Google は、管理者がユーザーによるファイル共有方法を管理できる新機能を導入し、Apps コラボレーション スイートを企業にとって便利なものにするための取り組みを続けています。
Googleドライブに保存されているスプレッドシート、ドキュメント、またはプレゼンテーションへのリンクを、アクセス権のない相手に送信すると、Googleは送信者に受信者がファイルにアクセスできるようにするよう自動的に促します。月曜日に発表された今回のアップデートにより、Google Apps管理者はユーザーが利用できるオプションを制限することで、こうした共有方法を制限できるようになります。
グーグル Googleが月曜日に発表した新しい設定が表示されているGoogle Apps管理コンソール
最も権限を限定した共有ダイアログでは、ユーザーはファイル共有の対象をメールの受信者に限定するか、共有ドメイン内のユーザー（つまり、yourcompany.com の全ユーザー）、またはリンクにアクセスできる世界中のユーザーから選択できます。アプリ管理者は権限を制限できるようになり、メッセージの受信者とドメイン内の他のユーザーのみ、またはメッセージの受信者のみとのみ共有を許可するオプションをユーザーに提供できるようになりました。
複雑な選択肢ではありますが、最終的には、他のユーザーにドキュメントへのアクセスを許可したいユーザーに対して、システムが提示する共有オプションを、Apps管理者がより適切に、よりきめ細かく制御できるようになります。より制限の厳しい共有オプションを選択することで、たとえ技術的にはより広範囲に共有できる場合でも、ドキュメントの公開範囲を必要なユーザーに限定するよう促すことができます。
組織内のユーザーが既にファイルを公開で共有できない設定になっている場合、今回のアップデートによって状況は変わりません。デフォルトでは、ユーザーは自分のドメイン内のユーザー、またはメールに記載されているユーザーとのみドキュメントを共有できます。
管理者がこうしたダイアログをより細かく制御できるようにすることは、Googleが自社製品をエンタープライズ利用により適したものにするための新たな一歩です。同社はエンタープライズコラボレーション市場においてMicrosoftとの競争に力を入れており、Google Appsを1年間契約した企業には、Microsoftとのエンタープライズ契約期間中、これらのツールへの無料アクセスを提供しています。
