繁に作成する場合は、PowerPointに取り込みたいノートを識別するためのタグを作成できます。

作成したタグを使用して情報を集約し、簡単に参照できる概要ページやクイックシートを作成することもできます。

OneNote の柔軟性は、単なるリスト作成ツールをはるかに凌駕します。幅広いプラットフォームとデバイスで利用可能で、データが自動的に同期されるため、メモは常に最新の状態になります。これらの高度な機能をいくつか試して、OneNote が本当に役立つと実感してください。