Excelをマスターする方法：初心者からプロまで

ここでは、Excelの構造、重要で便利な関数、そして知っておくべき様々な機能について解説します。つまり、Excelをあなたのために使いこなし、スムーズなユーザーエクスペリエンスを実現する方法をご紹介します。

Excelのインターフェースの紹介

どのプログラムでも効果的に作業するには、どのような関数が利用可能で、どこにあるのかを把握しておく必要があります。Excelは数百、あるいは数千もの関数を備えた高度なプログラムです。しかし、もちろん、それらの関数がすべて一列に並んでいるわけではありません。構造を理解することで、必要なときにより多くの関数を見つけることができます。

Word と同様に、Excel では、ほとんどの機能ではないにしても多くの機能が、プログラム ウィンドウの上部にあるツールバー、いわゆるリボンに配置されているレイアウトが採用されており、ホーム、挿入、データなどのタブに分かれています。

鋳造所

Wordとは異なり、これらのタブを隅々まで探す必要はなく、多くのユーザーは「スタート」と「挿入」以外のタブをほとんど見ていません。しかし、探し始めると、多くの機能に気づくはずです。

• ホーム:基本的な書式設定と、オート SUM やフィルターなどのよく使用される機能へのショートカット。
• 挿入:グラフ、表、画像、またはテキスト ボックスが必要な場合。
• ページ レイアウト:印刷する場合のみ。
• 数式: Excel の最も重要な機能の 1 つは、組み込みの数式です。このタブは、財務、テキスト、数学などの分野に基づいて数式を見つけるのに役立ちます。
• データ:主にデータベースなどの外部データ ソースに接続するためのものですが、誰にとっても便利な機能もいくつかあります。
• レビュー:自分以外の誰かがドキュメントで作業したり、同じドキュメントを長期間使い続けたりする予定はありますか？その場合、コメントや追跡機能は非常に役立ちます。ここでそれらを見つけることができます。
• 表示：印刷プレビューに加え、最初の行または列をロックできます。これは大きな表で非常に便利です。また、開いているスプレッドシートを複数のウィンドウで表示するための設定もあり、複数の場所で同時に確認できます。

しかし、Excelに慣れてくると、ホームタブを離れる必要がほとんどなくなることに気づくと思います。他のタブにある機能のほとんどは、キーボードショートカットか、覚えておける数式で提供されています。

メニュー内のコマンドの順序が分かりにくい、あるいは便利な機能が足りないと感じていませんか？Excel には、メニューに何を含めるか、どのような順序で表示するかを設定するための優れたオプションがあります。

リボンの任意の空白部分を右クリックして[リボンのカスタマイズ]を選択するか、[ファイル] > [オプション]を選択して[リボンのカスタマイズ]をクリックします。

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ダイアログボックスの右側には、リボンの既存のコンテンツとレイアウトが表示されます。ここで新しいタブやタブ内のグループを追加できるだけでなく、既存のタブの順序を変更することもできます。例えば、 「ホーム」タブの「スタイル」機能はあまり使用しないけれど、「オートSUM」や「並べ替え」、「フィルター」などの編集機能はよく使用するとします。その場合、「スタイル」をドラッグして「ホーム」タブの一番下に移動するだけで、変更は保存されます。「OK」をクリックすると、Excelが変更を保存します。

左側のリストには通常、「よく使われるコマンド」が表示されますが、そこに表示されていない便利な機能を追加したい場合は、「コマンドの選択元」のドロップダウン メニューで「リボンにないコマンド」を選択できます。

スプレッドシート

Excelでの作業の大部分は、スプレッドシートを構成する行と列のセルのグリッド上で行われます。ここで表を作成したり、数式を入力したり、データの並べ替えや並べ替えを行ったり、理解を深めたりします。このグリッドをうまく活用すれば、あらゆる作業が簡単になります。

グリッドは左上の1行目、A列から始まります。そこから始める必要はありません。好きなセルに数字やその他の情報を入力できます。新しいドキュメントは「Sheet1」という空白のシートで作成されます。プログラムウィンドウの左下にあるプラスボタンを押すと、新しいシートを追加できます。各シートは最大1,048,576行、16,384列を処理できます。各セルには最大32,767文字、最大253改行まで入力できます。つまり、常に十分なスペースが確保されているということです。

グリッド内のどこにいても行番号と列番号が表示され、これらにはいくつかの重要な機能があります。

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行番号または列番号のいずれかを右クリックします。例えば、表示されるコンテキストメニューには、「挿入」と「削除」の機能があります。「挿入」は、クリックしたセルの上または左に新しい行または列を追加し、すべての内容を1つ下または右に移動します。特定のセルを参照する数式は、この操作を行うと自動的に変更されるため、手動で変更する必要はありません。

右クリックする前に1つ以上のセルをコピーまたは切り取った場合、「挿入」は「コピー/切り取ったセルを貼り付け」に置き換えられます。コピー方法によっては、一部の行/列のみが移動される場合もあれば、すべてが移動される場合もあります。

いずれかの数字をクリックすると、その行または列全体が選択されます。例えば、その行または列の内容を全てコピーしたり、書式を変更したりできます。典型的な使い方としては、数値、テキスト、日付を列に貼り付け、Excelで書式設定せずにプレーンテキストとして保存したい場合などが挙げられます。

Excelでの数値形式の仕組み

Excelのセルには様々な種類のデータを入れることができ、それぞれ異なる書式を設定できます。セルの書式設定を確認するには、セルを選択して「ホーム」タブの「数値」セクションを確認してください。見た目と実際の内容の違いを理解することが重要です。

日付を例に挙げましょう。数値形式が「標準」に設定されている空白のセルに日付を入力すると、Excelはそれを認識し、数値形式を自動的に「日付」に変更します。セルを選択し、「日付」と表示されているドロップダウンメニューをクリックします。ここで、テキスト形式に切り替えると、内容が数値として表示されることがわかります。例えば、2020年3月25日は43915になります。

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これは、日付が内部的に数値として保存され、「1」が1900年1月1日を意味するためです。Excelではそれより前の日付を使用することはできないため、系図学者などは、例えば日付形式ではなくテキスト形式を使用するなどして、この問題を回避する必要があります。ISO標準の年-月-日形式に従っている限り、日付順に並べ替えることは可能ですが、例えば2つの日付間の日数を計算する際に、このようなセルを使用することはできません。こうした問題も解決できますが、このガイドでは高度な内容のため割愛します。

数式

もちろん、Excelは表にテキスト、日付、数値を手動で入力するだけの用途にも使えます。しかし、このプログラムの真価は、他のセルからデータを取得し、様々な計算を実行し、その結果をセルに入力する数式を記述することにあります。

循環参照（あるセルの内容が別のセルの内容に依存し、そのセルの内容が最初のセルの内容に依存する）を作成しない限り、数式がさらにその数式を参照する、といった具合に、連鎖を繰り返すことができます。連鎖の先頭で変更を加えると、最後のステップまで結果が変わります。

数式は常に等号で始まります。その後は、Excelの特殊な構文に従って数式を書く必要はありません。通常の数学計算と似ていますが、それでも独自のものです。

=PMT(B6/12;B8*12;B4)
=OM(H8>250000; (H8-250000)*0,05; 0)+OM(H8>175000;OM(H8>

セルへの参照は、列の文字に続いて行番号を記述します（例：B6、H8）。相対参照と絶対参照の違いを理解することが重要です。

価格、数量、コストを含む表を作成しているとします。例えば、キュ​​ウリ – 1個あたり1ドル – 3個 – 3ドル。最初の3列は手動で入力することもできますが、最後の列は数式を入力するのに適しています。A2列に「キュウリ」、B2列に「1ドル」、C2列に「3」と入力されている場合、D2列に「=B2*C2」という数式を入力できます。

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次に、A3に「トマト」、B3に「1ポンドあたり2ドル」、C3に「2.5ポンド」と入力し、D2をコピーしてD3に貼り付けると、Excelが自動的に正しい数式「=B3*C3」を入力します。これは相対参照と呼ばれます。

列の文字の両側にドル記号を付けると（例：$B$2）、参照は絶対参照になります。つまり、数式をコピーして別のセルに貼り付けても、参照先は全く同じセルになります。例えば、表内の多くの場所で使用するために金利を入力するセルなどです。数式では相対参照と絶対参照を併用できます。

Excelの高度な数学演算の使い方、例えば経済学でよく使われるルートや指数を使った計算方法などをもう少し詳しく説明しましょう。簡単な例を挙げると、年利が2.5%の場合、日利は=(1+A1)^(1/365)-1という式を使って計算できます（A1には2.5%、つまり0.025と入力されています）。

ExcelのデータをWord文書で使用する方法

Excel にはシンプルなレイアウトのための独自の機能がありますが、レポートなどを作成して大きな Excel テーブルのデータを使用したい場合は、2 つの Office プログラムを簡単にリンクできます。

鋳造所

データが非常にシンプルな場合や、Excelで表の書式設定を行いたい場合は、必要なデータを選択してWordに貼り付けるだけで済みます。ただし、その場合、Wordで変更を加える必要があります。最新の図表が必要な場合は、リンクまたは埋め込みの方がはるかに実用的です。

1. まず、Excel に貼り付けたいものを選択します。
2. Word 文書を開き、ポインターを適切な場所に置きます。
3. [貼り付け] > [形式を選択して貼り付け] を選択します。
4. 「 As: Microsoft Excel スプレッドシート オブジェクト」を選択します。
5. 左側の「貼り付け」または「貼り付けリンク」を選択します。

前者は、コンテンツのコピーがWordに直接挿入され、そこで編集できることを意味します。後者は、Excelシートの該当部分へのリンクを作成し、変更を加えるにはExcelで操作する必要があることを意味します。

リンクされたコンテンツは、Excelで大規模で複雑なスプレッドシートを作成し、表やグラフなどの計算結果だけをWordに貼り付けたい場合に非常に便利です。Excelでデータを追加、削除、変更すれば、Wordでも最新の結果を得ることができます。

キーボードショートカットを学ぶ

Excelにはキーボードショートカットが豊富に用意されており、ベテランユーザーの操作を観察すると、マウスを使うことはほとんどないことに気づくでしょう。キーボードだけで思いつく限りのほぼすべての操作が可能で、マウスでメニューを操作していくよりも速い場合が多いのです。

便利なキーボード ショートカットをすべて説明するスペースはありませんが、ここでは Excel 特有の最も便利なコマンド (コピー、貼り付け、すべて選択など、おそらくすでにご存知のコマンド) をいくつか紹介します。

• Tabキー– 数式を入力し始めると、Excelは候補のリストを表示します。矢印キーを使って適切な候補を選択し、Tabキーを押して入力します。例えば、「NET WORKING DAYS」のような長い数式名を素早く入力できます。
• F4キーを押すと、ポインターがあるセルの参照を相対参照と絶対参照に切り替えることができます。ドル記号を入力する必要はありません。順序は、相対参照 -> 絶対行と列 -> 絶対行 -> 絶対列です。
• F2 – 選択したセルを編集します。
• Alt + Return – セルに行区切りを挿入します。
• Ctrl + D – まず、1つまたは複数の列のセルをいくつか選択します。次に、Ctrl + D を押すと、選択した各列の最上部のセルの内容を、その下の選択したセルにコピーします。
• Ctrl + Home に続いて Shift + Ctrl + End を押すと、開いているシートの使用領域全体が選択されます。
• Ctrl キーを押しながら矢印キーを押すと、矢印が指す方向に、空のセルの前のコンテンツがある最後のセルにジャンプします。
• Shift + Ctrl + 矢印キー– 現在選択しているセルから矢印の方向にあるコンテンツを含むすべてのセルを選択します。
• Ctrl+H – 検索と置換ツールが開き、例えば誤ったピリオドをカンマなどに簡単に置換できます。特定のセル、行、または列を選択して、その範囲に限定して置換を実行できます。

他にも数百あります。メニュー内の機能にマウスオーバーすると、その機能のキーボードショートカットが表示されます。また、Microsoftのリストもこちらで確認できます。

この記事はドイツ語から英語に翻訳され、元々はpcforalla.seに掲載されていました。