YouSendItは、大容量ファイルを相互に送信する必要がある人々のためのサービスとしてスタートしました。ファイル転送、オンラインストレージ、その他のコンテンツコラボレーションサービスにおける、ビジネス向けソリューションのリーダーへと進化を遂げました。最新作であるWorkstreamは、企業のニーズに合わせてカスタマイズされたドキュメント管理・ファイル共有ツールとして、今週リリースされました。
Workstream は、Windows および OS X デスクトップ、Android スマートフォンおよびタブレット、iPhone、iPad で動作します。
SharePoint、Active Directory、OutlookなどのMicrosoft製品と緊密に連携します。特にSharePointとの連携は興味深いもので、エクストラネットポータル（情報共有のためのミニウェブサイト）を必要とせず、部門間でコンテンツを共有できます。また、SharePointにユーザーを追加することなく、外部とのコンテンツ共有も可能です。IT担当者は通常、部門からのリクエストに応じてエクストラネットポータルを作成する必要があるため、この機能だけでも大きなコスト削減につながります。
従業員が仕事を持ち帰り、職場で個人デバイスを使用するケースが増える中、Workstreamは複数のプラットフォームとデバイスにわたるドキュメントセキュリティを強化します。ドキュメントの読み取り/書き込み権限を管理し、最終版のドキュメントが上書きされるのを防ぎます。ファイルをダウンロードするユーザーは本人確認を義務付けられ、管理者はすべてのファイル共有アクティビティの分析情報を確認できます。
管理者はモバイル ポリシーを集中管理することもできるため、組織は特定のデバイスでユーザーがアクセスできる内容を完全にカスタマイズできます。
Workstreamと一般的なファイルストレージサービスの比較
WorkstreamはSharePointとの統合によりDropboxに先んじており、SharePointユーザーはWorkstreamを組織全体に迅速に導入できます。また、Workstreamは企業ファイアウォールの外側にあるデバイス向けの管理ポリシーとユーザーポリシーも提供しています。一方、DropBox for Businessはファイルのバージョン記録を保持しますが、それ以上の機能はありません。
DropBoxは独立したアプリケーションであるという点も挙げられます。技術に精通している人にとっては大したことではないように思えるかもしれませんが、WorkstreamはOutlookやSharePointと直接統合されているため、従業員は使い慣れたアプリケーションを離れることなくWorkstreamを使用でき、トレーニングや導入にかかる時間を削減できます。
Boxは、SharePointの使用を避けたい企業にとって選択肢となるビジネスソフトウェアおよびドキュメント管理プラットフォームです。Workstreamは、Boxのドキュメント管理機能とSharePointとの連携機能を組み合わせたものです。Boxはカスタマイズ機能においてWorkstreamよりも優れており、サードパーティ製アプリをインストールすることでBoxの機能を拡張できます。
Workstreamの価格
Workstreamの料金ページには、少し説明が必要です。セキュアなファイル転送機能のみが必要な場合は、セキュアファイル転送プランを選択してください。パッケージ全体をご希望の場合は、コラボレーションスイートにセキュアファイル転送のすべての機能が含まれています。プロフェッショナルレベルとエンタープライズレベルの違いは、企業規模ではなく、機能セットにあります。両サービスのエンタープライズ価格は、各企業に合わせてカスタマイズされ、数量割引モデルで提供されますが、ユーザーあたり18ドルからとなっています。
アンジェラ・ウェストは、様々なソフトウェアパッケージを使い分け、文書管理とプロジェクト管理の悩みと格闘してきました。そして、ここには掲載しませんが、ついに一つのソフトウェアパッケージに落ち着きました。彼女は大手保険会社、小規模な野生動物管理会社、グルメフードチェーンなど、様々な企業に記事を執筆しています。Twitter（@angelawest）とFacebook（Facebook）で彼女をフォローしてください。
