気が散る要素がつきもので、絶えず中断され、優先順位が刻々と変化する現代社会では、重要な情報に目を向けた瞬間に、その情報を逃さず記録することが極めて重要です。ここでは、頭の中に浮かんだ、あるいはウォータークーラーのそばでの会話で浮かんだ重要なデータやアイデアをスマートフォンでキャッチするための、絶対に役立つ2つの方法をご紹介します。
ここで話題にしているのは、一時的なものだということを念頭に置くことが重要です。ある情報の断片がなぜ重要なのかは、完全に個人的な、あるいは職業上の優先順位の問題です。短いメール、紙ナプキンに走り書きされた電話番号、あるいは新製品の漠然とした5語のコンセプトが、実際にはどれほど重要なのか、その一瞬の出会いから少し距離を置き、頭の中でその前後の文脈を組み立てるまでは、気づかないことも少なくありません。しかし、そのアイデアが浮かんだ瞬間に正確かつ確実に捉えることができなければ、それを日の目を見る機会を永遠に得られないかもしれません。
ここでの目的は、収集した情報を完全に整理・処理することではありません。それは後から、ご自身の生産性向上ルーチンに合わせて行うことができます。この記事で紹介するツールや実践方法は、重要な情報をシステムに登録し、必要な時に適切に処理できるようにするためのものです。
音声メモ
重要なことの半分は、パソコンから離れていて、ペンも手元になく、片手にコーヒーカップを持っている時に思い浮かびます。数メートル以上離れることはほとんどありませんが、それはスマートフォンなので、それを使います。片手でポケットからスマートフォンを素早く取り出し、キャプチャアプリを起動して、音声メモを録音すれば、書き留めておきたいどんな瞬間的な思いつきも記録できます。
Google音声認識機能を搭載したAndroidスマートフォンは、この点で明らかに優位です。私のAndroidスマートフォンでは、ToDoリスト管理に欠かせないアプリ「Remember the Milk」を起動し、メッセージを話すだけで、Googleの音声認識機能でRTMに録音し、数秒でポケットにスマホをしまうことができます。
比較すると、iPhoneはこの点では劣りますが、多少の手間はあるものの、ほぼ同じことができます。Appleのボイスメモアプリを使えば、考えを素早く録音し、メールで受信箱に送信できます。さらに便利なのは、Dragon Dictationアプリを使えば、音声をテキストに変換できるので、後で時間のある時に、より適切なアプリにコピー＆ペーストできる点です。
どちらの場合でも、緊急に考えていたことが記憶に保存されているので、いざというときに自信を持って行動できるという贅沢を味わうことができます。
写真を撮る
手書きのメモ、紙のレシート、走り書きされた考えが詰まったホワイトボードなど、テキストをキャプチャするのはスマートフォンのカメラで簡単です。私の知り合いのほとんどが、時々これを行っています。しかし、その写真を有効活用するには、テキストを読み取って検索できるアプリが必要です。
テキストを記録するのに私のお気に入りのモバイルアプリはEvernoteです。Appleのボイスメモアプリとほぼ同じように音声メモも記録できます。しかし、手書きメモに関してはEvernoteに勝るものはありません。Android、iPhone、BlackBerry、Windows Mobile、Palm Preのアプリ内からスナップショットを撮ることができます。また、スマートフォンのカメラロールから写真をインポートすることもできます。
スマートフォンからEvernoteアカウントに写真を同期すると、検索可能になります。Evernoteの手書き認識機能は、雑な文字から実際の文字を拾い出すのに驚くほど優れています。
もちろん、ツールを使うのは簡単です。だからこそ、ツールは優れたツールなのです。難しいのは、行動に移す価値のある良質なデータと、単なるノイズを区別できるよう、自分自身を訓練することです。私の場合（そして、この点では常に学習中です）、保存すべきデータポイント（結局のところ、こうした小さな断片的な情報は保存すべきデータポイントなのです）は、心の奥底で小さな声が「え？」とか「なるほど」と静かにささやくような、自分自身の反応で見抜くことがよくあります。その小さな内なる刺激に気づいたら、すぐにデータを取りに行きます。
スマートフォンで重要なデータを取得する独自のコツはありますか？コメント欄で共有してください。
