DropTask: 視覚的なタスクマネージャーでプロジェクトの全体像を把握

自分やチームのタスク管理やプロジェクトでの共同作業を支援するツールをお探しなら、無料または低価格のWebベースプラットフォームが豊富にあります。しかし、プロジェクト管理ツールの管理自体がプロジェクト化してしまうことも少なくありません。2月にリリースされた無料のビジュアルタスク管理Webアプリ「DropTask」は、より直感的な方法でワークロードを監視・管理できます。

プロジェクトの俯瞰図

DropTaskは円形をテーマにしたダッシュボードを備えており、誰にどのタスクが割り当てられているか、期限、そして再生、一時停止、チェックマークといったアイコンでタスクのステータスを俯瞰的に確認できます。これらのアイコンは、未開始、進行中、保留中、完了のいずれかを示します。作業量の多いタスクはグループ内で大きな円で、比較的簡単なタスクは小さな円で表示されます。

この円の中に円を配置するテーマは、慣れるまで少し時間がかかりますが、グローバル思考や戦略思考を持ち、仕事の分担を素早く把握したい人にとっては効果的です。例えば、会社が新製品を発売するとします。それぞれの大きな円、つまりグループは、マーケティング、IT、人事などの機能を表し、小さな円はそれぞれに割り当てられた様々なタスクを象徴します。あるいは、グループを顧客とし、内側の円は各顧客に必要な作業を表すといった具合です。

タスクを他のユーザーに割り当てるには、左側のチームメンバーの写真をタスクにドラッグするか、特定のタスクをクリックすると画面右側にポップアップ表示されるパネルからチームメンバーを選択します。このパネルでは、期限、タグ、ファイルを追加することもできます。

しかし、最も便利なのはサブタスクを追加できる機能です。右側のサブタスクにチェックを入れると、タスクの外側の部分が点灯して進捗状況を示します。繰り返しになりますが、文字による更新情報や長々とした文章を読みたくない人にとって、DropTaskの真価はまさにこの点にあります。タスクの状況を視覚的に素早く把握できるからです。

Droptaskサブタスク — タスクの円形の境界線の強調表示されたセクションには進行状況が表示されます。

ユーザーは他のユーザーに更新をリクエストすることができ、リクエストされたユーザーはメール内のリンクまたは DropTask 内の通知タブをクリックして応答できます。

Googleユーザーにとって、DropTaskとのGoogle連携は特に便利です。DropTaskで設定したすべての期限がGoogleカレンダーに表示され、Google TasksのToDoリストはDropTask内のグループに自動的に反映されます。DropTaskでは、GoogleドライブやDropboxを使ってタスクにファイルを添付することもできます。チームメンバーがドキュメントに加えた変更はクラウド上にリアルタイムで反映されるため、バージョン管理を気にする必要がありません。また、パソコンからタスクにファイルを添付することも可能です。

とはいえ、DropTaskはOutlookやGoogle以外の情報管理ツールを使っている人にとっては、カレンダー機能が内蔵されていないため、あまり魅力的ではないかもしれません。確かにタスクを期限順にリスト表示することはできますが、Basecampのようなより高機能なコラボレーションツールにあるような充実したカレンダー機能は備えていません。

DropTaskからのメール通知は、様々な間隔で受信できます。例えば、毎日のサマリーとして、あるいはチームメンバーがタスクを完了したりコメントを追加したりするたびに受信できます。また、サークル表示が気に入らない場合は、優先度、期限、チームメンバー、未開始タスク、期限超過タスクなどの様々なフィルターに基づいてリスト表示に切り替えることもできます。

Droptask 優先度表示 — DropTask のリストビューはタスクの優先度によってフィルターされます。

いくつかの注意点

DropTask は、カレンダー、ガントチャート、タイムラインが組み込まれていないため、本格的なプロジェクト管理ソリューションというよりも、個人またはチームのタスクマネージャーです。

また、スマートフォンやタブレットを使ってプロジェクトをリアルタイムで更新したいという方は、DropTaskのモバイルアプリが現時点ではまだ提供されていないことに失望するかもしれません（ただし、DropTaskは開発中と発表しています）。ただし、DropTaskにはモバイル向けに最適化されたサイトがあり、モバイルブラウザでも問題なく動作します。

DropTaskのもう一つの欠点は、仕事の進め方によっては重要かどうかは別として、権限を「すべてかゼロか」に絞る点です。誰かをプロジェクトに招待すると、その人はプロジェクト内でのあなたの行動をすべて見ることができるため、社内の議論、プロジェクトのモックアップ、その他の舞台裏の活動など、特定の情報をクライアントから隠すことができません。Basecampなどの他のプラットフォームでは、メッセージ、ToDoリスト、ファイル、イベント、ドキュメントなどをクライアントから隠すことができます。

特に直線思考の人は、DropTaskのシンプルで高レベルな幾何学的タスク管理アプローチに全く馴染めないかもしれません。そのような人には、Asanaのような共同タスク管理アプリケーションの方が適しているかもしれません。Asanaはデータを水平方向に掘り下げ、3列のフォーマットで左側にプロジェクトリスト、中央にプロジェクト内のタスクリスト、右側にタスクの詳細情報を表示します。

しかし、クライアントに裏側を明かす必要がなく、詳細なステータス更新よりも概要レポートを好む企業や個人にとって、DropTaskはタスク管理のための斬新でユニークなビジュアルツールです。ドラッグ＆ドロップのシンプルさと、多くの情報を一目で伝えられる機能により、他の多くのタスク管理ソリューションによくあるリスト内リスト形式に抵抗がなく、グローバルな視点を持つ方であれば、試してみる価値があります。