Gmailの添付ファイルをDropboxに自動送信する方法

Gmailの豊富なストレージ容量の落とし穴の一つは、メールの添付ファイルをすべて保管する倉庫のように使いたくなることです。週1回の全体会議に必要なレポートを15分で受信トレイから探し出さなければならない状況では、あまり良い考えではないように思えます。しかし、クライアント、同僚、友人から毎日大量に届くメールを処理するには、添付ファイルを一つ一つ手動で保存する手間をかけるほどの時間がかかります。幸いなことに、自動化されたワークフローを作成すれば、その手間を省くことができます。

今回は、If This, Then That（IFTTT）を使って、Gmailに新しく届いた添付ファイルをDropboxアカウントに自動送信するシステムを構築します。Dropboxアカウントなら、添付ファイルの整理やアクセスが簡単になります。IFTTTを使ったことがない方は、まずIFTTT入門編をお読みください。そうでない場合は、早速始めましょう。

トリガーを作成する

IFTTTにログインし、ダッシュボードから「レシピを作成」をクリックします。次のページで、「ifthisthenthat」というフレーズが表示され、「this」という単語がハイライト表示されます。それをクリックすると、トリガーチャンネルのアプリストアが開きます。Gmailアイコンまでスクロールするか、検索フィールドを使ってGmailアイコンまで移動し、選択します。

ページが自動的にスクロールダウンし、様々なGmailトリガー（望ましいレスポンスを引き起こす条件のセット）のグリッドが表示されます。ここではメールの添付ファイルに着目しているので、「新しい添付ファイル」ボックスをクリックします。「トリガーを作成」をクリックします。「ifthisthenthat」というフレーズが再び表示されますが、今回は「that」という単語がハイライトされています。クリックしてください。

アクションを定義する

添付ファイル付きのメールを受信するたびに実行されるトリガーを作成しました。次は、このトリガーで何を実行するかを定義します。利用可能なアクションチャネルのリストからDropboxを選択し、可能なアクションのグリッドから「URLからファイルを追加」ボックスをクリックします。

「アクション フィールド」のリスト（ファイル URL、ファイル名、Dropbox フォルダ パス）が表示されます。各フィールドには、アクションを定義するために追加および配置できる「材料」のドロップダウン メニューがあります。

添付ファイルを元のメールから分離するため、簡単に識別できる名前を付けることが重要です。IFTTTには、適切な命名規則にアレンジできるオプションがいくつか用意されています。これを行うには、「ファイル名」フィールドの右側にあるビーカーアイコンをクリックし、ドロップダウンメニューからファイル名に表示したい順序で必要な数の材料を選択します。{{AttachmentFilename}} {{FromAddress}} {{Subject}} という材料リストは非常に効果的な命名規則ですが、もちろん、自分に最適なものを使用してください。

同様に、「Dropbox フォルダ パス」フィールドの横にあるビーカーアイコンをクリックして、メールの添付ファイルの保存場所を指定します。デフォルトのパスは「IFTTT/Gmail」ですが、任意のパスを入力するか、送信者、受信日、メールの件名などの情報に基づいて自動的にパスを作成することもできます。

これらのフィールドを定義したら、「アクションを作成」をクリックします。これで、受信したメールの添付ファイルはすべて自動的にDropboxアカウントに追加されます。