最近Googleドキュメントを使っていないなら、今が試してみる良い機会です。ブラウザウィンドウ内で完全に動作するこのオフィススイートは、ゆっくりと着実に進化を続け、非常に使いやすい無料ツールセットとなっています。
Googleが2006年に共同作業可能なワードプロセッサWritelyを買収して以来、Googleドキュメントのラインナップは大きく進化しました。数年ごとに大きなアップデートが行われるMicrosoft Officeなどのデスクトップソフトウェアとは異なり、Googleドキュメントは常に進化し続けています。Googleは新機能を継続的に導入しており、Google Labsだけでなく、Google Apps for Businessをご利用の場合はGoogle Apps Marketplaceからもアドオンが次々と登場しています。
Googleドキュメントの仕組みを徹底的に調査し、ワードプロセッサ、スプレッドシート、プレゼンテーションソフトのあまり知られていない機能をいくつか探ることで、生産性を向上させる21のヒントを発見しました。Gmailのヒントもいくつか含まれています。テキスト文書内で写真を編集する方法から、スプレッドシートで複数の通貨を扱う方法まで、幅広い内容を網羅しています。さらに、刷新されたホームページのドキュメントオーガナイザーの便利な使い方や、編集スペースを最大限に活用する方法もご紹介します。
ただし、始める前に、GoogleドキュメントはGoogle ChromeブラウザまたはMozilla Firefoxで最適に動作することに注意してください。Microsoft Internet Explorerでは機能が若干制限される傾向があります。
1. ドキュメントとGmailを一緒に検索する
GmailとGoogleドキュメントのリストを同時に検索できたら便利だと思いませんか？ 幸いなことに、Gmail Labsがそれを実現する方法を見つけました。GmailからLabsにアクセスするには、画面右上の「設定」をクリックし、「 Labs」リンクをクリックしてください。
「アプリ検索」の項目までスクロールダウンし、「有効にする」をクリックして、リストの上部または下部にある「変更を保存」ボタンをクリックします。今後、Gmail内で検索を行うとドキュメントも検索対象となり、ドキュメントの検索結果はGmailの検索結果の下に表示されます。
2. スプレッドシートで複数の通貨を扱う
スプレッドシートの基本通貨形式を設定するには、「ファイル」をクリックし、「スプレッドシートの設定」をクリックします。ロケール設定を該当する国（たとえば、米ドルの場合は米国）に変更します。
選択したロケール設定に関わらず、セルまたはセル範囲を指定して、別の通貨で書式設定することができます。そのためには、対象のセルをハイライト表示し、ツールバーの「その他の書式」ボタン（「123」と表示されているボタンです）をクリックします。次に、「その他の通貨」ポップアップメニューまでスクロールダウンし、通貨を選択します。
3. プレゼンテーション内に図面を作成する
プレゼンテーションを作成する際に、スケッチを描くために別の描画コンポーネントに切り替える必要はありません。代わりに、「挿入」をクリックし、「描画」をクリックしてください。これらのコマンドは、描画インターフェースをフローティングウィンドウで開きます。完了したら、「保存」をクリックし、「閉じる」をクリックしてプレゼンテーションに描画を挿入します。ここで、位置やサイズを変更できます。
4. 写真の位置を固定する
Googleドキュメントのワードプロセッサは、デフォルトでテキストに合わせて画像を挿入します。この配置はインライン配置と呼ばれます。テキストが画像の周りに流れていく間、画像がページ上に固定され、クリックしてドラッグする以外に移動手段がないようにするには、まず画像を選択し、下部にある「固定」をクリックします。
5. すべてのドキュメントをオフラインで素早くバックアップする
Googleのサーバー上にあるすべてのドキュメントをハードドライブに保存したい場合は、まずGoogleドキュメントのホームページのファイル一覧にあるファイルにマウスを合わせます。次に、「操作」を選択し、表示されるメニューから「ダウンロード」を選択します。
表示されるダイアログボックスで、「すべてのアイテム」タブをクリックします。ダウンロード可能なファイルの種類ごとに、多数のアイテムが表示されます。問題がなければ、「ダウンロード」ボタンをクリックします。ファイルは.zipファイルにまとめてダウンロードされます。
6. フォームを使用してスプレッドシートデータを収集する
同僚、顧客、その他の個人からデータを収集する必要がある場合があります。フォームは、複数の質問に回答するシンプルなインターフェースを提供し、メールで送信したりWebページに組み込んだりすることで、こうしたニーズを迅速に満たすことができます。
開始するには、新しいスプレッドシートを開き、フォームを選択し、次にフォームの作成 を選択します。表示されるウィンドウで、質問のタイトル フィールドに最初の質問を入力します。必要に応じて、ヘルプテキスト フィールドに説明テキストを入力できます。入力したテキストは、フォームの質問の上に表示されます。質問の種類 ドロップダウンフィールドで、求める回答の種類（複数選択、プレーンテキストなど）を選択します。数値データを要求する場合は、テキストを選択します。
別の質問を入力するには、「サンプル質問2」にマウスを移動し、鉛筆アイコンをクリックします。その後、上記の手順を繰り返します。さらに質問を追加するには、ウィンドウの左上にある「項目を追加」ボタンをクリックします。
質問への回答が完了したら、 「このフォームをメールで送信」ボタンをクリックして、フォームを宛先にメールで送信してください。または、「その他の操作」ドロップダウンリストを開いて「埋め込み」を選択し、Webページに挿入できるHTMLコードを取得することもできます。
フォームに入力されたデータはスプレッドシートの上部に表示されます。スプレッドシート内の「フォーム」メニューを使用して、フォームを管理または削除できます。
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7. 簡単にリンクを挿入
テキスト文書にハイパーリンクを挿入する最も一般的な方法は、「挿入」 → 「リンク」を選択するか、 Ctrl+Kキーを押すことです。また、ブックマークツールバーまたはブックマークメニューからショートカットをクリックして「リンク先URL」欄にドラッグすることでもハイパーリンクを作成できます。この方法はMozilla FirefoxとGoogle Chromeでのみ利用可能です。ブックマークツールバーやブックマークメニューからリンクを直接文書にドラッグして、ハイパーリンク付きのテキストを作成することもできます。
8. 編集スペースを最大限に活用する
ツールバーを非表示にしてブラウザウィンドウ全体を編集に使用するには、「表示」を選択し、「コントロールを非表示」を選択します。通常の状態に戻すには、Esc キーを押します。
この設定とブラウザの全画面モードを組み合わせることで、画面全体を編集画面として使用できます。ほとんどのブラウザでは、キーボードのF11キーを押して全画面表示にすることができます。マウスカーソルを画面上部に移動するとメニューが再び表示され、「復元」ボタンをクリックするとウィンドウが通常の状態に戻ります。
9. テンプレートを調べる
Google のワードプロセッサやスプレッドシート ツールには、税務業務やその他の特殊な目的のための非常に高度なテンプレートも含め、何百ものドキュメント テンプレートが用意されていることに気づいていない人が多いです。
ドキュメント テンプレートを表示するには、ドキュメントのホームページで[新規作成]を選択し、[テンプレートから] を選択します。
10. Gmailでドキュメントをプレビューする
メールで受信したドキュメントをGmailウィンドウ内でリアルタイムプレビューするには、Google Labsで「メール内のGoogleドキュメントプレビュー」アドオンを有効にしてください。Labsにアクセスするには、「設定」を選択し、「Labs」を選択します。アドオンを見つけたら、「有効にする」を選択し、 「設定を保存」ボタンをクリックします。
11. ルールを使ってスプレッドシートを色分けする
スプレッドシートのセルの色を、その内容に応じて自動的に変更できます。これを行うには、色分けを適用したいセルを選択し、「書式」 → 「ルールに従って色を変更」を選択します。
ダイアログボックスのドロップダウンリストから、色分けのフィルター基準（セルのテキストや日付など）を選択します。次に、横にあるテキストフィールドに、フィルター基準を入力します。例えば、「Melvin」という名前を含むすべてのセルを色分けするには、ドロップダウンリストから「次の文字列を含む」を選択し、テキストフィールドに「melvin」と入力します（このフィールドでは大文字と小文字は区別されません）。
次に、[テキスト] ボックスと [背景] ボックスで適用するセルの色を選択し、完了したら[ルールの保存]をクリックします。
12. デスクトップから画像をクリックしてドキュメントにドラッグする
ワープロ文書に画像を挿入するには、ハードドライブまたはデスクトップ上のフォルダから画像をクリックしてブラウザウィンドウにドラッグします。この操作はGoogle ChromeとMozilla Firefoxでのみ可能です。
13. よくあるタイプミスを修正する
よく入力ミスやスペルミスをしてしまう場合は、Googleドキュメントでワードプロセッサ内で入力中に自動修正するように設定できます。「ツール」を選択し、「設定」を選択します。表示されるダイアログボックスで、一番上の空白の「置換」欄によく入力ミスする文字列を入力し、「置換後の文字列」欄に正しいスペルを入力します。例えば、「the」を「teh」と入力ミスする人は多いので、「置換後の文字列」欄に「teh」と入力すると良いでしょう。
14. より効果的に検索する
ホームページでは、type:spreadsheetなどの演算子を使って検索範囲を絞り込むことができます。この演算子を使うと、スプレッドシートに一致するものだけが検索結果に表示されます。演算子の例については、こちらをクリックしてください。
15. ブックマークを使って長い文書をナビゲートする
ワープロ文書内でブックマークを定義し、そのブックマークに直接ジャンプするリンクを他の場所に作成できます。これは、例えば目次ページを作成するときに便利です。
ブックマークを挿入するには、「挿入」を選択し、「ブックマーク」を選択します。ブックマークへのリンクを作成するには、クリックするとブックマークにジャンプする単語またはフレーズをハイライト表示し、Ctrl + K キーを押します。表示されるダイアログボックスで「ブックマーク」ラジオボタンを選択し、先ほど作成したブックマークを選択します。
Google ドキュメントは共同作業に最適化されたツールで、Google アカウントを持っていない人にもドキュメントの閲覧と編集を許可できます。ファイルを共有するには、ウィンドウの左上にあるドキュメント タイトルの横にある南京錠アイコンをクリックします。表示されるダイアログ ボックスで、リストの[プライベート] エントリの横にある[変更]を選択します。新しいダイアログ ボックスで、 [ウェブ上で一般公開]または[リンクを知っている全員] を選択します。閲覧者にドキュメントの閲覧だけでなく編集も許可する場合は、[誰でも編集できるようにする]の横にあるチェック ボックスをオンにします。次に、[保存] ボタンをクリックし、リンクをコピーして 1 つ以上の電子メール メッセージに貼り付けます。
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17. 複数のドキュメントに一度にスターを付ける
ドキュメントにスターを付けると、ホームページのリストにある他のエントリから目立たせることができます。ドキュメントのホームページでは、通常通り複数のファイルを選択してスターを付けることができます。CtrlキーまたはShiftキーを押しながらファイル名を選択し、インターフェースの左上にあるフィルターリストの「スター付き」エントリの上にファイル名をドラッグします。
18. 動画の技術的な詳細を見つける
ホーム ページで任意のビデオ ファイルのサムネイル プレビューを右クリックし、[ビデオ情報の表示]を選択すると、解像度などのファイルに関する技術的な詳細が表示されます。
19. ワードプロセッサを使ってWebページを作成する
HTMLやウェブサイトデザインソフトが少し使いづらいと感じる場合は、Googleのワードプロセッサを使ってシンプルなウェブページを作成できます。画像を挿入するには、前述のように画像をクリックしてブラウザウィンドウにドラッグします。リンクを挿入するには、テキストまたは画像ファイルをハイライト表示し、Ctrl + K キーを押します。
ページを作成したら、「ファイル」をクリックし、「形式を指定してダウンロード」をクリックし、「HTML（ZIP形式）」をクリックしてデータをダウンロードします。ダウンロードしたフォルダには、HTMLファイル1つとサポートファイルのフォルダが含まれます。HTMLファイルの名前を「index.html」に変更し、そのファイルとサポートファイルのフォルダをWebスペースにアップロードしてください。
20. 図面をスケーラブルな形式で保存する
Googleドキュメントで描画を作成し、オフラインで使用するためにダウンロードする場合は、 「ファイル」メニューの「形式を指定してダウンロード」からSVGオプションを選択してください。これにより、JPEGやPNGファイルとは異なり、画質を劣化させることなくサイズを変更できるスケーラブルなファイルが作成されます。
21. 複数のアカウントを使う
Gmailに最近追加された機能により、複数のGoogleアカウントを持つユーザーは、ログイン・ログアウトすることなくメールアドレスを切り替えることができます。この機能を有効にするには、Gmailページの右上にある「マイアカウント」を選択し、 「マルチサインオン」の横にある「編集」ボタンをクリックします。次に、「オン」ラジオボタンをクリックし、「保存」をクリックします。
その後は、画面右上のメールアドレスの横にあるドロップダウン矢印をクリックしてアカウントを切り替えることができます。「別のアカウントにサインイン」をクリックして新しいアカウントを追加できますが、アカウントは最大3つまでしか作成できないことにご注意ください。
残念ながら、Googleドキュメントはマルチログインに対応していません。マルチログインを有効にしたメインアカウントにログインしたままになります（このアカウントのログイン一覧には「デフォルト」と表示されます）。他のアカウントから届いたメール内の共有ドキュメントのリンクをクリックすると、そのファイルへのアクセス権がないというメッセージが表示される可能性があります。
一方、Googleドキュメントは、Google Apps for Businessアカウント内で切り替える場合、複数のアカウントでも問題なく動作します。そのため、ドメインをGoogle Apps for Businessに切り替えることが一つの解決策となります。作成するアカウント数が50個以下の場合は、無料でご利用いただけます。
良くなる
Google ドキュメントは、新機能が追加されるたびに、ほぼ毎月のように進化を続けています。追加された機能について最新情報を把握するには、ドキュメント開発チームが執筆する Google ドキュメント ブログをチェックするのが良いでしょう。
さらに、Google ドキュメント内をクリックしてさまざまな機能がどのように機能するかを調べることをためらわないでください。また、ユーザーが発見した興味深い事柄を書き込んでいる Google ドキュメント フォーラムを調べる時間を取ることを検討してください。
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