OneDriveは、ドキュメントの共有をさらに複雑にすることで簡素化します

マイクロソフトは水曜日、OneDrive のファイル共有をより管理しやすくし、友人とフォルダーやファイルを共有する便利な方法を追加するとともに、組織内を移動するファイルに対するビジネス ユーザーがより細かく制御できるようにすると発表した。

ファイルやフォルダを「共有」する のは簡単そうに見えますが、実際にはそうではありません。誰にアクセス権を与えるか、場所を移動した場合にどうなるかなど、あなた（またはあなたの会社）が決めなければならない状況ではなおさらです。こうした要件をすべて調整することが、Microsoftが水曜日に発表したOneDriveの変更の基盤となっています。

新しい OneDrive の消費者向けコントロール

Microsoftは既に、Web版OneDrive内でファイルを右クリックし、特定の連絡先と共有する機能を提供しています。共有には編集権限やパスワードなどの権限設定が必要です。Microsoftが「家族とグループの共有」と呼ぶ機能は、今月後半にWeb版OneDriveに導入され、7月に一般提供が開始されます。Microsoftは、個々のフォルダやファイルの設定に時間がかかりすぎると考えているようで、そのため「家族」グループや友人グループを事前に定義できるようにしているようです。

簡単そうに聞こえますが、設定は複雑です。まず、WindowsやXboxでお子様のスクリーンタイムを制限するのと同じように、Microsoftアカウントを持つ個人で家族グループを作成する必要があります。友人グループを作成するのはさらに面倒で、Outlook.comにアクセスする必要があります。これらをすべて済ませると、Web上でファイルやフォルダーを共有できるグループがあらかじめ定義されます。

マイクロソフト

確かに、Microsoftの新しいコンシューマー向けコントロールは、写真や動画がテキスト、メッセージアプリ、ソーシャルメディアで共有されていない環境を想定しています。また、まだユニバーサルではありません。この機能は、年末までにOneDriveモバイルアプリ、同期クライアント、Mac、そしてWord、Excel、PowerPointから直接アクセスできるようになります。

この発表に合わせて、Microsoft はアップロードのサイズを 20 GB から 100 GB に増やし、Web 版 OneDrive にダーク モードを追加します。

企業向けの OneDrive は、コラボレーションの精神でドキュメントを共有することと、社外の競合他社にドキュメントが「共有」されるのを防ぐことの間で、常に微妙なバランスを保っています。

マイクロソフト

「OneDriveに追加」という新機能は、その境界線をまたぐ存在です。MicrosoftのOneDrive向けの新しいコンシューマー向けコントロールと同様に、「OneDriveに追加」は既存の機能を拡張したものです。Web版OneDriveには、他のユーザーが共有したファイルを一覧表示する「共有アイテム」という見出しが既にあります（Windows版Officeアプリも同様です）。「OneDriveに追加」を使用すると、「共有アイテム」の見出しの下にあるファイルを選択し、自分のOneDriveファイルリスト内にショートカットを作成できます。ただし、ファイルのその他の設定は変更されず、すべての権限はそのまま残ります。

ファイルが開発プロセスを経ていくにつれて、これらの権限の重要性はさらに増します。例えば、計画書は、少人数の従業員間で共有されるファイルとして存在するかもしれませんが、最終的には法務チームや経営陣が確認したい文書へと進化していく可能性があります。 

今夏後半には、ある参加者グループのOneDriveフォルダから別 の参加者グループのフォルダにファイルを移動する際に、ファイルの権限が自動的に再設定され、両方のグループが同じファイルにアクセスできるようになります。必要に応じて、OneDriveから新しいファイルリンクが送信されますが、正直言って、ユーザーにとっては面倒な作業になりそうです。

マイクロソフト

マイクロソフトは、OneDriveのファイル共有とアクセス制御をTeamsに拡張し、アプリを離れることなくファイルや権限の割り当てができるようにする取り組みを進めていると発表しました。また、今年後半には、ユーザーが新しいファイルに関する通知をオフにできるようにすることで、作業の煩わしさを最小限に抑える予定だとも述べています。さらに、ファイル名ではなくURLでファイルを共有できるようになる予定です。