私と同じように、ビジネスミーティングに参加するのが苦手な方も多いのではないでしょうか。しかし、ワークグループがミーティングをより効率的にスケジュール管理し、運営するのに役立つ、インターネットベースの便利なツールが数多く登場しています。ここで紹介するツールはすべて、ほとんどの一般的なWebブラウザで動作し、ほとんどが無料、あるいは比較的安価な月額料金で利用できます。ただし、どのツールが特定の状況に適しているかを見極めるのは難しいものです。なぜなら、すべてのミーティングが同じ状況で開催されるわけではないからです。
複数のカレンダーを同期
確かに最も一般的な状況は、誰かのPDAとMicrosoft Outlookデスクトップ、あるいは上司のカレンダーとアシスタントのカレンダーなど、共通のカレンダーを同期したい場合です。多くのサービスが、チームメンバー間（あるいは家族や友人間）でのカレンダー共有を容易にしています。GoogleカレンダーとYahooカレンダーはどちらも無料のカレンダー同期機能を提供しており、CalgooのConnect、AppleのMobileMeとiTunes（コンピュータとiPhone用）、NuevaSync、SugarSyncなど、数多くの製品が両方のサービスと連携しています。BusySyncとSpanning Syncも、AppleのiCalカレンダーをGoogleカレンダーと同期できます。
しかし、これらの同期サービスは必ずしも正常に動作するとは限りません。問題の一つは、ほとんどのオンラインカレンダーおよびスケジュール管理製品がイベントや招待状の通知に電子メールを利用しており、各種カレンダープログラムがそうした電子メールメッセージを一貫した方法で認識したり対応したりすることが難しいことです。また、カレンダープログラムからURLが埋め込まれたメールを受信した場合、社内のスパム対策サービスによってブロックされる可能性もあります。さらに別の状況として、2つの異なるMicrosoft Exchangeサーバーを使用する2人のユーザーが共通の会議をスケジュールしたい場合、両方のExchangeカレンダーを同じGoogleカレンダーアカウントと同期するように接続することは可能ですが、難しい場合があります。この最後の問題に対する潜在的な解決策の一つは、CemaphoreのMailShadow for Google Appsを使用してExchangeサーバーとGoogleカレンダーを同期することです。このソフトウェアは電子メールアカウントごとに年間60ドルかかります。
GoogleカレンダーとYahoo!カレンダーの両方に共通する優れた機能の一つは、定期的な会議のリマインダーを複数のアドレスにメールで送信できることです。正しいアドレスを入力してさえいれば、この機能は問題なく動作します。
クライアントに予約を設定させる
顧客や社外の人に自分の時間を直接予約してもらいたい場合はどうすればよいでしょうか。一昔前は、アポイントメント セクレタリー (予約担当) が上司のカレンダーを管理し、紙と鉛筆で会議の時間を登録していました。今では、顧客や社外の同僚に、HourTown や TimeDriver などのセルフサービス型のアポイントメント スケジューラー Web サイトを紹介できます。これらのサイトには、スタッフの空き時間や予定の空き時間、アポイントメントに使用できる残りの時間の「在庫」が表示されます。また、電子メールによる通知も送信され、アポイントメントの確認には Web ブラウザー以外の特別なソフトウェアは必要ありません。出張中やその他の理由で連絡が取れない場合も、スケジュールを簡単に調整できます。どちらのサービスも手頃な価格で利用できます。TimeDriver は 90 日間の無料試用期間があり、その後は年間 30 ドルかかります。HourTown は 3 つのプランを提供しており、その中には毎月 2 件の予約が可能な無料プランも含まれます。
共通の会議時間やシフトスケジュールを設定する
異なる会社から来た人たちのために、共通の会議時間を調整したいという状況はどうでしょうか？会議主催者は、空いている可能性のある時間を列挙したメール通知を送信し、各参加者に都合の良い時間にチェックを入れるように依頼することができます。しかし、このような会議を企画したことがある人なら、あっという間に大量のメールの返信に埋もれてしまうことをご存知でしょう。
この点では、無料サービスのSetMeeting.com（Meeting Agent提供）とDoodleが便利です。SetMeeting.comの最大の弱点は、一度設定を開始すると、キャンセルして最初からやり直さない限り、会議場所を変更できないことです。Doodleはそれほど洗練されておらず、機能も少ないため、共通の時間を見つけるための投票ツールという側面が強いですが、それだけが目的であれば魅力的に感じるかもしれません。
また、例えば、シフト勤務者やボランティアが多数いて、彼らの都合の良い時間を調整したいという状況もあるでしょう。これは厳密には会議のスケジュール設定の問題ではありませんが、手作業で取り組んだり、何度もメールをやり取りして調整しようとしたりすると、時間のかかる作業になる可能性があります。有料サービスの Schedulefly と Shiftboard は、この目的のために設計されています。前者はレストランのスタッフ向けに開発され、後者はもともと医療市場向けに構築されました。どちらもその後焦点を広げ、どの Web ブラウザーでも実行できます。Schedulefly は最大 19 人のユーザーで月額 20 ドルから、Shiftboard は 5 人の固有のログインで月額 50 ドルからです。グループが大きくなるほど料金は高くなります。Schedulefly には Facebook プラグインもあるので、そこでシフト時間の調整や発表を行うことができます。
遠く離れた同僚に旅行アラートを送信する
Tripit.com が提供するサービスは、かなり珍しいものです。この Web サイトのアイデアは、ユーザーが旅行の計画を投稿し、ソーシャル ネットワーキング機能を使って、同僚や友人に旅行の予定を彼らの近所に知らせたり、彼らがあなたの近所にいつ来るかを確認したりできるようにすることです。もちろん、そのためには、さらに別のソーシャル ネットワークに招待状を送り、できるだけ多くの人 (少なくとも直接会いたい人) を Tripit のサークルに参加させる必要があります。しかし、一度友人ネットワークが構築されれば、旅行を知らせるのは比較的簡単です。航空券やホテルの予約確認メールを専用のアドレス ([email protected]) に転送するだけで、サイトが自動的に確認メールの情報を解析し、誰が旅行するかを判断し、旅行日程をネットワークに投稿します。このサービスは無料で、LinkedIn ネットワークと統合できるため、通知ネットワークを一から構築する必要はありません。
ご覧の通り、様々なWebベースのサービスが、対面での会議をより効率的にスケジュールし、調整するのに役立ちます。約束の時間に10分遅れることを全員に通知してくれるサービスが開発されれば最高ですね！
