文書内での単語の過剰使用を防ぐのに役立つ2つのツール

私の文章には、段階があります。時には、2文に1文は「しかし」で始めなければならないと感じる時もありますが、その後「しかしながら」を使い始め、それが「それにもかかわらず」になり、この悪い癖がなくなるまでずっと続きます。

そんな時、単語頻度ツールを使うと、問題となる単語をどれくらい頻繁に使っているか把握できるので便利です。その方法を2つご紹介します。1つは簡単で、もう1つは少し上級者向けです。

Webアプリソリューション

記事、エッセイ、レポートなどで特定の単語がどのくらい使用されているかを知る最も簡単な方法は、オンラインアプリを使うことです。これらのサイトでは、テキストをコピー＆ペーストし、カウントボタンを押すだけでレポートが表示されます。

このようなウェブアプリはたくさんありますが、私が気に入っているのはText Fixerです。  「単語分析ツール」という見出しの下にあるエリアにテキストを貼り付け、 「単語数カウント」ボタンを押すだけです。テキスト入力ボックスの下に単語数レポートが表示されます。

調整できる機能や設定はほとんどありません。唯一できることは、「単語の頻度カウントから一般的な単語を除外する」というチェックボックスをオンにすることです。「しかし」のような一般的な単語の過剰な使用こそまさに私が排除したいものなので、通常はこのチェックボックスをオフにしています。

Microsoft Word アドイン

さあ、皆さん、さあ、腕まくりをしましょう。今日はOfficeアドインをインストールします。Windowsのユーザーフォルダの奥深くまで潜り込むことになります。アドインはプログラムのインストールよりも少し複雑ですが、やり方さえ分かれば、それほど難しくはありません。

ここでは、Windows 8.1 と Microsoft Office 2013 で実行した方法を説明します。

まず、隠しフォルダを表示できるようにする必要があります。Windowsキー+ Eキーを押して ファイルエクスプローラーを開きます。次に、「表示」タブをクリックし、「隠しファイル」のチェックボックスがオンになっていることを確認します。

次に、開発者Gregory Maxeyからアドインファイルをダウンロードします。アドインへのリンクはページの下部にあります。

ダウンロードしたZIPファイルには、.dotファイルと.dotmファイルの2つのファイルが含まれています。Word 2007以降では、.dotmファイルを解凍してください。ファイルを右クリックし、コンテキストメニューから「コピー」を選択してください。

それでは、ファイルエクスプローラーに戻って準備を整えましょう。 に移動しますC:Users[username]AppDataRoamingMicrosoftWordSTARTUP。メインフォルダ領域を右クリックし、「貼り付け」を選択してファイルをドロップします。

Wordを起動し、確認したいファイルを開きます。追加したファイルの影響でマクロが無効になっているという警告が表示される場合があります。その場合は、ボタンをクリックしてマクロを再度有効にしてください。

ちなみに、信頼できる開発者のアドイン ファイルのみをインストールしてください。そうしないと、サードパーティのコードがドキュメント上で実行できるようになります。

Word が起動すると、上記のような[アドイン]という新しいタブが Word メニューの上部に表示されます。

そのタブをクリックすると、単語の使用状況に関するメニュー項目が表示されます。それを選択すると、頻度レポートを簡単に調整できる一連のオプションを含むポップアップが表示されます。

準備ができたら、[OK]をクリックすると、設定を変更していない限り、単語頻度レポートが新しいドキュメントとして表示されます。

アドインの設定はこれでほぼ完了です。単語の出現頻度のカウントをお楽しみください！