ペーパーレス化に向けて綿密に計画した計画も、書類に署名をもらう必要が生じた瞬間に頓挫してしまいます 。そのプロセスは通常、書類を印刷し、自分で署名し、相手にファックス送信し、相手が印刷・署名し、ファックスで返信するのを待つというものです。そして、その書類は3度も印刷され、キャビネットに永久にしまい込まれることになります。
それは時代遅れのやり方で、面倒な仕事です。しかし、もっと良い方法があります。
電子署名スキームは巨大ビジネスへと成長しました。DocuSignのCMOであるダスティン・グロス氏によると、電子署名セクターは2020年代末までに50億ドルを超える成長を遂げると見込まれています。電子署名ツールは、紙の署名処理に伴う膨大な非効率性に対する、ハイテクかつ待望の解決策です。
システムはプロバイダーによって異なりますが、基本的な考え方は同じです。Word、PDF、画像ファイルなど、文書をオンラインサービスにアップロードし、署名が必要な部分に特別な注釈を付けます。サービスは、このマークアップされたファイルを指定された受信者に送信します。受信者は、標準の筆記体フォント、またはマウス（タブレットの場合は指）を使って描画した走り書きの文字で、数回クリックするだけで「署名」できます。署名が完了すると、署名済みのファイルが返送され、ミッション完了です。
ユーザーは電子契約に大量に署名しています。EchoSign社によると、同社は現在、毎月150万件の文書を処理しており、その数は増加傾向にあるとのことです。
これは実際に合法ですか?
確かに早くて便利そうに聞こえますし、書留郵便でやり取りするよりはるかに楽です。しかし、電子署名された契約書は法的に有効でしょうか？ インクで汚れた紙と同じように、法廷で有効になるのでしょうか？ 署名が必要なデジタル文書を作成する企業であれ、マウスクリックで署名する消費者であれ、ほとんどの場合、答えは明確に「イエス」です。
米国政府は、2000年に電子署名に手書きの署名と同等の法的効力を与えるESIGN法を制定し、電子署名に関する法的課題の解決に向けて最も大きな一歩を踏み出しました。州法も、大部分においてこれに倣い、電子署名の有効性を認めています。
ルイジアナ州の弁護士アンドリュー・ルグラン氏は、同州では「電子署名が成立するためには、電子マークは1) 本人によって、2) 記録に署名する意図を持って作成されていなければならない」と指摘しています。これは手書きの署名とほとんど変わりません。本質的に重要なのは、マークそのものではなく、その背後にある意味なのです。
電子署名はあらゆる用途に使えるのでしょうか？ほぼその通りです。ルグラン氏はこう言います。「私が原本を保管しているのは、遺言書と約束手形だけです。デジタルコピーしか持っていないと不安になるのは、この2つの文書だけです。あまりにも重要な書類だからです。」
裁判所は電子署名をどれほど真剣に受け止めているのでしょうか？ルグラン氏はこう述べています。「連邦判事がすべての命令にデジタル署名を使用していることを認識することが重要です。ご存知の方もいらっしゃるかもしれませんが、これらの裁判所はペーパーレスです。判事が命令に『署名』する際、PDFソフトウェアを使用して電子署名を命令に押し付けます。連邦裁判所が電子署名の効力が手書き署名よりも劣ると考えているなら、電子署名を使用するでしょうか？」
実際、ほとんどの裁判所は、電子署名はインク署名と同様に正当であるとの判決を下してこれを裏付けています。
しかし、署名するのは誰ですか?
いくつかの重要な法的文書（婚前契約書を締結する場合はおそらく紙で作成することになると思います）を除けば、ほとんどの契約は電子的に安全に処理できます。ただし、公証が必要なものは例外です。
確かに、署名は契約や金融取引の条件に同意したことを示すだけの印ではありません。本人確認の役割も果たします。クレジットカードの領収書に署名しなければならないのは、まさにそのためです。しかし、多くの場合、本人確認はそれほど重要ではありません。しかし、重要な金融取引、事業運営、法的書類など、本人確認が重要な場合は、文書に署名する人が本当に本人であることを確認するために公証人が必要です。
それが電子署名の問題点です。これまでのところ、電子署名サービスは公証人に代わる優れた手段を生み出していません。公証人は時代遅れで時間のかかる旧態依然とした手段であり、今後数十年は存続する可能性が高いでしょう。現在、多くの高額取引では、電子署名と紙の署名が共存しており、場合によっては双方で署名する必要があることに気づくでしょう。住宅ローンを組むことを経験すれば、私の言っていることがよく分かるでしょう。
電子署名オプション
電子署名はあらゆる種類のビジネス文書に浸透しつつあります。シンプルなサービス契約から複雑な不動産取引まで、電子署名された文書は今や標準的な業務手順になりつつあります。
ワシントンD.C.で写真ブースのレンタル会社を経営するシェロン・コリンズ氏は、これまでに30件以上のレンタル契約を電子契約で締結したと語る。「今のところ、お客様から否定的なフィードバックは一切受けていません」と彼女は言う。
署名が必要な文書がある場合、自分でまとめる必要はありません。PDFやWordファイルを誰かに送り、マウスで署名を書いてもらうという方法も技術的には可能ですが、合法ではあるものの、作業としては少々面倒な方法と言えるでしょう。
電子署名の普及に伴い、様々なクラウドベースのサービスが登場し、プロセス全体を簡素化し、契約管理を容易にする追加機能を追加することで、完全にオンライン化しています。多くのサービスでは、受信者がスマートフォンやタブレットの指先で署名できるモバイルアプリも提供しています（特に対面でのやり取りに便利です）。価格はまちまちのように見えますが、ほとんどのサービスは、中小企業向けにユーザー1人あたり月額20ドルのプランを提供しています。また、1ユーザーあたり月5件の文書まで無料で利用できるベーシックプランも一般的です。
ここでは、電子署名の主な企業とそのツールの仕組みについて説明します。
ドキュサイン
不動産業界の大手サービスプロバイダーであるGoogleが支援するDocuSignは、シンプルで機能豊富なサービスで、どんなビジネスでも簡単に使えるはずです。DocuSignにファイルをアップロードし（DocuSignはファイルをまとめて送信できる「エンベロープ」に入れます）、署名ボックスをドラッグ＆ドロップして、署名を付与したい文書にドロップします。すると、DocuSignは指定した受信者に文書をメールで送信します。また、受信者に署名を促すリマインダーを設定したり、期限内に署名されなかった文書を期限切れにしたりすることも可能です。ダッシュボードでは、未完了および完了済みの契約をすべて追跡できます。iOS版とWindows 8タブレット版が用意されています。プランは無料（非常に基本的なサービス）からユーザーあたり月額20ドルまであります。
エコーサイン
2011年にAdobeに買収されたEchoSignは、見た目も動作もDocuSignによく似ており、多くの点でDocuSignと同等です。文書をアップロードし、署名場所を設定（または最後に署名を1つだけ指定）し、契約書をメールで送信します。シンプルなダッシュボードで、送受信されるすべての契約書のステータスを追跡できます。
EchoSignの興味深い機能としては、手書きでの署名を希望する受信者向けにFAX署名を組み込む機能や、受信者にパスワードや社会保障番号の下4桁などの個人情報の入力を求めることができる追加認証機能などがあります。もちろん、様々なAdobe製品との統合性も高く、PDF中心の企業にとって魅力的な選択肢となっています。iOS版とWindows 8タブレット版も用意されています。プランは無料（非常に基本的なサービス）から月額399ドルまで幅広く用意されています。
セルティフィ
ややシンプルなこのサービスは見た目はそれほど良くありませんが、Sertifiは電子署名システムに必要な基本機能のほとんどを備えています。上記の2つの大手サービスが気に入らない場合に最適です。文書は完全に電子署名することも、印刷して署名し、ファックスで送信することもできます。凝ったダッシュボードはありませんが、ファイルはSertifiを通じて追跡でき、サイト上にアーカイブされます。プランは無料（非常に基本的なサービス）から月額199ドルまであります。
右署名
上記のサービスよりいくらか安価な代替サービスとして注目に値する (通常の月額 20 ドルではなく 14 ドルで 1 人のユーザーに無制限の送信を提供) RightSignature は、より高価なサービスのすべての機能を備えており、複雑な契約書の署名、イニシャル、日付のフィールドの場所を設定したり、契約の有効期限を指定したりできます。ただし、すべての署名は入力ではなく手書きで描く必要があります。
RightSignatureにはオンラインフォームビルダーも搭載されており、受信者はより詳細な契約情報（電話番号、住所など）を入力できます。ジムの会員契約書や賃貸物件の損害賠償責任免除書など、署名が必要な定型文書を電子署名サービスで大量に作成したい場合に便利です。ダッシュボードも搭載されています。iOS版も利用可能です。プランは無料（非常に基本的なサービス）から月額49ドル（送信者10人まで無制限）まであります。
