中小企業の経営者から従業員、そしてCEOまで、時間管理を必要とするすべての人にとって、GTD（Getting Things Done）アプリは必須になりつつあります。実社会のユーザーを無作為に選び、お気に入りのGTDアプリを尋ねたところ、驚くべき結果が返ってきました。特定のツールだけを単独で使っている人はおらず、複数のソフトウェアやアプリケーションを組み合わせてタスクをこなしているというのです。
GTD とは何ですか?
生産性コンサルタントのデビッド・アレンは、2002年に出版した著書『Getting Things Done: the Art of Stress-Free Productivity（ストレスフリーな生産性の秘訣）』で、Getting Things Done（GTD）メソッドを広く世に知らしめました。この本の出版後、GTDの原則を実践するためのソフトウェアアプリが数多く登場しました。GTDの原則は、ワークフロープロセスの作成と、達成すべきタスクの追跡、保存、監視に重点を置いています。
多くの人が、物事を見落としを防ぐためには、自分のコミットメントとワークフローを追跡する必要があることに気づき始めています。そして、多くの場合、それはGTDアプリの選択を意味します。しかし、多くのアプリがひしめくGTD市場の中で、良いものとそうでないものを選別するのは容易ではありません。皆さんの多くと同様に、私もアプリストアで読んだレビューよりも、実際のユーザー体験を重視しています。ここで言及するアプリ、ソフトウェア、プロセスは、必ずしも業界で最も人気のあるものではなく、ユーザーが自身の経験に基づいて推奨しているものであることを明記しておきます。
エバーノート
GTD推奨の争いでは、Evernoteが圧倒的な勝利を収めました。このソフトウェアは無料で、年間45ドルのサブスクリプションにアップグレードすることで、クラウドストレージ容量の拡張や追加機能の利用が可能です。Evernoteユーザーのほとんどは、スケジュール管理ツールがないため、専らEvernoteを使用しているわけではありませんが、広く高く評価され、高く評価されました。
マクマイケル・グループLLCの代表で、財務・企業戦略コンサルタントのドナルド・マクマイケル氏は、「Evernoteは主に情報収集ツールとして使っており、GTDをベースにOmnifocus（下記参照）をセットアップしました」と述べています。ビジネス開発コンサルタント会社AD Publishing.orgの営業・事業開発担当副社長、デビッド・チャン氏は、「私にとって最高のGTDソフトウェアはEvernoteです。経費、未完了タスクなど、様々な情報をクラウドで同期し、どこからでもアクセスできます」と述べています。
オムニフォーカス
私が行った非公式なアンケート調査では、OmniFocusについて何度も言及がありました。ドナルド・マクマイケル氏は、「OmniFocusはプロセスの観点から見て強力で、高度な設定が可能なため、習得に多少の時間がかかるかもしれません。ただし、ありがたいことに、設定方法やユーザー作成のドキュメント／ビデオが豊富に用意されています」と述べています。
Omnifocusは複数のデバイス間ですべてのタスクを同期しますが、デバイスごとにインストール料金がかかります。Mac版のOmnifocusは80ドル、iPad版とiPhone版はそれぞれ40ドルと20ドルです。
トラック
サーバー管理会社rackAIDのCEO、ジェフリー・ハッカビー氏は、「私たちのチームの一部は、プロジェクト管理に無料のオープンソースソリューションであるTracksを使用しています」と述べています。TracksはWeb開発フレームワークRuby on Railsを使用して構築されていますが、このソフトウェアのパワーを活用するためにRubyプログラマーである必要はありません。RubyやMySQLを全く知らないという人は、Bitnami Tracksをダウンロードすれば、バックエンドのサーバー関連のことを気にすることなく、従来のWindowsプログラムとしてTracksをインストールできます。インストール後は、シンプルなインターフェースを備えた使いやすいブラウザベースのGTDアプリケーションになります。この記事のためにTracksについて調べて以来、私自身もTracksを使っていますが、私にとっては欠かせないツールです。
マインドマネージャー
MindManagerは、プロジェクトやチームを管理し、複雑なアイデアや設計をマッピングするためのツールスイートです。シンクタンク「アトラス・ソサエティ」のデジタルチャネル管理担当であるシェリー・ゴセット氏は、GTDアプリとしてMindManager用のGyronixプラグインを推奨しています。具体的には、Gyronix ResultsManagerとGyroQを推奨しています。
これらのプラグインを両方使うことで、MindjetのMindManagerで期限とリソースを割り当てたプロジェクトを素早くスケッチできます。毎日、ボタン一つでグラフィックダッシュボードを生成でき、各プロジェクトにおける次のアクションとステップ、未完了または未達成の期限、誰に対して何の義務（書類、電話、承認など）、そして誰に対して何の義務があるのかを正確に把握できます。
強力なツールですが、コストがかかります。MindManager for Individuals は月額 20 ドルから始まり、Gyronix プラグインのコストは、目的に応じて 30 ドルから 300 ドルの範囲です。
さまざまなツールの組み合わせ
実際のユーザーが時間管理にどのようなプログラムを使用しているかを調べて最も興味深かったのは、GTDの世界には「全てを支配する一つのツール」が存在しないということです。多くの場合、人々は時間管理とGet Things Done（GTD）のために別々のプロセスとアプリケーションを使用しています。
rackAIDのハッカビー氏は、「デスクカレンダー、Googleカレンダー、メールをうまく組み合わせて使っています。デスクカレンダーは、簡単なリマインダーや今週のタスクに使用しています。Googleカレンダーは、予定や1週間以上先のタスクのスケジュール設定に使用しています。必要に応じて、1日の終わりにToDoリストを自分にメールで送って、翌朝に確認できるようにしています。Googleカレンダーとメールはスマートフォンにも保存しているので、外出中でも簡単にスケジュール管理やタスクの確認ができます。」と述べています。
企業チームビルディング会社Savory Celebrationのシェフ兼オーナー、ロビー・レンセル氏は、Evernoteを使ってあらゆるアイデアを一箇所にまとめていますが、彼の使い方はそれだけではありません。「ToDoリストはThingsと、毎週整理するシンプルな紙のメモ帳を組み合わせて使っています。カレンダーはiCloudでiCalを使っています。すべてのデバイスと同期して整理できるので、とても便利です。」
Evernoteの無料版を使っていないなら、ぜひ使ってみましょう。GTDのプロセスとタスク管理に最も近いのはOmniFocusですが、iOSデバイスでしか利用できません。TracksはどのOSでも使えるシンプルなツールで、しかも無料というメリットもあります。
アンジェラ・ウェストさんは、今回のようなブログ記事をリサーチする際に、インターネットの迷路に陥らないためにGTDの原則を実践する必要があります。普段はコピーライターとして、ウェブサイトのコピーを、クレジットカードをすぐに使いたくなるような退屈な作業ではなく、読みやすく興味深いものにすることに特化しています。Twitterで@angelawestをフォローするか、FacebookページでPCWorld Business Centerの投稿をまとめてチェックしてください。
