これはスパムではありません: Microsoft Outlook 2013で一括メールを作成する方法

あなたはスパマーではありません。大規模な顧客や購読者リストとコミュニケーションを取る必要がある人です。メールマーケティングキャンペーンの一括メール送信を簡素化すると謳うサービスは数多くありますが、最適なソリューションは、既に日常的に使用しているツールかもしれません。

Microsoft Outlook 2013 は、Microsoft Word の差し込み印刷機能を利用して、同じ内容で宛先が異なるメールを作成できます。また、差し込み印刷機能と同様に、アドレス帳の任意のフィールドから情報を取り込んでメールをカスタマイズできます。次回、ニュースレターなどの一括メールを送信する必要がある場合は、以下の手順に従ってください。

1. Outlookの「ホーム」タブ下部のナビゲーションウィンドウで、「連絡先」をクリックします（ナビゲーションウィンドウの設定によっては、テキストで表示される場合と、2つの頭を持つ「連絡先」アイコンで表示される場合があります）。連絡先リストをスクロールし、Ctrlキーを押しながら、この一括メッセージを受信したい各人をクリックします。選択すると、名前が青色に変わります。

2. [アクション] グループから[差し込み印刷]ボタンを選択し、[連絡先の差し込み印刷] ダイアログボックスで次の選択肢から該当するオプションを選択します。

連絡先:現在のビューのすべての連絡先または選択した連絡先のみ
結合するフィールド:すべての連絡先フィールド、または現在のビューの連絡先フィールドのみ
ドキュメントファイル：新規ドキュメントまたは既存ドキュメント。既存ドキュメントを選択した場合は、「参照」ボタンをクリックしてドキュメントを選択し、「開く」をクリックします。新規ドキュメントを選択した場合は、Outlook によって Word が起動し、新しいメッセージを入力できます。
連絡先データファイル:このメッセージを再度使用する予定がある場合は、[永続ファイル]ボックスをオンにして、ファイルを参照して探すか、ファイル名を入力します。
差し込みオプション：文書の種類として「定型書簡」を選択します。注：宛名ラベル、封筒、カタログも差し込み可能です。差し込み先として「電子メール」を選択してください。
メッセージの件名:ここに電子メールの件名を入力し、[OK]をクリックします。

メッセージを作成し、結合して送信する

1. 「OK」をクリックするとすぐに、Outlook は Word を起動します。メッセージの本文を作成し、挨拶文にカーソルを置いて入力し、「文章入力とフィールドの挿入」グループから「差し込みフィールドの挿入Hello,」ボタンをクリックします。ドロップダウンメニューから「名前」を選択すると、Word は挨拶文の横に「<<名前>>」というメールフィールドを挿入します。

2. メール本文には、電話番号、会社名、役職などのフィールドを挿入できます。しかし、関連フィールドがないカスタムデータを追加する必要がある場合はどうすればよいでしょうか？関連フィールドを借りることができます。

顧客に請求書の未払い残高を記載したリマインダーメールを送信したいとします。Outlookにはそのためのフィールドはありませんが、「電話番号」フィールドには入力用の19個のオプションと表示用の4つのフィールドボックスがあります。

オプションの一つに「その他」があります。このオプションを選択し、そこに未払い残高を入力します。次に、メッセージ内で未払い残高を表示したい場所にカーソルを置き、「書き込みとフィールドの挿入」グループの「差し込みフィールドの挿入」ボタンをクリックし、ドロップダウンメニューから「その他」を選択します。Word によってメールフィールド「<<その他>>」が挿入され、Outlook の連絡先リストに入力した金額が、差し込み対象のレコードごとにこのフィールドに入力されます。

f3 メッセージ作成、マージ、送信 — メッセージを作成し、連絡先リストと結合して送信します。

3. メッセージに問題がなければ、「差し込み印刷を開始」ボタンをクリックし、ドロップダウンメニューから「電子メールメッセージ」を選択します。Word でメールが差し込まれ、画面に書式が表示されます。次に、「完了」グループから「完了と差し込み」をクリックし、ドロップダウンメニューから「電子メールメッセージを送信」を選択します。

4. 「メールに差し込み」ダイアログボックスで、「宛先」欄に「メール」を選択します。次に、「件名」欄の件名を変更または入力し、「形式」欄で「HTML」を選択します。「送信レコード」欄で、すべてのメールを一括送信する場合は「すべて」、現在選択されているメールのみを送信する場合は「現在のレコード」を選択します。または、レコード/受信者の範囲を入力して「OK」をクリックします。WordとOutlookがメールを差し込み、送信します。