Windowsに次いで、WordはPCの歴史においてMicrosoftの最も象徴的なソフトウェアと言えるでしょう。人生で一度もWordを使ったことがない人はいるでしょうか？そして、白いページと点滅するカーソルを見つめながら、毎週、いや、もしかしたら毎日Wordを使っている人はどれくらいいるでしょうか？
Wordを使いこなせると思っている方もいるかもしれません。しかし、これまで見落としていた、小さくても便利な機能が数多くあります。それらを活用すれば、生産性をさらに向上させることができます。
書式のペイントからハンズフリーのディクテーション、異なるドキュメント バージョンの組み合わせや対比まで、知っておく必要のある最も重要な Microsoft Word 機能の一部を紹介します。
関連： PCWorldのソフトウェアストアでMicrosoft Office Home 2024を119ドル（30ドル引き）で入手
書式のコピー/貼り付けで書式設定の時間を節約
ジョン・マーティンデール / ファウンドリー
Word文書内でテキストや画像をコピー＆ペーストするのは簡単ですが、あるテキストセクションの詳細な書式設定を複製して別のテキストに適用したい場合はどうすればよいでしょうか？
書式のコピー/貼り付けツールを使えば、テキストの内容ではなく、書式だけをコピー＆ペーストできます。コピー元のテキストを選択し、コンテキストメニューからブラシアイコンをクリックするだけです。その後、その書式に変換したいテキストを選択すると、自動的に適用されます。
ナビゲーションウィンドウを使用して移動する
ジョエル・リー / ファウンドリー
ご存知ない方のために説明すると、ナビゲーション ウィンドウ ( Ctrl + Fキーボード ショートカットを使用して開いたり閉じたりできます) は、ドキュメント内で特定の単語を検索するときに使用するものです。
しかし、文書に見出しが適切に設定されていれば、ナビゲーションウィンドウを使ってセクション間を移動できます。文書が膨大な場合（例えば、膨大なレポート、膨大な量の参考マニュアル、小説など）、必要なセクションを見つけるために手動でスクロールするよりも、ナビゲーションウィンドウの方がはるかに効率的です。
集中力を高めるためにフォーカスモードに切り替える
ジョエル・リー / ファウンドリー
フォーカス モード (集中モードとも呼ばれる) は多くのアプリケーションで便利な機能であり、Word も例外ではありません。
フォーカスモードを有効にするには、リボンメニューの「表示」>「フォーカス」を選択します。これにより、不要なインターフェース要素がすべて非表示になり、タスクバーなどの邪魔なものが消えてアプリが全画面表示されます。これで、作業に集中しやすくなります。
ディクテーションを使用してハンズフリーで書き込む
ジョエル・リー / ファウンドリー
反復性ストレス障害（RSH）でお悩みですか？タイピング速度を気にせず、意識の流れに沿って文章を書きたいですか？それとも、横になりながらでも生産性を維持したいですか？ディクテーションがその答えです。
ディクテーションを有効にするには、リボンメニューの「ホーム」>「ディクテーション」に移動し、「ディクテーション」がオンの状態で話しかけます。Word は、話しかけた内容をすべて文書に書き起こします。
録音した音声ファイル（講義、インタビュー、会議など）がある場合は、「ホーム」>「ディクテーション」>「文字起こし」を使用してテキストに変換できます。ただし、この操作にはMicrosoft 365サブスクリプションが必要で、文字起こしのアップロード時間は月間最大300分までとなります。
Wordでテキストを読み上げてもらう
ジョエル・リー / ファウンドリー
読みやすいか（あるいは読みにくいか）を知るには、声に出して聞いてみる必要がある時があります。自分で声に出して読むこともできますが、誰かに読んでもらう方がより良いでしょう。自分の書いたものなので、間違いやミスを見逃してしまう可能性があるからです。
幸いなことに、Wordなら自動的に読み上げてくれます。読み上げたいテキストを選択し、リボンメニューから「校閲」>「読み上げ」を選択してください。Wordが書き込んだ内容を読み上げてくれます。少しロボットっぽいですが、十分に役立ちます。
ドキュメントの比較と結合
ジョエル・リー / ファウンドリー
送られてきた文書にどのような変更が加えられたのか知りたいですか？あるいは、その文書を別の文書と結合したいですか？そんな時に「比較と結合」機能が大変役立ちます。
これらを使用するには、リボン メニューで[レビュー] > [比較]または[レビュー] > [結合]を選択し、画面上のツールバーを使用して、比較する (並べて) または結合する (1 つのドキュメントに) ファイルを選択します。
エディターを使用して作品を校正する
ジョン・マーティンデール / ファウンドリー
出版前に編集者に送ることができるかもしれませんが、誰もがそう幸運なわけではありません。幸いなことに、Wordに内蔵されているAIエディターを使えば、いつでも校正してもらえます。
これを行うには、リボンメニューから「ホーム」>「エディター」を選択します。右側にエディターパネルが開き、スペルや文法に関するメモが表示され、文章を改善するためのさまざまな提案が表示されます。
自動目次を挿入する
ジョエル・リー / ファウンドリー
目次があれば、長い文書でも簡単に移動でき、よりプロフェッショナルな印象を与えることができます。ただし、手動で追加する必要はありません。すべてのセクションに適切な見出しと小見出しがあれば、簡単にすぐに目次を挿入できます。
目次を表示したい場所にテキストカーソルを置きます。リボンメニューの「参考資料」>「目次」に移動します。必要なスタイルをクリックすると、文書に自動的に挿入されます。手動で調整することも、目次を選択して「目次を更新」をクリックすることで自動的に更新することもできます。
すべての書式を除外したテキストを貼り付けます
ジョエル・リー / ファウンドリー
きっとあなたもこんな経験があるでしょう。他の文書、ウェブページ、アプリから段落をコピーしてWordに貼り付けたのに、書式が乱雑になってしまい、文書の見た目やレイアウトが台無しになってしまった、そんな経験はありませんか？ そうなると、すべての書式を手動で修正しなければならなくなります。
実は、そんな面倒な作業は、あるシンプルな機能で全て省くことができます。次回テキストを貼り付ける際は、貼り付けたい場所を右クリックし、「テキストのみ保持」ボタン（クリップボードに「A」の文字が表示されているボタン）をクリックしてください。または、Ctrl + Shift + V のキーボードショートカットを使うこともできます。どちらの方法でも、コピーしたテキストは書式設定をすべて削除して貼り付けられます。
ワンクリックで同義語を検索
ジョエル・リー / ファウンドリー
私たちはそれぞれ専門分野において、まさに専門用語の辞書のような存在だと自負しているかもしれませんが、特定の用語やフレーズのあらゆるバリエーションを網羅している人間はいません。文書の中で同じ単語を繰り返し使っていることに気づいたら、時々表現を変えるのが良いでしょう。
Word は、類義語の候補表示機能を使って、既に豊富な単語知識をさらに拡張するのに役立ちます。類義語の候補が必要な単語を右クリックし、コンテキストメニューから「類義語」を選択するだけで、すぐに候補が表示されます。（ちなみに、オフラインでも動作します！）
あらゆる種類のAI支援にCopilotを使用する
クリス・ホフマン / ファウンドリー
2025年1月より、MicrosoftのCopilot AIアシスタントがMicrosoft 365のPersonalプランとFamilyプランに含まれるようになりました。（サブスクリプション版ではないOffice 2024スイートをご利用の場合は、Copilotは一切ご利用いただけません。）Copilotにアクセスするには、リボンメニューの[ホーム] > [Copilot]に移動します。
WordのCopilotを使えば、AIにテキストを生成させるためのプロンプトを送信できます。書式設定の有無にかかわらず、テキストは自動生成されます。また、Copilotとチャットして文書の概要を取得したり、質問して回答を求めたり、いくつかのアクションを実行したりすることもできます。Copilot Proでは、さらに多くのことができます。
独自のキーボードショートカットを作成する
ジョン・マーティンデール / ファウンドリー
Wordには、日々の使用をスピードアップするためのキーボードショートカットが豊富に用意されていますが、すべてを覚えるのは難しいかもしれません。あるいは、キーボードショートカットが組み込まれていない操作もあるかもしれません。あるいは、Wordの使い方に合わせて、よく使うキーボードショートカットを整理し直したい場合もあるでしょう。
できますよ！リボンメニューの「ファイル」＞「オプション」に移動し、 「リボンのカスタマイズ」をクリックします。ウィンドウの下部に「キーボードショートカット」があります。その横にある「カスタマイズ」をクリックします。カスタマイズしたい操作を見つけて、独自のキーボードショートカットの組み合わせを入力できます。
さらに読む:知っておくべきMicrosoft Wordの高度なテクニック
著者: Jon Martindale、PCWorld寄稿者
ジョン・マーティンデールは、最新のグラフィックカード、プロセッサ、ディスプレイのスペックを徹底的に調べることを何よりも愛する、貪欲なライターでありテクノロジーオタクです。PCに関するあらゆることに情熱を注いでいますが、AIの実験や、最悪の姿勢の癖を克服するのに役立つ新しいスタンディングデスクの紹介も楽しんでいます。
