Word、Excel、Outlookの上位15個のファンクションキー

Microsoft Officeはメニューベースのショートカットへと進化を遂げてきましたが、あの使い慣れたFnキーにも依然として役割があることを覚えておく価値があります。Word、Excel、Outlookのキーコンボの一部として、よく使うコマンドをより簡単に、より速く実行できます。

最も重要なファンクションキーの15個の操作方法をご紹介します。マウスとキーボードのショートカットを使った両手入力のコツをつかめば、プロジェクトの時間を何時間も短縮できることに気づくでしょう。

ユニバーサルキーストローク

1. ヘルプ

F1 キーは、Microsoft 製品を含むほぼすべてのソフトウェア プログラムでヘルプ キーとして機能します。Word および Excel では、Ctrl + F1 キーでリボン メニュー バーの表示/非表示を切り替えることができます。

2. ゴートゥー

F5キーはWordとExcelの両方で移動キーとして機能します。Excelでは、B55やG12などのセル参照を入力するダイアログボックスが表示されます。Wordのダイアログボックスでは、ページ、セクション、行、表、図など、13箇所の参照先を入力するように求められます。

3. ドキュメントを切り替える

Ctrl + F6 を押すと、複数の Word 文書を開いている場合は複数の文書間を切り替え、複数の Excel ファイルを開いている場合はワークシート間を切り替えます。

4. スペルチェック

F7 キーを押すと、Excel、Word、Outlook でスペル チェック ダイアログ ボックスが開きます。

5.保存

Shift + F12 キーを押すと、現在 Outlook で開いているドキュメント、スプレッドシート、またはタスク（メール、連絡先、タスクなど）が保存されます。Excel、Word、Outlook では、F12 キーを押すと [名前を付けて保存] ダイアログボックスが開き、新しいファイル名の入力を求められます。

6. 大文字と小文字の変更

Shift+F3キーを押すと、選択したテキストの大文字と小文字が切り替わります（Outlookでも同様）。文頭大文字、大文字、小文字など、順番に切り替わります。書式設定したいテキストをハイライトし、希望する大文字と小文字が表示されるまでShift+F3キーを押し続けるだけです。単語の途中で誤ってShiftキーを押してしまったり、Caps Lockキーがオンになっていることを忘れたりして、テキストを削除してしまう心配はもうありません。

7. 最後のアクションを繰り返す

F4キーを押すと、最後に実行した操作が繰り返されます。例えば、テキストボックスを作成したり、グラフィックを挿入したり、線を描いたりした後にF4キーを押すと、操作が複製されます。

8. シソーラス

Shift + F7 を押すと、シソーラスダイアログが開き、選択した単語の同義語が提案されます。

9. ハイパーリンクを無効にする

ハイパーリンクは、右クリックメニューから1つずつ無効にすることができます。しかし、この方法でドキュメントから数十個のハイパーリンクを削除するには時間がかかります。Ctrl+Shift+F9キーでも、選択されているアクティブなハイパーリンクを1つ無効にできます。ただし、ドキュメント内のすべてのアクティブなハイパーリンクを無効にするには、まずCtrl+Aキーを押してドキュメント全体またはメールを選択し、次にCtrl+Shift+F9キーを押します。

エクセル

10. セルを編集する

F2 キーを押すと、アクティブ セル (テキストと数式) が編集されます。数式をすばやく簡単に管理できます。

11. 関数の挿入

対象セルにカーソルを置き、Shift + F3 キーを押して「関数の挿入」ダイアログを開きます。リストから関数（SUM、AVERAGE、IF、COUNT など）を選択し、「OK」をクリックします。次に、「関数の引数」ダイアログが開き、選択した関数を使用して計算する範囲の入力を求められます。対象セルが数値列の下にある場合は、Excel によって対象セルの上にある範囲が自動的に入力されます。範囲が決まったら、「OK」をクリックします。Excel は関数/数式と範囲を入力し、答えを計算します。

12. セル参照を作成する

F4キーを押すと、数式を切り替えて絶対参照または相対参照を作成できます。この機能については、下の図を見れば一目瞭然です。

13. マクロダイアログボックスを表示する

Alt + F8 を押すと、マクロを実行、ステップ実行、編集、削除、またはカスタマイズするオプションがあるマクロ ダイアログ ボックスが表示されます。

14. アクティブなワークシートを計算する

非常に大きなワークシート、特に数式が詰め込まれている場合は、再計算に時間がかかります。そのため、多くのパワーユーザーは「自動計算」機能を無効にしています（[ファイル] > [オプション] > [数式] を選択し、 [計算オプション] > [ブックの計算方法] の下にある[手動]をクリックします）。無効にすると、作業が速くなります。テキストと数式の入力と編集が終わったら、Shift + F9 キーを押してすべてを再計算します。

15. 現在の範囲内のデータでグラフを作成する

F11キーを押すと、アクティブワークシートのアクティブ範囲のデータからグラフが作成されます。ただし、最初に範囲をハイライトしておくと、グラフの編集時間を節約できます。

Officeでお気に入りのファンクションキーの使い方をコメント欄で教えてください。今後もヒントをお届けしますので、お楽しみに。