Gmail と Outlook.com: クラウドで最高のメールを提供するのはどちらですか?

部屋の中には象がいて、Microsoft の T シャツを着ています。

もちろん、ビジネス向けのウェブメールサービスといえば、誰もが知る限りGmailが定番ツールです。Outlookはどうでしょう？あれは純粋なデスクトップメールクライアントでした。Hotmailはどうでしょう？ほとんどのビジネスユーザーは、10フィートのスパムフィルターを装備したHotmailには手を出さないでしょう。

しかし今、Microsoftの新しいウェブメールサービス、Outlook.comが登場しました。これは本当に素晴らしいサービスです。Gmailに真っ向から挑むチャンスさえあるほどです。いわば、無視できない存在と800ポンドのゴリラの対決と言えるでしょう。

Gmailは既に多くのファンを擁し、多用途で信頼性の高いメールサービスとして確固たる評判を築いています。Outlook.comは、単なるHotmailの刷新版ではなく、ビジネスユーザーが迅速かつ効率的、そして安全に業務を遂行するために必要なツールを提供できることを証明する必要があります。また、仕事用メールと個人用メールの扱いにおいて、Outlook.comはどの程度優れているのでしょうか？両者を分離しつつも同等に扱えるのでしょうか？Gmailも同様に、そうできるのでしょうか？

ただし、この2つを比較する前に、Outlook.comはWindows版Outlookの代替となるものではないことを覚えておいてください。Outlook.comはGmailと同様に複数のメールアカウント（ビジネス用と個人用の両方）を管理するのに使用できますが、OutlookのPSTファイルをインポートすることはできません。インポートできるのはCSVファイルにエクスポートされたOutlookの連絡先のみです。Outlook.comがデスクトップ版の束縛から解放されるために必要なツールだと考えているなら、考え直した方がいいでしょう。（詳細は、この記事の最後にある比較表をご覧ください。）

インタフェース

見た目で判断してはいけないことの証明とも言えるGmailは、間違いなく世界で最も醜いウェブメールサービスです。初めて使う人は、雑然として直感に反するレイアウト、分かりにくいサイドバー、そしてテキスト中心のデザインに、おそらくうんざりするでしょう。Gmailの使い方を覚えるのは難しくなく、習得すればそれなりのメリットもありますが、決して楽しいものではありません。

一方、Outlook.comは、サイドバーのセクションやメッセージヘッダーを大きめのフォントで区切ることで、より温かみのある親しみやすい印象を与えます。12種類のカラースキームを素早く切り替えることができ、どれもインターフェースを圧迫することなく、アクセントとして機能しています。一方、Gmailには豊富なテーマがありますが、そのほとんどは、既に雑然としたインターフェースにさらなる混乱を招いているだけです。

Outlookのオンライン広告も見栄えが良くなり、興味のある商品にマウスオーバーするとサムネイル写真がポップアップ表示されます。Gmailでは、依然としてテキストベースの広告が大部分を占めており、受信トレイの内容と区別するための影付きの背景すらありません。

また、生産性の観点から見ると、メッセージの削除や未読のマーク付けなどのタスク (Gmail では 2 回または 3 回のクリックが必要) を 1 回のクリックで実行できる Outlook.com の方が優れています。

勝者: Outlook.com

検索

古いメールや不要なメールをこまめに削除していたとしても、受信トレイには数百、いや数千、あるいは数万ものメールが詰まっている可能性が高いでしょう。では、受信トレイという干し草の山からたった一本のメールの針を見つけるなんて、一体どうやってできるのでしょうか？もちろん、強力な検索エンジンがあればの話ですが。

Outlook.comは基本的な機能をかなりうまくカバーしています。検索フィールドにキーワードを入力するか、「詳細設定」をクリックして送信者、件名、フォルダー、日付などを追加できます。特別な機能はありませんが、問題なく機能します。

もちろん、Google製品ならではの機能として、Gmailは競合を圧倒しています。検索フィールドに入力すると、動的な検索パラメータが表示されます。添付ファイル、ラベル、さらにはGoogle+サークルなどの項目に演算子を追加することで、様々な方法で検索を絞り込むことができます。さらに、Gmailではあらゆる検索をフィルターとして利用できるため、後で簡単に再検索できます。

勝者: Gmail

メールの整理

受信トレイを、同僚、顧客、その他のビジネス関係者からの重要なメッセージを保管するファイリングキャビネットのように使うことは珍しくありません。しかし、GmailとOutlook.comでは、これらのメッセージを整理する方法が全く異なります。

Outlook.com は従来のフォルダーシステムを採用しており、好きなだけフォルダーを作成し、ドラッグ＆ドロップで階層的に整理できます。同様に、メールをこれらのフォルダーにドラッグすることもできます。さらに、Outlook ではメッセージをカテゴリに分類し、クイックビューで表示することもできます。クイックビューは、ニュースレター、上司からのメモ、添付ファイル付きメールなど、特定の種類のメールを簡単に見つけられる、フィルター処理されたメッセージリストです。

Gmailは長年、フォルダよりもラベルとフィルタのシステムを推奨してきました。このシステムには確かにメリットがあるものの、一部のユーザーにとっては使いこなしが難しいとの声もあります。直感的ではなく、馴染みにくいからです。しかし、Gmailの優れた検索機能は、そうした問題を軽減するのに役立ちます。必要なものを簡単に検索できるなら、わざわざ整理する必要はないのです。

どちらのシステムが優れているかという問いに答えるのは難しい。結局のところ、答えはあなたが何に慣れているか、そしてどのように整理整頓したいかによって決まる。どちらのシステムも効果的だが、根本的に異なるのだ。

勝者: 引き分け

POP/IMAP サポート

優れたウェブメールサービスであれば、他のアカウントからメールを送受信できるはずです。そうすることで、複数のメールアドレス（仕事用アカウントと個人用アカウントを含む）を一元管理できます。Gmailはこの点で高く評価されており、POPとIMAPの両方をサポートしています。しかし、Outlook.comはPOPのみをサポートしているため、複数のメールクライアント間でメールアカウントを同期するのは非常に困難です。例えば、ノートパソコンで読んだメールはスマートフォンで読んだメールと同期されず、その逆も同様です。（MicrosoftのExchange ActiveSync経由で接続する場合は例外です。以下の「モバイルアクセス」を参照してください。）

これは一部のユーザーにとって致命的な欠点となる可能性があり、Outlook.comがGmailと比べて根本的な欠点を持つ唯一の点と言えるでしょう。Outlook.comがGmailに対抗するには、Microsoftは早急にIMAPのサポートを追加する必要があります。

勝者: Gmail

添付ファイルの取り扱いと保管

例えばWordファイルやPowerPointプレゼンテーションを含むメッセージを受信した場合、添付ファイルを開くのは簡単なはずです。ありがたいことに、GmailとOutlookはどちらもこの作業を非常に簡単にしてくれます。

両方のアカウントにWord文書をメールで送ったところ、Outlookは添付ファイルを目立つように表示し、メール本文の上部にはおなじみのWordアイコンが表示されました。クリック1つで、文書はネイティブ形式ですぐにダウンロードされ（Word本体で閲覧可能）、.zipファイルとしてダウンロードすることもできました。また、「オンラインで表示」をクリックすると、MicrosoftのWord Web Appで文書を閲覧でき、ブラウザで簡単に編集することも可能です。

Gmail も同様に機能し、シンプルな表示とダウンロードのオプションが用意されていました。前者を選択すると、Google ドキュメント ビューアーに誘導され、必要に応じて本格的なエディターも使用できました。

添付ファイルのサイズについて言えば、Gmailでは25MBまでしかファイルサイズが制限されていますが、Outlook.comでは100MBまで、SkyDriveアカウントにリンクすれば300MBまでに制限されています。また、ストレージ容量について言えば、Gmailは10GBしか提供されていないのに対し、Microsoftは受信トレイの容量無制限を約束しています。確かに、Gmailのストレージ容量を拡張するのにそれほど費用はかかりませんが、必要がないのになぜお金を払う必要があるのでしょうか？

勝者: Outlook.com

モバイルアクセス

スマートフォンやタブレットからGmailやOutlook.comアカウントにアクセスしたいですか？Gmailを使えば簡単です。AndroidデバイスにはGmailが標準搭載されており、iOSデバイスではメールアカウントを追加するとGmailが目立つように表示されます。

Outlook.comの場合は少し複雑です。iOSの対応メールサービス一覧には、Outlook.comではなくHotmailのボタンがまだ表示されています。このボタンを使ってアカウントにサインインすることはできますが、Microsoftアカウントに別のトップレベルのメールアドレスが関連付けられている場合は、新規メッセージを作成しようとすると、そのメールアドレスが表示されます。

より良い選択肢は、Microsoft Exchange（Androidの場合は「Corporate」）経由でOutlook.comを設定することです。ただし、設定は面倒で、Microsoftは適切なドメインとサーバーのセットアップ手順を簡単に見つけられるようにしていません。幸いなことに、アカウントの設定が完了すれば、IMAP形式の同期が可能になります。

勝者: Gmail

総合優勝者

Mac 対 PC、Coke 対 Pepsi などの古典的な賞品争いと同様に、明確な勝者はいません。結局のところ、どの機能と性能を最も重視するかによって選択が決まるだけかもしれません。

GmailとOutlook.comはどちらも、仕事とプライベートのIDを比較的簡単に管理でき、様々なアカウントを集約して専用のフォルダーに割り当てることができます。ただし、Outlook.comはIMAPをサポートしていないため、企業アカウントの操作が難しくなる可能性がある点にご注意ください。

スコアを気にする方のために言うと、Gmailが僅差で優勢です。（より詳細な比較については、下の表をご覧ください。）しかし、Outlook.comも僅差で2位につけており、より視覚的に美しく直感的なメールエクスペリエンスを提供している点は高く評価できます。Microsoftの新しいサービスで仕事はこなせますか？もちろんです。特に、大量の添付ファイルを扱い、大量のメールを保存する予定があるならなおさらです。

一方で、IMAPサポートを必要とし、Exchange ActiveSyncを扱うための専門知識を持たない中小企業にとって、Outlook.comは問題となる可能性があります。さらに、GmailはBoomerang for GmailやSmartrInbox for Gmailといったアドオンによって受信トレイを新しい場所へと移動させることができますが、Outlook.comにはアドオンがありません（少なくとも現時点では）。デスクトップ版Outlookとその企業向けクラウド版（Outlook Web Access）が、まだ発展途上のOutlook.comよりも豊富な機能を提供しているのも当然と言えるでしょう。