Googleフォームとスプレッドシートを使って経費トラッカーを作成する方法

ポケットいっぱいのくしゃくしゃになった領収書と、メールの受信箱に埋もれたデジタル領収書で「経費追跡システム」が構成されているなら、そろそろ変更の時です。経費を即座に追跡できるアプリやサービスは数多くありますが、Googleツールを使えば、カスタマイズ可能なシンプルなシステムを簡単に作成できます。

GoogleフォームとGoogleスプレッドシートを併用するこの方法は、表向きはアンケートデータの収集と分析を目的として設計されていますが、少し工夫するだけで、金融取引の記録や支出残高の把握にも同様に活用できます。その方法をご紹介します。

1. スプレッドシートを作成する

Googleドライブにアクセスし、「新規」>「Googleスプレッドシート」を選択します。スプレッドシートに「経費」や「支出トラッカー」などのわかりやすい名前を付け、年を含めます。

2. フォームを作成する

スプレッドシートメニューで、「ツール」>「フォームを作成」を選択します。Googleフォーム作成ツールが新しいブラウザタブで開きます。3つのセクションが表示されますが、ここでは主に2番目のセクションに焦点を当てます。ここで、記録したい項目を入力するフォームフィールドを追加します。

「アイテムを追加」ボタンの横にある矢印をクリックし、ドロップダウンメニューから「テキスト」Dateを選択します。「質問タイトル」フィールドに「」と入力します。「 完了」をクリックします。

上記の手順を繰り返しますが、今回は「質問のタイトル」フィールドに と入力Payeeし、「完了」をクリックします。

これらの手順をもう一度繰り返し、Amount「質問タイトル」フィールドに入力します。「完了」をクリックします。

「アイテムを追加」ボタンの横にある矢印をもう一度クリックし、ドロップダウンメニューから「リストから選択」Payment Methodを選択します。「質問タイトル」フィールドに「 」と入力します。その下の「オプション1」フィールドに、Visaなどの支払い方法を入力します。最初の支払い方法を入力したら、後続の各フィールドをクリックして、すべてのオプションが含まれるまで別の支払い方法を追加します。この例では、Visa、Mastercard、デビットカード、当座預金口座、現金を使用しています。すべて入力したら、「完了 」をクリックします。

上記の手順を繰り返し、Category「質問の種類」欄に入力します。各オプション欄に、食費、事務用品など、異なる支出カテゴリーを入力します。「完了」をクリックします。

最後に、「項目を追加」ドロップダウンメニューから「テキスト」Descriptionを選択し、 「質問タイトル」フィールドに入力します。ここに、完成したフォームで経費の説明を入力します。「完了」をクリックします。

3. フォームを自分にメールで送信する

フォームを作成したら、それをメール アカウントに送信する必要があります。これにより、携帯電話、タブレット、またはコンピューターから簡単にアクセスできるようになります。

フォーム作成ツールの下部にある「フォームを送信」をクリックします。「フォームをメールで送信」という欄にメールアドレスを入力します。「フォームをメールに含める」にチェックが入っていることを確認してください。「送信」をクリックします。

メールクライアントでメッセージを開きます。次のようなフォームが表示されます。

フォームが記載されたメールをスター付きまたはブックマークして保存しておくと、外出中でも簡単に取引を記録できます。

すると、経費スプレッドシートが自動的に更新されます。スプレッドシートの合計数式を使用して、残高を最新の状態に保つことができます。

このコツをマスターすれば、ほぼあらゆるものを追跡できるようになります。ぜひコメント欄にアイデアを残してください。