PC革命の黎明期に約束されたペーパーレスオフィスが、未だ実現していないことは周知の事実です。あらゆるテクノロジーが手の届く範囲にあるにもかかわらず、ほとんどの人は依然として大量の紙の書類を定期的に整理・保管しています。MaxxDocsはこの状況を変えたいと考え、米国とカナダの中小企業に文書管理システムを無償提供しています。
MaxxDocsの新しい無料版には、最大5人の指名ユーザーが含まれ、幅広い標準スキャナーで動作します。無料のMaxxDocsでは、最大10,000件の文書を保存できます。
紙の文書をスキャンしてMaxxDocsにインポートできます。スキャンした文書はフォルダに整理し、インデックスフィールドとメタデータを使用して効率的に管理できます。また、注釈、墨消し、描画、ハイライトなどの文書操作も可能で、情報へのアクセスを許可するユーザーまたはグループを定義することで、文書のセキュリティを管理できます。
ただし、これが純粋な利他主義だとは言い切れません。無料のMaxxDocsは、文書をデジタルで保存・整理することの価値を組織に理解してもらうためのニンジンのようなものですが、MaxxDocsを真に価値あるものにするメリットを得るには、やはり費用がかかります。
追加料金をお支払いいただくと、スキャンした文書を検索・編集可能なコピーに変換するOCR機能や、スキャンした文書の全文検索機能を追加できます。MaxxDocsでは、スキャンした画像からバーコード値を読み取り、関連情報を入力できるオプションも提供しています。さらに、リポジトリ容量を初期設定の10,000件から拡張することで、MaxxDocsサービスを拡張することも可能です。
無料のMaxxDocsは、ネットワークに接続された最大5台のPCでご利用いただけます。サイトでは、2GB以上のRAMを搭載したWindows XP ProおよびWindows 7 Proが推奨されています。MaxxDocsの広報担当者は、Windows 8/8.1もサポートされていますが、Windows Vistaはサポートされていないことを確認しています。
非営利団体や教育機関ではないかもしれませんが、自営業者や中小企業の経営者であれば、資格を満たしている可能性があります。ただし、フォームにご記入いただく必要があり、その後MaxxDocsが情報を審査し、基準を満たしているかどうかを判断します。
幸いなことに、基準はそれほど厳しくありません。MaxxDocsの担当者に話を聞いたところ、基本的には、あなたが条件を満たす中小企業であることを確認しているだけで、大企業の従業員が単に特典を利用しようとしているわけではないと説明されました。GmailやYahoo!メールのアドレスは拒否される可能性がありますが、独自ドメインのメールアドレスをお持ちであれば、無料のMaxxDocsアカウントの承認は問題なく得られるはずです。
