Microsoft Office 2016レビュー：コラボレーションがすべて

私たちの評決

MicrosoftはOffice 2016にSwayとDelveという2つの新しいアプリを追加しました。Microsoftが新たにコラボレーションに注力していることは企業にとって理にかなっていますが、個人ユーザーもモバイルデバイス向けに無料で提供される優れたOffice Mobileアプリを検討すべきです。

Office 2016は大幅なアップグレードですが、当初想像していたようなアップグレードではありません。Windows 10がノートパソコン、デスクトップ、スマートフォン、タブレットを連携させ、インテリジェントなレイヤーを追加したように、Office 2016は、組み込みのスマート機能を活用して、あなたと同僚を繋ぎます。

私はOffice 2016のクライアント向け部分をテストしました。Microsoftは3月に開発者向けプレビューとしてOffice 2016の試用版をリリースしました。これは、私たちがテストしなかった管理機能（データ損失防止、多要素認証など）に重点を置いています。私は5月のコンシューマー向けプレビューリリースから使用しています。Microsoftはレビュー担当者に「最終コード」を搭載したMicrosoft Surface 3を提供しました。これは少し誤解を招く表現です。というのも、その上で動作するOffice 2016アプリは、Microsoftが一般向けにテストしたものと同じバージョンを使用しているからです。ただし、いくつかの例外があります。Outlookには、DelveやOutlookの新機能グループ機能などをレビュー担当者が体験できるよう、仮想企業のリンクと連絡先が事前に入力されていました。

Office 2013ユーザーは、一つだけ安心できます。Office 2016のアプリケーションは、外観と機能において以前のバージョンとほとんど区別がつきません。基本的なOfficeアプリに加え、Microsoftは軽量コンテンツ作成アプリ「Sway」と、エンタープライズ向け情報アグリゲーター「Delve」を追加しました。 

クラウドでのコラボレーションこそが、Office 2016の真の違いです。Officeでは、オンラインの共同作業スペースでドキュメントを共有することが推奨されています。ドキュメントを印刷してペンでマークアップするなんて？時代遅れです。コピーをメールでやり取りすることさえ、暗黙のうちに推奨されなくなりました。

マイクロソフト

マイクロソフトは、新しい共同作業ワークフローは、勉強会からコミュニティセンター、そして企業の営業部隊に至るまで、現代の人々の働き方を反映していると述べている。しかし、この素晴らしい新世界は、マイクロソフトのサブスクリプションサービスであるOffice 365上で最も効果的に機能する。Office 365では、誰もが最新のソフトウェアを利用でき、時間の経過とともに自動的にアップデートされる。そして、Officeの高度な機能をすべて利用するには、何らかのWindows PCを所有している必要がある。

Office 2016 は、スタンドアロン製品として引き続き購入できます。Office 2016 Home & Student (Word、Excel、PowerPoint、OneNote) は 149 ドル、Outlook 2016 が追加された Office Home & Business は 229 ドルです。Office 365 は、個人プラン (デバイス 1 台にインストール) が月額 7 ドル、ホーム プランが月額 10 ドルで、ホーム プランでは Office を 5 台のデバイスと 5 台の電話にインストールできます。

Office 365 に加入しているなら、これは議論の余地がありません。これらの機能はすぐに PC に配信されます。Windows 10 ユーザーは既に、Microsoft が独自に組み込んだ完全無料の Office である Office Mobile アプリを利用できます。Office 365 に加入するつもりはないが、Office を購入するかどうかまだ迷っている、中間的な立場の人々が決断を迫られることになります。 

個人、家族、または中小企業の経営者の方々へのアドバイスは、「ちょっと待ってください」です。Officeをまだお使いでない方は、WindowsストアからiOS、Android、Windows Phoneにダウンロードできる無料のOffice Mobileアプリが非常に優れており、Office 2016に組み込まれているインテリジェンス機能や共有機能の一部も含まれています。MicrosoftのOffice Webアプリも同様です。 

Office 2016がGoogle Appsよりも優れていることは疑いようもなく、無料の代替オフィススイートにも、他を検討せざるを得ないような欠点は見当たりません。しかし、Microsoftは依然として最も基本的な疑問、「なぜアップグレードする必要があるのか​​」に答えるのに苦労しています。この疑問 にはMicrosoftなら簡単に答えられるはずです。その答えについては、最後に改めて説明します。 

その前に、Office 2016 で機能するものと機能しないものについて説明します。

Excel: 依然として不可欠、さらに便利に

Microsoftは、Officeの最も不可欠なコンポーネントであるExcelにあまり手を出すことはできません。あらゆる職業の人々が、日常的にExcelをツールとして利用しているのです。

しかし、現代の電卓アプリと同様に、Excelは統計学者、金融家、データサイエンティストなど、多種多様な人々のニーズを満たす必要があります。中でも注目すべき新機能（PowerPointとWordにも搭載）は、リボンに「何をすればいいですか？」と書かれた小さなボックスです。

マーク・ハックマン

「Tell me」ボックスは、Bing のような検索ボックスです。Bing やスマートルックアップ機能が検索語句の前後の文脈情報を追加するのに対し、「Tell me」ボックスは多数のメニューやサブメニューをスキップします。例えば、セルのグループを両端揃えにする方法を知りたい場合は、「セルのグループを両端揃えにする」と入力し始めると、Excel が候補を表示し始め、入力を続けるにつれて候補が変化します。また、特定のトピックに関するヘルプを検索したり、スマートルックアップ検索を実行したりすることもできます。ただし、「Tell me」ボックスは、指示されたとおりに動作するだけです。

私にとっては、これは良い面と悪い面の両方があります。「tell me」はコマンドに直接移動しますが、 そのコマンドがどこに あるのかは教えてくれません。そのため、同じコマンドをもう一度実行したいと思っても、何も分かりません。

ExcelはPowerPointと同じように、オフラインアプリケーションだと考えていました。しかし、もう違います。他のユーザーが利用・操作できるオンラインブックへのリンクを投稿する方が合理的であるだけでなく、これらのドキュメントは複雑なため、メールでやり取りするのは現実的ではありません。Excelユーザーは、ドキュメントを操作する代わりに、仮想ワークスペースを利用できるようになりました。また、インターネットに接続していないとExcelが読み込めるテンプレートがほんのわずかであることにも少し驚きました。

マーク・ハックマン

Excel 2016の内部には、数字に強い人ならきっと気に入る機能が満載です。日付を扱えるピボットテーブルや、Excelの新たなキーワードであるビジネスインテリジェンスを重視した新しいグラフやチャートなどが搭載されています。Excel 2016では、例えば数年後の収益成長率を推定するなど、業績予測機能も追加されています。また、データベースやWebページ、あるいは自社データなどから「ライブ」なデータソースを取得できるExcel機能、Power Queryも搭載されています。個人的には、Surfaceで数式を手書きできる機能が気に入っています。これは非常に便利ですが、認識アルゴリズムはまだ少々不安定です。

マーク・ハックマン

Microsoftのビジネスインテリジェンスビジョンを構成するツールであるPower Pivot、Power View、Power Mapがデフォルトで無効になっている理由はよく分かりません（設定メニューで有効にできます）。また、旧バージョンのExcel 2013でPower QueriesがアップデートされないバグをMicrosoftがリリース日までに修正できたかどうかも不明です。おそらく嬉しいのは、テンプレートを一から作成するのではなく、数字を入力するだけで使える、豊富なフォーマット済みのテンプレートが用意されていることでしょう。

Excel（およびPowerPoint）は、段階的に、順番に、準リアルタイムの共同作業を行います。しかし、これらのアプリには、Wordの ような真 のリアルタイム共同作業を可能にするための変更が加えられる予定です。

Word: より多くのコンテキストで、より充実した文書を実現

WordはOfficeのもう一つの主力アプリケーションですが、こちらも大部分はWordと変わらないので安心です。Microsoftは特に、Smart Lookup（別名Insights）という新機能をユーザーに売り込もうとしています。

Word 2013では、単語やフレーズを右クリックすると、限られた数のオプションがポップアップ表示されます。小さな書式設定ウィンドウのほか、スペルチェック、フレーズのリンク設定、文法チェックなどのオプションです。Word 2016では、単語やフレーズの翻訳、類義語の検索など、さらに多くのオプションが表示されます。 

マーク・ハックマン

Office 2016では、スマートルックアップがWord 2013の「校閲」 > 「定義」コマンドをさらに強化しました。従来の定義と新しいスマートルックアップの両方で、右側のペインに追加情報が表示されます。定義ではBingを使って単語の意味を説明していましたが、スマートルックアップでは文脈（定義に加えて、Wikipedia、Bingイメージ検索、Bingウェブ検索などからの情報）が提供されます。スマートルックアップからテキストを切り取って貼り付けたり、画像を本文にドラッグしたりすることも可能です。

WordでWikipediaのテキストを右クリックしてWord文書にコピーできれば素晴らしいのですが、さらに自動的にコピーされ 、 脚注や元の文書へのハイパーリンクも追加されればさらに良いでしょう。残念ながら、そのような機能は今のところありません。

挿入> Wikipediaにこの機能があるのを発見するのは、少し奇妙な感じがします。これは、Word 2016のプレビュー版に組み込まれていたWord用のWikipediaアプリです。単語やフレーズをハイライトしてWikipediaアプリをクリックすると、より高機能なWikipediaが開きます。さらに素晴らしいのは、ペインに表示される画像を一度クリックするだけでテキストに追加でき、著作権表示（およびライセンス情報）が自動的に追加されることです。また、文章作成中や編集中にハイライトしたテキストを検索することもできます。これらはどれも素晴らしい機能です。

Officeアプリストアへのポータルは、Office 2016向けに更新されていないため、あまり良くありません。Officeアプリやプラグインが不足しているのは事実ですが、それでも、問題のアプリについて他のユーザーがどのような評価をしているかを確認できません。また、大きな「信頼する」ボタンがありますが、これは基本的にプラグインのダウンロードは自己責任でという警告のようなものです。Officeアプリストアが事実上失敗に終わったのも無理はありません。

マーク・ハックマン

ただし、これらの追加インサイトは、ワイドスクリーンモニター以外では画面表示が著しく狭くなる可能性があることに注意してください。メインドキュメントの周囲に、ドキュメント復元パネル、リビジョンパネル、インサイトパネル、そしてWikipediaパネルを配置することも考えられます。しかし、標準的な1080pモニターでは、問題なく表示されました。

PowerPointはコラボレーションの問題点を示す

現代のプレゼンテーションのほとんどに使用されているツールである PowerPoint は、Microsoft がコラボレーションで何を実現しようとしているのか、またどこで苦労しているのかについて話すのに適した場です。

Office 2016のほとんどのアプリの右上隅に、共同作業を行うための新しい「共有」ボタンが表示されます。ただし、現時点では、PowerPointやWordなどのアプリによって共有エクスペリエンスが大きく異なります。

マーク・ハックマン

Word 内でのリアルタイム共同作業の仕組みは以下のとおりです。ドキュメントを共有するには、まずクラウドに保存します。次に、「共有」ボタンをクリックするとアプリ内のメッセージボックスが開き、1人または複数のユーザーを編集に招待します。この操作をすべて省略して、リンクを送信するだけで済みます。（権限設定が組み込まれているため、閲覧用と編集用にそれぞれ別のリンクを送信できます。）個人的には、リンクを使用する方が気軽に編集するのに適していると感じました。受信者は Microsoft パスワードを入力する必要がなく、Word Online で「ゲスト」としてドキュメントを開くだけで済むからです。（それ以外の場合は、認証に Microsoft アカウントが必要です。）

関係者全員が Office 2010 以降のバージョンを使用している限り、リアルタイム編集が可能です。招待されたゲストは、いわば共同作業のような自由な環境でコンテンツを追加、編集、または削除できます。ただし、書式変更をロックする、ユーザーによる変更履歴のみの変更を許可、またはユーザーを完全にブロックする（他のユーザーは自由に編集できるようにする）など、比較的きめ細かい編集制限を設定することで、編集作業の効率化を図ることができます。コメントはドキュメント自体、またはテキスト内の特定の場所に添付できます（コメントはアイコンとして表示されます）。また、必要に応じて手動で保存し、バージョン履歴を作成してドキュメントをさらに整理することもできます。オフラインの場合でも、「変更履歴の記録」機能を使用して作業の進行状況を監視できます。

マーク・ハックマン

次のページ: PowerPoint の欠点と OneNote の新しいアプローチ。

しかし、PowerPointでは、そうした機能のほとんどが使えなくなります。同僚に共同作業の依頼をしたり、共有プレゼンテーションを編集するためのリンクを送信したりすることはできます。コメント機能も引き続き利用可能で、同僚は自由にテキストを変更できます。しかし、変更内容を管理したり、操作内容を制限することは不可能です。（ただし、同僚が個別に作業した同じドキュメントのバージョンを比較したり、整合性を確認したりすることはできます。これはPowerPointと似ています。） 

マーク・ハックマン

しかし、これは大きな問題ですが、ドキュメントの変更内容は、画面の一番下にある小さな「保存」アイコンをクリックした場合にのみ表示されます。これはCBラジオ風の「Over」コマンドのようなものです。何を探しているのか分かっていないと、見つけるのはほぼ不可能です。クリックすると、他の人が行った変更が表示されます。同僚が別の変更を加えると、もう一度クリックする必要があります。これは本当に面倒です。

マーク・ハックマン

確かに、共同編集機能は、Microsoftが今年初めにリリースしたOffice 2016のプレビューには含まれていませんでした。また、画面右半分のリボンヘッダーに大きな空白があることを考えると、PowerPointではより高度な共有管理が進むと予想されます（Microsoftによると、まもなくそうなるそうです）。

ワンノート

OneNoteの新機能：リンクされたOneNoteノート。この機能はOffice 2013から搭載されていましたが、Wordなどのアプリの「校閲」タブに、より目立つ形で表示されるようになりました。

マーク・ハックマン

リンクされたOneNoteノートは少し分かりにくいかもしれません。OneNoteノートでは、Webページへのハイパーテキストリンクを追加して、そのサイトに直接ジャンプすることができます。しかし、リンクされたOneNoteノートでは、 ノートを確認しながら別のドキュメントやWebページを参照できる別のウィンドウペインが作成されます 。

これはある意味で、あなたの仕事環境を再現することになります。上司が助成金申請書について議論しているところを想像してみてください。（「そういえば、彼はこれを言った時、このWord文書のことだったんだ」と。）リンクノートを使えば、その文書を開いてノートにリンクし、コメントを入力し始めることができます。ノートを確認すると、OneNoteはあなたがWord文書を参照していたことを認識し、その文書を表示してくれます。その後、上司がPowerPoint文書に移った場合も、その文書にリンクすることができます。つまり、上司の指示に合わせて、あなたの作業もスムーズに進めることができます。（Excelはまだサポートされていません。）

OneNote のリンク機能では、どうやら文書内の単語やページをハイライト表示できないようです。リンク先の文書は、ペインではなく別のウィンドウで開きます。もちろん、この機能が Office 全体に普及していれば素晴らしいのですが。しかし、マークアップ、ライブコラボレーション、そして OneNote のリンク機能により、Office 2016 では、過去の会議の内容を思い出すのがより簡単になるでしょう。

Outlook の新しい役割: コラボレーションハブ

通常、OutlookはOfficeの主力製品と比べると見劣りするかもしれません。かつて、メールはビジネス関係を管理するための媒体であり、同時にメタファーでもありました。しかし今、現代のソーシャルネットワークがそのモデルを脅かしており、Microsoftにはこれに対する答えがありません。それでも、Outlookは多くのOfficeアプリをつなぐ役割を担い、今やMicrosoftのコラボレーションビジョンの中心となっています。

MicrosoftはOutlook 2016にいくつかの便利な機能を追加しました。例えば、添付ファイルを追加する場合、OutlookはすべてのOfficeアプリケーションで最近使用および変更されたファイルの一覧を表示します。巨大なファイル（例えば700MB）をメールで送信する場合、Outlookはファイル自体をメールで送信してネットワークやメールフォルダーを圧迫するのではなく、OneDriveに保存されているファイルへのリンクをメールで送信します。

マーク・ハックマン

Microsoftはさらに重要な機能として、Clutter（迷惑メールフォルダ）を追加しました。これはいわば第2レベルのスパムフォルダです。Outlook.com Webアプリで数ヶ月前から利用可能だったClutterは、不要と判断した仕事用メール（ファンランのお知らせや「休憩室にドーナツ！」など）を専用のClutterフォルダに振り分けます。

Clutter は完璧ではありません。保存したいメールと不要なメールを判別しようとしますが、読みたいメールが Clutter フォルダに入ってしまうことがよくあります。（必要であれば、この機能を完全にオフにすることもできます。） 

Outlook 2016の目玉機能は、新しいグループ機能です。Outlook（そしてOfficeも、ある程度は）の一部を、自分や同僚が作成できる小規模で柔軟なチームに分割します。メールのやり取りではなく、より会話的なやり取りが中心になります。しかし、それだけではありません。グループは、Microsoftが「プランニングハブ」（Trelloのオンライン版のようなもの）と呼ぶWebアプリや、エンタープライズコンテンツを提供するための新しいアプリ「Delve」と連携します。そのため、これらを1つのまとまりとして捉えるのが最も理にかなっていると言えるでしょう。

しかし、まだコラボレーション機能があります: Outlook グループ、Office Planner、Delve

典型的なOutlookユーザーであれば、Outlookの左側のレールにはすでに「送信済みアイテム」、「削除済みアイテム」、「重要」、「スター付き」など、様々なフォルダーが並んでいます。そして、その下部に「グループ」が追加されました。

グループは、機能リクエストを詰めるために結成された臨時チーム、営業組織全体、あるいはその中間のあらゆる組織を表すことができます。以前のバージョンのOfficeでは、「West Coast Edit」のようなメールエイリアスを作成して、この役割を担うことができました。しかし、グループを使えば、共有カレンダーとOneDriveを作成し、プランニングハブを通じて様々なグループプロジェクトの進捗状況を追跡できます。

マーク・ハックマン

グループの作成方法がすぐには分かりません。グループラベルを右クリックして作成しました（管理者に依頼することもできます）。Outlookではグループ名の作成を求められます。少なくとも私の組織では、グループに専用のメールアドレスが割り当てられています。今のところ、この作業のほとんどはOutlook.comのWebブラウザで行っています。Chromeでの使用では上司に少し問題がありましたが、Edgeでは問題なく動作しました。

適切に管理されていれば、グループは概ね気に入っています。Microsoft はグループメッセージの受け渡し方法に工夫を凝らしており、グループ内のメール（「会話」と呼ばれます）を Outlook の受信トレイに送信したり、独自のワークフローで送信したりすることができます。Outlook は既に、Skype メッセージ、メール、電話など、連絡先とつながるための様々な方法を提供しています。こうしたコミュニケーションを単一の統一されたインターフェースで確認したい人もいれば、個別の会話に分割したい人もいます。グループはその両方を実現します。

マーク・ハックマン

あなたとチームメンバーが様々なプロジェクトを計画し、前進させる中で、DelveとOutlookのOffice Plannerが作業管理をサポートします。どちらもWebアプリとして提供されており（または今後提供予定です）、Office365.comの右上隅にあるOfficeの「ワッフル」メニューからアクセスできます。

Delveは、OneDriveとLyncを奇妙に融合させたような機能です。Outlookフォルダのどこかに埋もれている関連ドキュメントを表面化させるのに特化しており、もう1つの機能は、特定の同僚の履歴書や組織階層における役職など、より詳しい情報を表示するのに使われています。（Outlookで連絡先カードを開いてSharePointプロファイルを表示すると、このDelveページが開きます。）同僚の出身校など、私には全く興味がありません。しかし、私のワークフローでは、Delveは最も頻繁に使用するドキュメントを自動的に表示してくれます。

マーク・ハックマン

Delve の有用性については賛否両論です。率直に言って、Delve が必要なら、現代のビジネス (あるいは Office) のどこかに問題があるという主張も成り立ちます。Delve は 必要なドキュメントを見つけてくれますし 、それは良いのですが、私が作成した、二度と使うことのないテスト ドキュメントも大量に表示されてしまいました。あまり良いとは言えません。また、スタンドアロンの Delve モバイル アプリの概念が全く理解できません。関連ドキュメントは表示できますが、それについて人々に連絡するには別のアプリを使わなければならないのでしょうか? 最後に、Delve は添付ドキュメントを見つけるのにしか役に立ちません。同僚が重要な情報をメールに書き込んでしまった場合、Delve ではどうしようもありません。

読み続けてください: Office Planner と呼ばれる新しいものがあります。

Microsoftはまた、どうやら少し遅れてリリースされると思われるWebアプリ、Outlook Office Planner（私たちのテスト環境では「Planner Hub」と呼ばれていました）も紹介しました。最終的には、Office PlanneはOffice365.comの右上隅にある「ワッフル」メニューからアクセスできるオプションの一つとなり、Outlook、Word、Excel、OneNote、DelveなどのWebアプリ版も利用可能になります。私たちが利用したプレビュービルドでは、デモペルソナに送信された偽のメールからアクセスする必要がありました。

マーク・ハックマン

Office Plannerは、Microsoftがシンプルかつ共同作業的なプロジェクト管理ツールとして初めて開発した製品です。カードベースのフォーマットはTrelloを少し彷彿とさせますが、機能面ではZoho Projectsに近いと言えるでしょう。ビジュアル面でも非常に優れています。私が試用したSurfaceでは、タスクを作成し、指定期日に期限が来るように担当者に割り当て、タスクに関連するファイルやリンクをアップロードすることができました。ただし、特定のタスクを上司に提出したり、パフォーマンスの指標を適用したりする機能は見つかりませんでした。

Office Plannerは、各プロジェクトのステータスをタスクごとに追跡できる、分かりやすく情報豊富な「チャート」を提供しています。各カテゴリーをクリックすると、特定のタスクにドリルダウンできます。棒グラフでは、各担当者に割り当てられたタスクの数も確認できるため、利用可能なリソースが適切に使用されているかを確認するのに便利です。同時に管理できるプロジェクト数に制限はないようです。また、他のサービスでは月額料金がかかるのに対し、Office PlannerはOffice 2016では無料で利用できます。

マーク・ハックマン

Office PlannerとOutlookをどのように連携させるのかは、一見すると分かりにくいかもしれません。しかし、Office Plannerにタスクを追加すると、そのタスクの割り当てが記載されたメールがOutlookに送信されます。そしてもちろん、現時点ではOffice Plannerとモバイルアプリの連携が全く行われていません。Microsoftがこの分野で競争力を高めるには、この欠点を早急に改善する必要があるでしょう。

Office内の他のアプリケーションの多くは、昨年Lyncの実質的な代替となったSkype for Businessと密接に連携しています。一方、Office Plannerは連携していません。実際、タスクの関係者と連絡を取る手段は、メール以外にはなさそうです。Skypeは、同僚とのチャット、ファイル共有、さらには画面共有（ただし、Microsoftの担当者とチャットした際に、この機能は少し遅延がありました）のための、見やすくすっきりとしたインターフェースを提供しています。この点で、Office Plannerは未完成な印象を受けます。確かに、そうかもしれません。

Microsoft は、Office Planner とグループをチーム内のプライベートな会話の手段とみなし、Yammer を会社全体にマイルストーン達成を伝える手段とみなしていると語りました。

個人的な見解としては、PCWorldがグループを使ってCESの企画セッションに参加者を招待し、会議カレンダーを共有し、画像やプレス資料用の共有OneDriveフォルダを使用し、ショー終了後にそれを解消するといった使い方が考えられます。とても便利そうですね。

しかし、少し気になるのは、グループ機能が「1人1つの仕事」を前提としているように見えることです。大規模な組織であれば、確かにその通りかもしれません。しかし、グループ機能の魅力の一つは、必要に応じてグループを構成できることです。60人の従業員を抱える企業であれば、少人数の異なるメンバーで構成された複数のグループを、それぞれ異なるタスクに特化させることも考えられます。

共有カレンダーやメールなどを使って、数多くの異なる人間関係をグループ単位で形式化し、その後、時間の経過とともにどうするかを考えていくとなると、あっという間に非常に複雑になりそうです。しかも、権限の問題は考慮されていません。エンジニアに売上データを閲覧するための適切な権限を与える必要があるのか​​、マーケティングキャンペーンの支援のためにパートナーを招待できるのか、といった問題です。

揺れ

Swayは、WordやPowerPointなどのアプリの要素を融合させ、斬新で興味深い方法で表現した、新世代の「ブレンド型アプリ」の先駆けと言えるでしょう。Swayを使えば、写真を背景に使い、スライドショーで新しいセクションを導入するなど、グラフィックを強調したニュースレター風のレイアウトを作成できます。シンプルながらも効果的です。私が作ったものをご紹介します。

Swayはレイアウトモード、つまり「ストーリーライン」モードで作成します。このモードでは、テキスト、画像、動画、ツイート、グラフなどをカードベースのモチーフに埋め込みますが、Wordで画像やテキストのレイアウトに慣れている人にとっては、必ずしも直感的とは言えません。これは一種のWYSIWYGアプローチで、画面右側に表示される「最終版」ドキュメントに変更が適用されているのを確認できます。ただし、多少の遅延があり、プレビューモードとストーリーラインモード間のスライド遷移は個人的には好きではありません。

マーク・ハックマン

幸いなことに、Sway 自体が適切なフォントや配色を自動的に選択し、特定の画像に合わせて調整してくれるので、それほど考える必要はありません。特定のアート作品に「フォーカスポイント」を選択することもできますが、それが具体的に何をするのかはよく分かりません。もし気に入らなければ、「リミックス」をクリックすれば、Sway が即座に新しいフォントとデザインを選択します。デザインセンスに自信がない私にとって、追加の提案はありがたかったです。 

Sway は最初からとてもシンプルです。タイトルと背景画像を選ぶだけです。画像の埋め込みは、ボックスに検索語を入力するだけで、Bing や PicSay がクリエイティブ・コモンズの画像を検索してくれます。（ただし、著作権表示はありません。これから学生になる方にとっては良い教訓とは言えません。）しかし、小見出しやレポートに名前を入力するためのテキストボックスを追加したい場合、明確な方法がありません。とはいえ、Sway を共有するだけで、印刷しない場合は、誰が作成したかは比較的明らかでしょう。

Swayは現代のWeb向けに設計されており、その点では少々気取ったところもあります。Swayの自動保存機能には大賛成です。実際、Swayはファイル名を付けて保存する必要はなく、「My Sway」にプレゼンテーションとして表示されるだけです。しかし、「太字」の代わりに「強調」、斜体の代わりに「アクセント」が使われるのは、少々やりすぎです。インデックスと個々のSwayの読み込みにも数秒かかるので、イライラします。

Swayは教育市場向けに作られているように見えますが、多くの教師が使用する指標である単語数カウント機能がありません。また、学生がSwayの物理的なコピーを提出できるように、従来の「印刷モード」も追加して欲しいところです。それ以外は、SwayはMicrosoftの開発努力を独創的に活用したツールです。

アクセスとパブリッシャー：ますますマイナーなアプリ

SwayはMicrosoft初のブレンドアプリの一つかもしれませんが、PublisherはWordのサブセットのような印象で、Office 365専用に確保するほどのアプリではありません。いずれにせよ、Publisherの領域は侵食されつつあります。チラシやパンフレット、名刺などを作成したいなら、Publisherが最適です。赤ちゃんの写真アルバム用のテンプレートさえあります。しかし、これらの製品はすべてWord、Webアプリ、オンラインサービスで作成できることがわかります。 

AccessデータベースアプリはExcelとWordの関係で、PublisherとWordの関係と同じです。確かに一部の人は強いこだわりを持っているはずですが、誰も使っていないようです。例えば、Microsoftサポートのこの未回答のスレッドでは、 Access 2016の新機能について質問していますが、7人全員が回答しています。Accessは他のOffice 2016アプリと見た目や操作性は似ていますが、それだけです。

Microsoftによると、ProjectとVisioはOffice 365の正式リリースに含まれているとのことですが、テストのためにアクセスすることはできませんでした。ただし、まだプライベートプレビュー段階のOffice Mixには含まれていません。

データベースがスプレッドシートよりも便利だと熱弁をふるう人はたくさんいるでしょうが、MicrosoftはExcelの改良に全力を注いでいるようです。Microsoft製のテンプレートのバージョン情報を確認していた際に、以下のエラーメッセージを発見し、少し不安になりました。

マーク・ハックマン

つまり、Office 2016 の最大の目的は、ライブのアクティブ コンテンツを使用することではないでしょうか?

よりシンプルな代替案: Office Mobile、Webアプリ

Office 2016には、もう一つの選択肢があります。それはOffice Mobileアプリです。無料で、どこにでも簡単にインストールでき、使い方も簡単なので、まずExcel、OneNote、PowerPoint、Word Mobileアプリを起動し、必要に応じてOffice 2016を起動する方が効果的です。OneDriveに保存したドキュメントは、Word MobileでもWord 2016でも簡単に開くことができます。  （注：Word Mobileやその他のアプリでのドキュメント編集は、有効なOffice 365サブスクリプションをお持ちでない限り、10インチ以下のWindowsデバイスでのみ無料でご利用いただけます。iOSおよびAndroidユーザーは編集が無料です。Office 365サブスクリプションをお持ちでないWindowsユーザーでも、ドキュメントを閲覧できます。Windows 10 MobileのContinuum機能を使用することもできます。この機能を使用すると、対応するWindows 10 Mobileスマートフォンでデスクトップモニター上でドキュメントを編集できます。）

マーク・ハックマン

確かに、より複雑なOfficeアプリに見られるようなニュアンスや複雑さはそれほど多くないでしょう。しかし、私自身はExcel 2016よりもExcel Mobileを好んで使っています。まさに基本的な機能しか必要としないからです。例えば、列の合計は自動的に計算されます。Word Mobileでは、変更履歴の追跡、スペルチェック、脚注の追加、さらには有料版のWordに搭載されているスマートルックアップ機能も利用できます。

ご希望であれば、Office.com にアクセスして、Web ベースの Office をいくつか試してみることもできます。確かに、これは Office の別バージョンであり、大部分は重複しています。しかし、これは重要な点ですが、Web アプリは、リアルタイムで更新できるため、新機能が最初に提供されるプラットフォームの一つとなるでしょう。私が特に気に入っている Clutter などの機能は、専用アプリよりも数か月前に Web 上でリリースされました。Dropbox へのドキュメントの保存についても同様です。Web アプリ、さらには iOS 版と Android 版の Office からも保存できますが、Office 2016 ではまだ利用できません。

マーク・ハックマン

標準搭載のOffice Mobileアプリを選ぶと、いくつか犠牲になる点があります。一度に作業できるドキュメントは1つだけです。Microsoftが誇るリアルタイムコラボレーションは？残念ながら、変更履歴の追跡はこれまで通り可能ですが、機能しません。OneNote Mobileには、私のお気に入りの機能の一つである音声録音機能がありません。無料版にも多くの機能が搭載されていますが、Officeスイートのフルバージョンを購入する価値は依然としてあります。

Office の将来: Office の優れた点は何でしょうか?

このレビューをざっと読んだだけなら、おそらく1つか2つのセクションにしか目が行かなかったでしょう。なぜなら、あなたはOfficeの機能をフルに使いこなしていないからです。Officeはサイロ化しています。ライターはWordを熱心に使い、計算処理をする人はExcelの奥深くまで探っています。営業やマーケティングの達人はPowerPointを使いこなしています。ゼネラリストは基本的なスプレッドシートを作成することはできるかもしれませんが、提案書の裏付けとして、ライブで異なるデータソースを取り込むといった高度なテクニックには手を出せません。

Office 365 の将来は、できるだけ多くの潜在的な Office ユーザーに「そんなことができるなんて知りませんでした」と言わせることにかかっています。残念ながら、Office 2016 はその目標をほとんど達成できていません。

Office 2016の新機能については説明できます。よく見れば、多くの新機能に気づくはずです。しかし、それらは一体何なのでしょうか？そして、何の役に立つのでしょうか？この2つの質問は、Microsoftがユーザーが既に理解しているものと単純に想定しているものですが、数十億ドル規模のビジネスをその前提にするのは危険です。

マーク・ハックマン

MicrosoftはOffice 365への加入を強く望んでおり、毎月着実に機能改善を行ってユーザーを魅了し続けると約束しています。しかし、その機能改善とは一体何なのでしょうか？Office 2013では何も明かされていませんでした。Office 365の今後の機能ロードマップを調べて確認する必要がありますが、リストに載っている内容は実に些細なものに思えます。Office 365 Homeでは、5台のデバイス（タブレット5台、スマートフォン5台）にインストールできるライセンスに加え、1テラバイトの無料ストレージが提供されます。しかし、MicrosoftがOneDriveの無制限ストレージを約束してからほぼ1年が経ちましたが、いまだに実現していません。

Office 2016は、新機能の詳細が依然としてユーザーに明かされていない。ダッシュボードが若干変更され、Officeの改善点が紹介されるようだが、MicrosoftはユーザーがOfficeを購入することを前提とするのではなく、ユーザーにOfficeを売り込む必要がある。

どうやって？ユーザーに Office の使い方を教えるのです。

Office 2013 と Office 2016 では、メニュー項目の実際の機能をツールヒントでわかりやすく説明しています。例えば Word 2016 では、「テーマのフォント」にマウスオーバーすると、「テキスト全体を一度に変更する簡単な方法です。この機能を使用するには、テキストが「本文」と「見出し」のフォントで書式設定されている必要があります」というメッセージが表示されます。さらに、「詳細を見る」リンクがあり、テーマカラーの変更方法や独自のテーマカラーの作成方法などについて、テキストとグラフィックを使ってより詳しい説明が表示されます。単なるヘルプファイルですが、非常に分かりやすいです。 

マーク・ハックマン

しかし、マイクロソフトは次のステップに進み、ユーザーがこれらの機能を最大限に活用する方法を、ただ説明するのではなく、実際に見せるようにすべきだと思います。当然ながら、最も効果的なツールは動画です。一般的なMP4動画であれ、マイクロソフト独自のOffice Mixのようなもう少しインタラクティブなものであれ、どちらでも構いません。いずれにせよ、Wordを開いたときにドキュメントテンプレートの一覧が表示されるだけでなく、自分でテンプレートを作成する方法を説明した動画チュートリアルも表示されると良いと思います。

Office がオンラインで接続されたら、ぜひ活用してください。Word を開くと、テンプレートの横にビデオの一覧が表示されます。「ピボット テーブルとは何か、なぜ使用する必要があるのか​​」などの基本的なものから、「ライブ データを論文に含める必要がある理由と、その場所」などの高度なトピックまであります。ビデオを順番に再生したり、新しいビデオを追加したりできます。Microsoft には、Word 2013 のビデオ チュートリアルなど、さまざまなハウツー ビデオが用意されていますが、説明されている機能の使い方についての説明はほとんどありません。使い方だけでなく、なぜOffice を使用する必要があるのか​​についても説明してください。これらのビデオを Word 自体に組み込み、ライブで役立つ機能を紹介します。これらのビデオをツールヒントに接続します。ライブ ビデオのサムネイルをアプリ自体に埋め込むことを検討してください。

DelveとSwayでは、この活気、生き生きとした感覚が感じられます。ドキュメントは息づいています。しかし、Excel、PowerPoint、Wordといった標準アプリでは、そのレガシーはまるで船の錨のように重くのしかかっています。Officeは27年もの歴史がありますが、いまだにそう感じます。

一般ユーザーにとっては難しい選択

だからこそ、急いでOffice 2016を購入することをお勧めするのはためらわれます。Windows 10は多くの機能を無料で提供していたので、迷う必要はありません。MicrosoftはOffice 2016の購入を強く望んでおり、既にOffice Mobileアプリスイートを提供しているため、一般ユーザーにとって購入の判断は容易ではありません。

しかし、 Microsoftが本当にユーザーに望んでいる2つ目の選択肢は、煩わしさを捨ててOffice 365に加入し、継続的なアップデートのために毎年料金を支払うことです。製品の観点から見ると、それを正当化するのは難しいです。AccessとPublisherは単純に割に合いませんし、1テラバイトのオンラインOneDriveストレージに価値があるとは思えません。Outlookが追加されたことで、はるかに魅力的になっています。

経済面では…まあ、Microsoftはユーザーを引きつけるためにあらゆる手を尽くしています。5台のデバイスでOfficeを月額10ドルで利用できるのは、それほど悪くありません。個人ユーザーは、Office 365 Personalを単体版のOfficeの支払完了まで21ヶ月、またはOffice 2016 Home & Businessの支払完了まで32ヶ月利用できます。その頃には、Office 2018がリリースされているはずです。

私の考えはこうです。企業は間違いなくOffice 2016とOffice 365に投資すべきです。大規模・中規模企業も同様です。小規模企業や個人ユーザーは、Office 2016を購入する前に、自社のニーズを慎重に検討する必要があります。しかし、2つ目の質問、つまりOffice 365に投資すべきかどうかについては…迷っています。Microsoftが約束したアップデートと改善は、時間の経過とともに着実に実現していくはずですが、今はそうではありません。

Office 2016を購入することはコラボレーションへの投資であり、Office 365のサブスクリプションは将来への備えです。もしこの両方に魅力を感じるなら、クレジットカードを用意しましょう。そうでない場合は、Microsoftの無料代替製品であるOffice Mobileを試してみるのも良いでしょう。

明確化：当社のテスト環境では、Microsoft は Office Planner を「Planner Hub」と呼んでいました。しかし、「Office Planner」は最終的なブランド名であり、最終的にリリースされた際にはこの名称で探すことになります。この記事では、Office Mobile でできることとできないことについても明確に説明します。

本日のベスト価格: Microsoft Office 2016