テレワーク導入における重要なステップの一つは、同じプロジェクトに携わるリモートユーザーグループが円滑に連携できるようにすることです。電話会議の設定に48時間前までに通知が必要であったり、新しいドキュメントツリーの作成に管理者の介入が必要となるようなコラボレーション方法を採用すると、生産性が低下し、ユーザーがシステムを迂回してしまう可能性が高くなります。
この望ましくない結果を回避するには、適切なソフトウェアを選択するだけでは十分ではありません。Google Docs、HyperOffice、MindJet、SharePointなど、ほとんどのコラボレーション製品では、ユーザーが会議や共有フォルダなどを簡単に設定できるからです。むしろ、社内の手順をどのように設定し、文書化するか、どのユーザーに管理者権限を付与するか、そしてIT部門がプロセスに対してどの程度の権限を行使するかが重要になります。
プロセスが厳格すぎると、無料のクラウドベースの代替手段が容易に利用できることで、ユーザーは障害を回避しようとするようになり、元のソフトウェアにユーザーが独自に変更を加えることを許可した場合よりも、はるかに大きな制御の喪失につながる可能性があります。
ユーザーに独自のグループを作成したり、新しいドキュメントツリーを開始したり、テレビ会議を開始したりする自由を与えたとしても、セキュリティポリシーの適用は依然として必要です。広範囲に分散した従業員にサービスを提供するには、通信はインターネットを経由し、ドキュメントはクラウドまたはリモートPCに保存する必要があります。そのため、セキュリティプロトコルを適切に設定し、遵守することが不可欠です。重要な考慮事項としては、ユーザー間のトラフィックが適切に暗号化されていること、ハッカーが容易に推測できないほど長いパスワードを使用していること、社外のシステムに保存されているデータは使用していないときは暗号化された状態で維持されていることなどが挙げられます。
ロジスティックスの観点から言えば、コラボレーションプロセスの安全性と効率性を確保するには、追加のハードウェアやソフトウェアを追加するよりも、使用するソフトウェアが正しく設定されていることを確認することが重要です。ほとんどのコラボレーションツールは、SSLによるデータの暗号化、ユーザーに強力なパスワードを強制するアクセス制御、データストアの暗号化といった機能を備えています。しかし、すべてが正しく設定されている必要があり、従業員がツールを適切に使用していることを確認する必要があります。例えば、パスワードを共有したり、グループワークに参加した後は共有PCからデータを消去したりするなどです。
貴社では在宅勤務者向けのツールの組み合わせをどのように管理しているかを以下に教えてください。
