小規模ビジネスを運営するために、従業員一人ひとりにデスクトップPCを配布し、個別にライセンスを取得したソフトウェアをインストールする時代は終わりました。インターネット上のサービスのおかげで、生産性向上ツールやコミュニケーションツールをより迅速に従業員に提供できるようになりました。
GoogleとMicrosoftは、モバイルで常時オンラインの従業員向けに設計された、いわゆる「クラウド」スイートの主要プレーヤーです。柔軟性、ポータビリティ、そしてメンテナンスの容易さは、ますます多くの中小企業にとって魅力的です。最良のシナリオでは、Google Apps for BusinessまたはMicrosoft Office 365のいずれかを使用することで、生産性を向上させ、ソフトウェアライセンスや有料のITサポートなどのコストを削減できます。どちらのパッケージにも、メール、カレンダー、ライブチャット、ワープロ、スプレッドシート、プレゼンテーション、共同編集など、さまざまな機能が含まれています。
Google Apps for Businessは有料スイートで、一般消費者向けの無料Google Appsのラインナップを拡張したものです。一方、Office 365はMicrosoftのBusiness Online Professional Services（BPOS）を基盤としています。ただし、Office 2010スイートのデスクトップコンポーネントも含まれています。Office 365は4月にパブリックベータテストが開始され、正式リリースは今年後半に予定されています。一方、Google Appsの完全版は現在利用可能です。Google Apps for BusinessとMicrosoft Office 365の機能と価格を比較したページはこちらです。
約300万の企業がGoogle Appsを利用しており、これには「数百万人」のApps for Business有料ユーザーが含まれています。Googleは、中小企業の顧客数の内訳を公開していません。Microsoftは、BPOSの顧客数を「数百万」、デスクトップ版Officeユーザー数を数億人としています。10万以上の組織がOffice 365をテストしています。
Google Apps を利用する企業は、少なくとも Google がスポンサーとなった 11 月の Forrester レポートによると、300% を超える投資収益率（ROI）を実現しています。また、迅速なメール検索などの機能によって実現される生産性向上は、さらなるコスト削減につながります。Microsoft Office 365 も、中小企業にとって優れた ROI を約束します。
今のところ、このオンラインサービスのみを対象とした競争ではGoogleが優位に立っているように見えますが、競争は激化の一途を辿っており、明確な勝者はいません。企業はそれぞれのニーズに最適なオプションを選択できます。しかし、下記の中小企業のケーススタディでは、Microsoft Officeと他のツールの混在から脱却するためにGoogle Appsが最適な選択でした。
企業がローカルアプリや物理サーバーをクラウドに移行する前に、まだ真剣に検討すべき点が残っています。しかし、多くの組織にとって、利便性とモビリティの点ではWebサービスが勝者です。
事例研究: 請負業者が Google Apps でモビリティと顧客とのつながりを向上
メリーランド州テンプルヒルズにある配管工事会社PTフォードは、少人数ながらも多忙なスタッフを抱えており、パソコンの修理に時間を割く余裕などありません。しかし、数少ない従業員たちは慢性的なPCウイルスと信頼性の低いPOP3メールシステムに悩まされており、携帯電話で顧客と連絡を取ることも容易ではありませんでした。雑然としたウェブサイトは更新が難しく、顧客からのリクエストを受け付ける簡単なオプションもありませんでした。
オーナーはVerizonとVonageのVoIPサービスに毎月約500ドルを支払うことにうんざりしており、Microsoft Officeの新規ライセンスにこれ以上費用を払いたくありませんでした。さらに、サードパーティのIT専門家はサポートに月額75ドル、オンサイトサポートに1時間あたり100ドルを請求していました。PCの問題解決に3,000ドルの請求を受けたことが、PT Fordに新たな試みを思いついたきっかけでした。
解決策
配管工事業者は、シルバースプリング近郊にあるMigration King社に連絡を取りました。同社は、中小企業のGoogle Appsなどのクラウドサービスへの移行を専門とするIT企業です。オーナーのシア・ベネット氏は、クライアントの技術費を毎月数百ドル節約することを目指しました。また、PTフォードには、ハードウェアの故障時のみサポートが必要となる自立型システムを導入したいと考えていました。
「会社のインフラ全体、つまり5～6年間のビジネスのやり方を変えることになるのです」と彼は自身の任務について語る。
そのため、ベネット氏はPTフォード社の少数のユーザーを、1ユーザーあたり年間50ドルのGoogle Apps for Businessスイートに加入させた。これにより、Outlookにデータを送信するPOP3のGoDaddyメールシステムはGmailに置き換えられた。ベネット氏は、従業員のノートパソコンに保存されていたMicrosoft Office文書をGoogleのサーバーに移行した。
彼はVonageのサービスを廃止し、Google Voiceを導入しました。Google Voiceは複数の携帯電話と固定電話に通話をルーティングします。今ではスタッフはiPhoneでメールにアクセスしたり、文書を編集したりできるようになりました。
PTフォード社のウェブサイトは、高額なホスティング型ウェブサーバーから、編集が容易なGoogleサイトに移行しました。従業員はサイト上のお問い合わせフォームから顧客からの問い合わせに対応できるようになりました。また、ベネット氏はサードパーティのGoogle Apps Marketplaceからオンライン請求書発行サービス「Freshbooks」を導入しました。Migration Kingは、PTフォード社にMicrosoft Internet ExplorerからGoogle Chromeブラウザへの移行を促しました。
結果
Googleドキュメントの共同編集機能により、配管工はサービスリクエストをリアルタイムで記録し、対応することができます。顧客を探している途中でも、スマートフォンでGoogleドキュメントをタップするだけで住所を確認できます。
この技術革新により、OutlookのメールPSTファイルに関する問題と、Norton 360では検出できなかったウイルスも解消されました。その結果、問題発生時にサードパーティのITサポートに支払うコストも削減されました。ベネット氏は、最大10台のPCまで無料で利用できるMicrosoft Security Essentialsに会社を移行しました。
移行には1週間もかからず、費用は1,000ドルでした。7年分のメールをGmailに移行するのにかかった時間はわずか数時間でした。では、Google Appsへの移行がベネット氏のようなITプロフェッショナルの業務を停滞させないのはなぜでしょうか？
「Google製品を再販するには、エンジニアが様々な技術について幅広い知識を持つ必要があります」と彼は言います。「複数のベンダーの様々な技術を熟知している必要があります。お客様が戻ってきてくれるのは、あなたを信頼しているからです。」
移行は迅速かつ低コストで完了しましたが、PT Ford はクラウド ホスト型給与計算システムの設定など、その他の高度なニーズについても引き続き Bennett に依頼しています。
–Migration Kingが提出したケーススタディ
シア・ベネットは、米国海軍の退役軍人で、中小企業の経営者でもあります。上級レベルのWindowsシステム管理、仮想化、プロジェクト管理、教育分野で10年以上のIT経験を有しています。VMware（VCP）、Microsoft（MCSE、MCSA、MCDBA、MCP）、CompTIA Linux+、Cisco CCNAなどの認定資格を保有しています。ベネットは、サンディエゴ国立大学で教育・指導技術の修士号とITマネジメントの学士号を取得しています。Migration Kingへのお問い合わせは、オンラインまたは202-503-9531までご連絡ください。
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