メールのアーカイブと削除: 違いは何ですか?

ほぼすべてのメールサービスには、メールをアーカイブして削除する機能が備わっています。これら2つの機能はどちらも受信トレイからメールを削除しますが、削除後の処理は異なります。この違いを知っておくことで、ストレージ容量を節約できる場合もあれば、大きな負担になる場合もあります。

メールをアーカイブすると何が起こりますか?

マーシャル・ガンネル

メールをアーカイブすると、受信トレイから削除されます。ただし、アーカイブされたメールは引き続き閲覧可能です。アーカイブされたメールの保存場所は、ご利用のメールサービスプロバイダーによって異なります。例えば、Outlookでは「アーカイブ済み」フォルダにアーカイブされたメールがあります。Gmailでは、「すべてのメール」を選択してアーカイブされたメールを表示する必要があります。

アーカイブしたメールは引き続きストレージ容量を消費します。メールサービスプロバイダーが提供するストレージ容量に応じて、メールをローカルマシンまたはポータブルドライブにダウンロードするか、新しいアカウントに送信してから削除することを検討してください。

メールを削除するとどうなりますか?

マーシャル・ガンネル

アーカイブと同様に、メールを削除すると受信トレイからも削除されます。ただし、メールは専用のアーカイブフォルダに保存されるのではなく、メールのゴミ箱に送られます。このフォルダは通常「ゴミ箱」または「削除済みアイテム」と呼ばれますが、サービスによって異なる場合があります。

アーカイブされたメールはそれぞれのフォルダに無期限に保存されますが、削除されたメールはメールのゴミ箱に短期間保存されます。メールの保存期間はサービスプロバイダーによって異なりますが、主要なプロバイダーの多くは30日間メールをゴミ箱に保存します。30日を過ぎると、メールは（ほとんどの場合）完全に削除されます。

一部のサービスでは、削除したメールを「完全に」削除した後でも、サーバー上に保存します。例えば、Google Workspace では、削除したメールを復元できる期間が25日間延長されます。ただし、Google Workspace は有料サービスであるため、削除したメールを復元するには管理者である必要があります。管理者でない場合は、アカウント管理者に連絡する必要があります。

メールをアーカイブまたは削除する必要がありますか?

アーカイブ機能と削除機能を比較した結果、メールは常にアーカイブしておくのがベストだと思うかもしれません。しかし、すべてをアーカイブするとメールがすぐに乱雑になり、必要になったときに古いメールを探すのが難しくなります。例えば、Amazonのキャンペーンの特別メールをすべてアーカイブしてしまうと、最新のメールを探すのが難しくなる可能性があります。

さらに、前述の通り、アーカイブしたメールは依然としてストレージ容量を消費します。Gmailなどのサービスでは、無料ストレージに上限が設定されています。上限に達した場合は、ストレージ容量を増やす必要があり、これには費用がかかります。