Googleドライブのシンプルなインターフェースは、見た目だけで全てがわかると錯覚させてしまうかもしれません。しかし、実際には、すぐには気づかない強力な生産性向上機能が満載です。そこで、私たちはさらに多くの機能を発見するために、改めて調査しました。ここでは、おそらく使っていないけれど、使うべき5つの機能をご紹介します。
ドラッグアンドドロップファイル
通常、Google ドライブにファイルをアップロードする場合は、大きな赤い [新規] ボタンをクリックして [ファイルのアップロード]を選択し、コンピューター上のフォルダーに移動して必要なファイルを取得します。
ファイルをドライブに簡単にアップロードするには、ファイルをファイル リストにドラッグします。
もっと簡単な方法をご紹介します。WindowsエクスプローラーまたはmacOSのFinderからファイルをGoogleドライブのファイルリストにドラッグするだけです。Googleのドラッグ＆ドロップアイコンが表示され、アップロードの進行状況を示すプログレスバーが表示されます。
「クイック作成」リンクをブックマークする
ここにもう 1 つのショートカットがあります。これは、Google ドライブを開く必要さえないショートカットです。
新しいWord文書、スプレッドシート、またはスライドショーを作成したい場合は、「クイック作成」リンクを使用して、どのブラウザウィンドウからでも作成できます。以下のリンクをブラウザのツールバーにドラッグし、新しいプロジェクトを開始したいときに適切なリンクをクリックしてください。
- ドキュメント: https://docs.google.com/document/create
- スプレッドシート: https://docs.google.com/spreadsheets/create
- プレゼンテーション: https://docs.google.com/presentation/create
送信者で検索
Google の共同作業機能を使うと、おそらく複数の共有ドキュメントを同時に操作することになると思います。しかし、誰がどのドキュメントを送信したのか、誰とどのスプレッドシートで作業しているのかを把握するのは難しい場合があります。急いでいるときに、「共有アイテム」フォルダにある何百ものドキュメントをスクロールするのは大変です。そんな時は、ドライブの検索バーに共同編集者の名前またはメールアドレスを入力すれば、数秒以内に、その人と共同作業しているすべてのドキュメントのリストが表示されます。
PDFや画像をテキストに変換する
おそらく、ドライブを利用してあらゆる種類のファイルを保存していると思いますが、ドライブに組み込まれている OCR テクノロジを使用して、画像や PDF などのテキスト以外のドキュメントを編集可能なテキストに変換できることをご存知ないかもしれません。
PDF を Google ドキュメントとして開くだけで、編集可能なテキストに変換できます。
変換したいファイルを右クリックし、「アプリで開く」>「Google ドキュメント」を選択します。新しいブラウザタブが開き、画像またはPDFが青い枠で囲まれたドキュメント内に表示され、その下に生のテキストが表示されます。青い枠のサイズを調整して必要なテキストだけを抽出し、Google ドキュメントのツールを使用して編集や書式設定を行います。完了したら、タブから元の画像/PDFを削除し、新しいテキストドキュメントを保存します。
文書を翻訳する
ドライブでは、ドキュメントを数十の言語に翻訳できます。
今日のビジネスのグローバル化を考えると、他の言語で書かれた文書を扱う機会が時々あるかもしれません。テキストを切り取ってGoogle翻訳ウェブツールに貼り付けることもできますが、より良い方法は、Googleドライブにアップロードして翻訳し、希望の言語で新しいドキュメントとして保存することです。
ドキュメントをアップロードしたら、右クリックして「アプリで開く」>「Googleドキュメント」を選択します。開いたら、「ツール」メニューに移動し、「ドキュメントを翻訳」をクリックします。ドロップダウンメニューに表示される数十のオプションから言語を選択し、「翻訳」ボタンをクリックすれば、Voila!（これはフランス語で「そこにあります」という意味です。）
