Only Office: この無料のMicrosoft Officeのライバルは、驚くほど強力です

Microsoft Officeは豊富な機能を提供していますが、有料です。オープンソースの代替ソフトは無料です。あまり知られていないOnly Officeについて詳しくご紹介します。

プログラムをインストールして起動すると、左側のメニューから新しいテキストドキュメント、スプレッドシート、またはプレゼンテーションを作成できます。ただし、Microsoft Accessに相当するデータベース機能はありません。PCまたはネットワークドライブから既存のファイルをインポートするには、「ローカルドキュメントを開く」を使用してください。

デフォルトでは、Only Office は開いているすべてのドキュメントをタブで管理します。別のウィンドウで作業したい場合は、タブをクリックし、マウスボタンを押したままドラッグしてウィンドウの外に移動してください。これでドキュメントが開きます。

ドキュメント間の切り替えには、Alt + Tab キーの組み合わせを使用します。プログラム設定の「ファイルを開く」オプションを使用して、ファイルを新しいタブで表示するか、別のウィンドウで表示するかを指定できます。

参照: Microsoft Officeをオンラインで無料で使う方法

Microsoft Office などと互換性があります。

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Only Officeのコンポーネントを使用すると、サードパーティ製のファイル形式でドキュメントを読み込むことができます。これには、Microsoft Office、Open Document Format（ODF）、リッチテキスト形式（RTF）、Adobe Acrobat（PDF）、XML形式のファイル、その他のファイル形式が含まれます。

これは通常、Wordファイルでは問題なく動作します。ただし、使用するフォントがインストールされていることが前提条件です。フォントがインストールされていない場合は、プログラムは代わりに他のフォントを使用します。これはレイアウトに影響を与える可能性があるため、グループで作業する場合は標準フォントを定義することをお勧めします。これにより、例えば複数段組のレイアウトで不要な改行を防ぐことができます。

Excelファイルもインポート可能です。ほとんどの数式、ひいては計算式は引き続き機能し、レイアウトも維持されます。ただし、Only Officeは、地理データなどの新しいバージョンのExcelの特殊なエントリを認識しません。Excelは、この目的のためにオンラインデータベースの情報を使用します。これには国や通貨のデータなどが含まれるため、データの同期は利用できません。

現在のExcelバージョンでは、一部のグラフの種類、インターネット上のテンプレートの使用、特殊文字（Unicode記号）や絵文字の表示に問題が発生する場合があります。例えば、数式内の数学演算子は最初は表示されません。ただし、「挿入」タブから手動で表示できます。一方、「数式」ボタンを使用すると、複雑な数式を定義して表示できます。これらの機能は、テキスト編集モジュールとプレゼンテーションモジュールでも利用できます。

プラグインによる拡張機能

オフィスのみ

Only Officeの各プログラムコンポーネントは、プラグインを使って簡単に拡張できます。プログラムを起動すると、右上のメニューに適切な項目があります。「プラグイン」をクリックすると、利用可能な拡張機能が表示されます。左端には「管理」があり、ここからインターネットからプラグインをインストールできます。

これらには、Chat-GTP AI、オンライン会議用のZoom、Deepl.comによる翻訳機能など、Officeパッケージ内で直接アクセスできる便利なツールが含まれます。有効な拡張機能は、管理画面の右側に表示されます。

Chat-GTPなどの一部のプラグインは、使用にAPIキーが必要です。APIキーは有料サービスのソフトウェア設定で確認できます。画像編集ツールや描画ツールのdraw.ioなどのツールは無料でご利用いただけます。オープンソースライセンスのため、独自の拡張機能の開発も容易です。

この件に関する詳しい情報と資料はプロジェクトのウェブサイトでご覧いただけます。

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プレゼンテーションとの互換性は概ね良好で、レイアウトもフィットし、ブレンディング効果も機能します。個々の要素にアニメーションを再生できるのはOfficeのみです。特殊なテキスト書式設定では問題が発生する場合があります。例えば、文字間隔の変更などです。しかし、こうした不具合はマウスを数回クリックするだけで解消できます。

マクロの使い方はMicrosoft Officeとは根本的に異なります。Microsoftでは、マクロスクリプトは「Visual Basic for Applications」（VBA）として記録されます。一方、オープンソースソフトウェアはJavaScriptで動作します。

マクロを含むXLSM形式のExcelファイルを読み込むと、VBAコードは無効になります。「プラグイン」セクションで「マクロ」をクリックすると、埋め込まれたスクリプトが表示されます。マクロのカスタマイズに関する情報は、Only Officeのヘルプセクションをご覧ください。

テキスト認識にOCRを使用する

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Only Officeには、テキスト認識ツールが拡張機能として既に統合されています。プラグインからOCRツールを呼び出し、左側のウィンドウで「ファイルを読み込む」をクリックし、テキスト要素を含む分析対象の画像を読み込みます。

JPGとPNGの画像形式をサポートしているのはOfficeのみです。「開く」でファイルの選択を確定すると、ウィンドウに画像が表示されます。画面上部中央の「言語を選択」の下で適切な項目をクリックし、右側の「認識」ボタンをクリックして処理を開始します。編集可能なテキストが表示されるので、「テキストを貼り付け」ボタンを使用して現在の文書にコピーできます。

Only OfficeはPDFファイルを直接OCR認識に読み込むことはできませんが、この制限を回避する方法があります。Officeパッケージの起動画面左側のメニューにある「ローカルファイルを開く」をクリックし、分析するPDFファイルを選択します。ファイルを読み込んだら、「ファイル」>「名前を付けて保存」でPNG形式で保存します。これにより、最適な結果が得られます。その後、OCR機能でPNG画像を開き、テキスト認識を開始します。

スキャンした原稿は画像処理で最適化することで、より良い結果が得られます。コントラストを高め、明るさを下げましょう。スマートフォンで写真を撮る際は、カメラを書類に垂直にかざすと、より正確な結果が得られます。そうすることで、OCRモジュールによるコンテンツの認識精度が向上し、テキスト編集の手間がほとんどなくなります。

PDFドキュメントに注釈を付けて編集する

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Only Officeは、PDF形式の文書を専用の表示プログラムで開き、そこからDOCXファイルとして保存して後続処理に使用できます。簡単な手紙、長い文書、その他のテキストであれば、問題なく動作します。一方、雑誌やチラシのようなレイアウトが複雑な場合は問題が発生します。これはOnly Officeでも他の変換ツールでも同様です。

情報ボックスや小さな表は正しく認識されないことが多く、編集が必ずしも容易になるとは限りません。現時点では過度な期待は禁物です。Only Officeは、Adobe Acrobat Proやデスクトップパブリッシングソフトウェアなどのプロ仕様の編集ツールの代わりにはなりません。

その他の機能も優れています。統合されたPDFビューアでは、マークアップやコメントの挿入が可能です。これらのコメントは他のプログラムで閲覧・編集することも可能です。コメントを追加した後は、現在のPDFドキュメントのコピーを保存できます。このコピーはメールで送信したり、後で共同作業を行うために一元管理したりすることができます。

PDFと連携して入力用ドキュメントをデザインするための「フォームテンプレート」機能も重要です。テキストフィールド、チェックボックス、メニューに加え、郵便番号、日付、メールアドレス、電話番号などの要素が用意されています。これにより、短時間の慣れですぐにフォームを作成できます。オプションを使用すると、後続の入力項目の文字数や種類を制限できます。

フィルターなどを使用して、特定のエントリをブロックできます。例えば、メールアドレスの正しい入力をブロックできます。表、配置機能、カラーオプションを使用して、フォームのレイアウトを最適化できます。

「名前を付けて保存」を使用すると、記入欄のあるPDFを簡単に作成できます。申請書、請求書、アンケートなど、様々な書類をパソコンで入力し、メールで送信できます。また、インターネット上でフォームを共有することも可能です。この方法は、Officeクラウドストレージなどのサービスでのみ利用可能です（詳細は囲み記事をご覧ください）。ユーザーはWebブラウザでテンプレートを作成し、完成したドキュメントをPDFとしてハードドライブにダウンロードします。

オンラインコンバーターとプロフェッショナルツール

Only Officeのウェブサイトには、他にも興味深いサービスや機能があります。様々な用途のテンプレートも含まれており、オンラインで入力したり、ダウンロードしてOfficeアプリケーションで使用したりできます。ウェブサイトの「製品」メニュー項目から、様々な製品を選択できます。右側のウィンドウでは、ドキュメントやその他のファイル用の様々なオンラインコンバーターを起動できます。

サポートされている形式は、テキスト、スプレッドシート、プレゼンテーション、PDFです。ご利用は無料です。変換したい領域を開き、変換したいドキュメントをブラウザウィンドウにドラッグしてください。キャプチャクエリを確認し、右側で変換先フォーマットを選択してください。「変換」ボタンをクリックして処理を開始し、変換されたドキュメントをコンピューターにダウンロードしてください。

ビジネス分野での利用向けに、様々な有料パッケージを提供しているのはOfficeだけです。例えば、Workspaceは自社サーバーまたはクラウドサービスでホストされます。これらのパッケージは、WindowsサーバーとLinuxサーバーに対応しているほか、Docker、Amazon AWS、OVH Cloudでも利用可能です。

Workspace は、ドキュメント管理とアプリケーションに加えて、プロジェクト計画、電子メール、CRM アプリケーション、予定管理用のカレンダーもサポートします。

オープンソースモデルのおかげで、WorkspaceソフトウェアはGithubから無料でダウンロードできます。パッケージは企業内でインストールして使用できますが、無料版をご利用の場合は、サポートとアップデートはご自身で行っていただく必要があります。Github版では、モバイルデバイスからサーバーにアクセスすることはできません。

モバイルとクラウドでのみ Office を使用する

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Officeスイートは、スマートフォンやタブレット向けのアプリを使えば外出先でもご利用いただけます。Only Officeは、Android、iOS、Galaxy、Huaweiデバイスのアプリストアで入手できます。これにより、オフィス外や自宅でもドキュメントにアクセス、共有、編集できます。同期は、お好みのクラウド経由で行われます。Only Officeストレージを使えば、すべてが便利に機能します。「スタートアップ」クラウドとして提供されており、2GBのインターネットストレージが無料でご利用いただけます。

管理用に3つの管理者アカウントを設定でき、任意の数のユーザーを定義できます。Only Officeクラウドは明確に整理されており、ドキュメント管理も簡単です。プロジェクトごとに個別のユーザー管理ができる「ルーム」が用意されています。スタートアップクラウドでは、OfficeツールのWeb版も提供しています。ChromebookユーザーもOnly Officeを利用できます。インターネットに接続できるパソコンであれば、どこからでもドキュメントに簡単に変更を加えることができます。

Only Officeのオンライン版は、他のインターネットサービスと組み合わせて使用​​することもできます。Only Officeのウェブサイトでは、この目的のために無料の「コネクタ」ソリューションを提供しています。これらのソリューションを使用すると、他のクラウドストレージシステムやWordPressブログソフトウェアなど、他のサービスへの接続を確立し、データを便利に交換できます。

この記事はドイツ語から英語に翻訳され、元々はpcwelt.deに掲載されていました。