そろそろ、スヌーズ機能にもっと気を配る時です。もちろん、Gmail、Outlook、その他多くの最新メールアプリに組み込まれている「スヌーズ」機能のことです。メールをスヌーズ機能で停止させると、後日改めて設定した時間まで受信トレイに表示されなくなります。
メールのスヌーズ機能という概念は10年ほど前から存在し、2018年からGmailにも搭載されていますが、十分に活用できていない、あるいは存在すら知らないという方も少なくありません。スヌーズは返信したくないメールを時間稼ぎするための手段だと思われがちですが、実際には受信トレイに常駐する一種のリマインダーとしてこそ効果を発揮します。スヌーズをそのように捉えれば、可能性は大きく広がります。
スヌーズの基本
GmailやOutlookのウェブ版では、スヌーズは簡単です。アナログ時計のアイコンを探してください。メールを読んでいるときはメールの上部、メールを選択しているときは受信トレイの上部に表示されます。また、メッセージを右クリックしてポップアップメニューから「スヌーズ」を選択することもできます。Gmailでメッセージにマウスオーバーすると、右側にスヌーズアイコンが表示されます。Gmailにはスヌーズのキーボードショートカットもあります。メッセージを表示中に「B」キーを押します。
Gmail の受信トレイ内のメッセージにマウスを合わせると、スヌーズ ボタンが表示されます。
ジャレッド・ニューマン / IDG
スマートフォンでは少し複雑です。GmailとOutlookの両方で、メッセージの右上にある「…」をタップするとスヌーズオプションが表示されます。また、「設定」>「スワイプアクション/オプション」に移動して、受信トレイ内のメッセージをスワイプすることでスヌーズを設定することもできます。
GmailやOutlookを使わない場合はどうすればいいでしょうか？Apple Mail、Yahoo!メール、AOLなどの他のメールプロバイダーを使っている場合は、スヌーズ機能に対応したサードパーティ製のメールアプリを使う必要があります。私はSpark、Newton、そしてMicrosoftのOutlookアプリ（名前に反してOutlook以外のメールプロバイダーもサポートしています）をおすすめします。
逆に、Apple の iOS メール アプリは、メール プロバイダーとして Gmail または Outlook を使用していてもスヌーズをサポートしていないため、この機能を利用するには、メール プロバイダーで別のアプリを使用する必要があります。
スヌーズの使い方
スヌーズの基本について説明したので、次はそれをどのように使うかを工夫してみましょう。
個人的には、ただ先延ばし目的でスヌーズを使うのは好きではありません。ほとんどのメールは、たとえメッセージをアーカイブに追いやることになっても、断固たる行動を取る方が良いでしょう。しかし、例外が一つあります。スマートフォンを使っている時は、ちゃんとしたキーボードを持ってデスクに戻るまでメールをスヌーズすることがあります。
また、自分のメールをスヌーズする設定も始めました。返信がない場合、メールは受信トレイに戻ってフォローアップされます。受信者が返信した場合は、設定したスヌーズがキャンセルされるので、受信トレイが整理された状態を保てます。Gmailには独自の「ナッジ」機能があり、フォローアップが必要なメールを自動的に提案してくれますが、スヌーズを使えば、タイミングや対応が必要なメールを完全にコントロールできます。
リマインダーといえば、スヌーズは必要な時に予定情報を再び確認するのに最適な方法です。特に今はZoomのリンクが大量に届くので、なおさらです。招待状で受信箱が散らかるのを防ぐため、私は会議の直前までスヌーズ状態にしています。また、迫り来る締め切りを忘れないようにしたり、旅行当日に旅程を再確認したりするのにスヌーズ機能を使うのも良いでしょう。
最後に、スヌーズ機能は予約メールと併用できます。Gmailでメールの予約送信をするには、ウェブでは送信ボタンの横にある下矢印、モバイルでは右上隅の「…」をタップします。予約送信したメッセージは、配信時刻の少し前までスヌーズできます。そうすれば、メールは受信トレイに戻り、送信前に変更内容を確認する最後のチャンスが得られます。ただし、キャンセルしない限り、メッセージは送信されてしまうので注意してください。
Gmailをスヌーズ用に最適化する
Gmail と Outlook はどちらも、基本的に同じ方法でスヌーズを処理します。つまり、事前に設定された時刻を選択してメッセージを受信トレイに戻すか、独自のカスタム日時を選択できます。
Gmailのプリセットされたスヌーズ時間があなたのスケジュールに合わない場合は、モバイルアプリの「設定」>「（あなたのメールアドレス）>スヌーズ設定」からカスタマイズできます。不思議なことに、ウェブ版のGoogle Keepでもデフォルトのリマインダー時間を設定でき、その時間がGmailのスヌーズ時間になります。
ただ一つ奇妙な点があります。「午後」のスヌーズ時間を設定しても、ウェブ版のGmailには反映されません。仕事の終わり近くにメールに返信したい場合は、朝のスヌーズ時間を遅らせたり、夜のスヌーズ時間を早めたりして、その分を補うのが良いでしょう。
Gmail特有のアドバイスをもう1つ。重要なメールをスヌーズする前に、まず未読にしておくことをおすすめします。そうすれば、受信トレイに戻ったときに再び太字で表示されます。（Outlookでは、これは自動的に行われます。）
もちろん、スヌーズ機能を使うことを覚えておくだけでも、成功の半分は達成です。でも、一度習慣になってしまえば、お気に入りのメール機能になるかもしれません。
このコラムは元々、Jared's Advisoratorニュースレターに掲載されたものです。毎週、実用的なテクノロジーアドバイスをメールでお届けしますので、ぜひご登録ください。
