Microsoft Accessで初めてのデータベースを構築する方法

Access を含む Microsoft Office（最新バージョンは Office Professional 2010）をお持ちなのに、まだ使ったことがない方は、ビジネスデータの整理と分析に役立つ強力なツールを見逃していることになります。このリレーショナルデータベースプログラムを最大限に活用する方法をご紹介します。

Excel をお持ちの場合、Access は必要ですか?

単純なリストを扱う場合は、Excel が並べ替え、フィルター処理、値の計算といった基本的なツールを提供しているため、Access を使用する必要はありません。しかし、複雑なデータを扱う場合は、Access が最適です。Excel では複雑なデータであってもリスト形式で保存できますが、そうするとデータの重複が多くなり、入力ミスのリスクが高まります。さらに、リスト形式でデータを保存するには、ピボットテーブルなどの特別な Excel ツールを使用し、データを分析して意味のある方法で表示する必要があります。Access ではそのような必要はありません。

複雑なデータを扱う実際の状況として、ExcelではなくAccessで保存・管理するのに適した例を挙げてみましょう。例えば、スマートフォン、パソコン、タブレット、ビデオプロジェクターといった会社の資産をどの従業員に割り当てたかを記録しておく必要があるとします。従業員はこれらの資産をいくつも所有している可能性があり、従業員が所有する電子機器ごとに説明とID番号を保存する必要があります（もちろん、データを電子機器に限定する必要はありません）。

この記録管理システムを Excel のリストとして作成する場合、次の 2 つの方法のいずれかになります。まず、ワークシートで各従業員に 1 行を割り当て、その行の 2 つの列に、従業員に割り当てられた各資産の説明と ID を入力します。たとえば、1 人の従業員が 15 台のデバイスを所有している場合は、このような列を 30 個作成します。1 人の従業員が 1 台しか所有していない場合は、必要な列は 2 列だけです。各従業員について保存されるデータの量は異なるため、ワークシートで特定の項目を探すのは簡単ではありません。また、1 人の従業員が多くの機器を所有している場合は、Excel ウィンドウに収まりきらないほど多くの列を設定する必要があるため、データを表示するのも簡単ではありません。

Excel でデータを整理するもう 1 つの方法は、ワークシートの 1 行を各電子機器に割り当てることですが、この設定も、理由は異なりますが、同様に面倒です。この場合、従業員が所有する機器ごとに、従業員の名前と従業員番号を繰り返し入力する必要があります。つまり、従業員データを繰り返し入力することになり、Excel ファイルには大量の重複データが保存されることになります。また、スプレッドシートの扱いが面倒なため、時間の経過とともに、あなたや同僚が従業員データの一部を誤って入力する可能性があります。たとえば、誰かが「Bill Smith」のレコードを入力し、別の誰かが同じ人物の「Billy Smith」という 2 番目のレコードを作成しただけで、2 人の異なる従業員のように見える場合があります。

このようなシナリオでは、AccessはExcelよりもはるかに優れたツールです。Accessでは、従業員のテーブル（リスト）を1つ作成し、各レコードに従業員の名前とID番号を入力します。2つ目のテーブル（別のリスト）には、各デバイスの説明とID番号、そしてそのデバイスを所有している従業員のID番号を入力します。この構成で重複するデータは従業員ID番号のみで、これが2つのリストをリンクする役割を果たします。これはリレーショナルデータベースと呼ばれ、Accessを使用すると、このようなデータベースを非常に簡単に作成できます。

Accessでデータベースを作成する方法

まず、Accessを起動し、「ファイル」→「新規」を選択します。このデータベースは最初から作成するため、「空のデータベース」を選択します。

画面にTable1が表示されます。「クリックして追加」をクリックし、最初の2人の架空の従業員の詳細を入力します。「James」と入力し、 Enterキーを押して次の列に移動し、「Smith」と入力します。Enterキーを2回押して2行目の2列目に移動し、「Peta」と入力し、 Enterキーを押して「Harrison」と入力します。

この時点ではテーブルに列ヘッダーがないため、従業員ID番号を使用できるようにデザインを変更する必要があります。変更するには、リボンツールバーの「ホーム」タブにある「表示」ドロップダウンメニューをクリックし、 「デザインビュー」を選択します。「名前を付けて保存」ダイアログボックスが表示されたら、テーブル名として「Employees」（メニューバーの下のタブ）と入力し、「OK」をクリックします。

デザインビューモードに切り替えたら、フィールド名「ID」の代わりに「EmployeeNumber」と入力します。Tabキーを押し、「データ型」ドロップダウンリストから「Number」を選択します。「Field1」を「 FirstName」に、「Field2」を「LastName」に変更します。

「表示」、「データシートビュー」をクリックしてデータシートビューに戻ります。テーブルを保存するかどうかを確認するメッセージが表示されたら「はい」をクリックし、テーブルの最初の列に「2011 」と「2045」を入力します。

テーブルが完成したら、[ Employees]タブを右クリックし、[Save]をクリックして保存します。

次のページ: アイテム情報のテーブルの作成

アイテム情報を格納するテーブルを作成する

従業員が使用している電子機器に関する情報を保存する2つ目のテーブルを作成するには、リボンツールバーの「作成」タブを選択し、 「テーブル」をクリックします。「クリックして追加」をクリックし、 「T23 」と入力してEnterキーを押します。「iPad」と入力してEnterキーを2回押します。（「T23」と「iPad」は説明のためのものです。実際の番号体系は、各自のビジネスに適したものを使用してください。）

各アイテムは、それを所有する従業員に割り当てられる必要があります。そのため、テーブルのデザインを変更するには、リボンツールバーの「表示」ドロップダウンメニューをクリックし、 「デザインビュー」をクリックします。テーブル名に「Electronics」と入力し、「OK」をクリックします。

デザインビューで、フィールド名「ID」の代わりに「EmployeeNumber」と入力します。Tabキーを押し、「データ型」ドロップダウンメニューから「Number」を選択します。「Field1」の代わりに「IDcode」 、 「Field2」の代わりに「Description」と入力します。

現在、EmployeeNumber フィールドは「主キー」フィールドに設定されており、このフィールドに重複するデータを入力することはできません。従業員が複数のデバイスをチェックアウトしている場合、同じ従業員番号を複数回入力できるように、この設定を変更する必要があります。

テーブル内のEmployeeNumberフィールドの任意の場所をクリックし、リボン ツールバーの[主キー]ボタンをクリックして、このフィールドから主キー設定を削除します。

リボンツールバーの「表示」→「データシートビュー」をクリックして、データシートビューに戻ります。プロンプトが表示されたら、 「はい」をクリックしてテーブルを保存します。リストの最初の電子機器項目の従業員番号として「2011」と入力します。

続けて、次の情報を表に入力します。

テーブル間の関係を確立する

現時点では、データベースには関連するデータを持つ2つのテーブルが含まれています。さあ、テーブルをリンクさせましょう。まず、各テーブルのタブを右クリックし、「閉じる」を選択してテーブルを保存し、閉じます（プロンプトが表示されたら「はい」をクリックします）。次に、リボンツールバーの「データベースツール」タブを選択し、「リレーションシップ」ボタンをクリックします。

「テーブルの表示」ダイアログボックスが表示されたら、各テーブル名を順番にクリックし、「追加」をクリックしてから「閉じる」をクリックします。「従業員」ボックスから「従業員番号」フィールドをドラッグし、「電子機器」ボックスの「従業員番号」の上にドロップします。これを行うと、「リレーションシップの編集」ダイアログボックスが開きます。「参照整合性」チェックボックスをオンにし、「作成」をクリックします。

2つのテーブルの間に線が引かれ、従業員側には1、電子機器側には無限大記号が表示されます。この線は1対多のリンクを表しています。つまり、1人の従業員は複数のデバイスを持つことができますが、各デバイスは1人の従業員にしか割り当てられません。

データを入力および表示するフォームを作成する

2つのテーブルがリンクされたので、従業員とデバイスを簡単に追加できるフォームを作成できます。ここで、Excelと比較したAccessの真の威力がおわかりいただけるでしょう。

リボンツールバーで、「作成」をクリックし、「フォームウィザード」をクリックします。「フォームウィザード」ダイアログボックスが表示されたら、「テーブル/クエリ」メニューから「テーブル: 従業員」を選択し、二重矢印ボタンをクリックしてすべてのフィールドを「選択したフィールド」リストに追加します。次に、「テーブル/クエリ」メニューで「テーブル: 電子機器」エントリをクリックし、 「IDコード」をクリックして一重矢印をクリックします。最後に「説明」をクリックし、一重矢印をクリックして「次へ」をクリックします。

「データをどのように表示しますか？」というプロンプトが表示されたら、「従業員」をクリックし、「サブフォームを含むフォーム」を選択して「次へ」をクリックします。「データシート」、「次へ」、 「完了」の順にクリックすると、フォームにデフォルトの名前が設定され、情報を表示するためのフォームが開きます。

フォームが画面に開き、従業員テーブルの最初の従業員の詳細と、その従業員に割り当てられているすべての電子機器が表示されます。画面下部のナビゲーションツールを使用して、従業員間を移動できます。ここにも「新規（空白）レコード」ボタンがあり、クリックすると新しい従業員を追加できます。サブフォームの下部にも同様のナビゲーションボタンと新規レコードボタンがあり、各従業員に関連付けられている電子機器の詳細が表示されます。新しい電子機器を追加すると、Access によって自動的に現在の従業員に関連付けられます。

リレーショナルデータベースの力を活用する

このシンプルな例は、リレーショナルデータベース全般、特にAccessの威力を示すものです。ある従業員が50台の電子機器を貸し出しているのに対し、別の従業員は1台しか貸し出していない場合でも、作成したデータベースでは、各従業員の機器に関する詳細情報が分かりやすい表形式で表示されます。従業員間を簡単に移動し、割り当てられた電子機器を瞬時に確認できるほか、フォームを使ってデータを追加・削除することも可能です。

もちろん、Accessにはここで紹介した以外にも多くの機能があります。しかし、基本を理解すれば、データベースがビジネスに大きく貢献する多くの可能性に気付くでしょう。とはいえ、中小企業の中には、非常に複雑なデータベースを必要としており、専門家に構築を依頼しなければならない場合もあります。プロのデータベース設計者は、インタラクティブなクエリ画面を構築したり、複雑なレポートを作成したり、貴重なデータの整合性を保護する機能を組み込んだりすることができます。