Google Docs や Office Online のような無料の生産性向上アプリの時代が到来しましたが、私は今でも、Microsoft の生産性向上スイートの有料のデスクトップ バージョンを所有することに価値があると考えています。特に、無制限のクラウド ストレージなど、Microsoft が Office 365 加入者に提供し続けている特典を考えるとなおさらです。
今日は、Office 2013 をお使いの方と Office 365 をご利用の方に、2つの簡単なヒントをご紹介します。1つは、よく使うファイルやフォルダーをOfficeスイートアプリの一番上に表示する方法、もう1つは、OneDrive よりも Dropbox などのクラウドストレージサービスをご利用になりたい方向けのヒントです。
ファイルをピン留めする
Office 2013 を使用すると、頻繁に使用するファイルやフォルダーに簡単にアクセスできます。
Office 2013 では、Word、Excel、PowerPoint、Access などの他の Office アプリのスタート画面に、すぐにアクセスする必要があるファイルをピン留めできます。
例えばExcelでは、アプリがデフォルトで表示する最近開いたドキュメントのリストにマウスポインターを合わせます。各ドキュメント名の右端にピンアイコンが表示されます。このピンをクリックすると、ファイルが最近開いたファイルリストの一番上に移動します。
最近使用したファイルの一覧の下部にある「他のブックを開く」をクリックすると、フォルダー全体をExcelにピン留めすることもできます。次のページで「コンピューター」をクリックすると、フォルダーの一覧が表示されます。フォルダーにマウスポインターを合わせると、個々のファイルと同様にピン留めが表示されます。
フォルダーはスタート画面には表示されないため、固定されたフォルダーを表示するには、[その他のブックを開く] をクリックし、[コンピューター]、[OneDrive]などをクリックする必要があります。
他の Office アプリ内でのファイルやフォルダーのピン留めも同様の方法で行います。
Dropboxをデフォルトにするか、他のものを使用するか
Officeアプリは、デフォルトでPC上の特定の場所に自動的に保存されます。Office 365はOfficeドキュメントをクラウドや様々なデバイスに接続するためのサービスであるため、多くの場合、ドキュメントフォルダまたはOneDriveフォルダに保存されます。
ただし、選択したクラウド ストレージ サービスが Dropbox (または Windows ファイル エクスプローラーとの統合を提供するその他のサードパーティ クラウド ストレージ ソリューション) である場合は、OneDrive ではなく、それを PC のデフォルトの保存場所にすることができます。
Word でこれを行うには、アプリを開き、スタート画面の下部にある [ その他のドキュメントを開く]をクリックします。
次のページで、左側のナビゲーション列の下部にある 「オプション」をクリックします。（Office 2010の場合は、「ファイル」>「オプション」に進みます。）
Microsoft が OneDrive に重点を置いているからといって、あなたもそうしなければならないというわけではありません。
開いたウィンドウで、左側のナビゲーション列にある「保存」をクリックします。 「ドキュメントの保存」セクションの下部にある「デフォルトのローカルファイルの場所」というオプションを探します。その横にある「参照…」ボタンをクリックし、PC上のクラウドストレージプロバイダーのフォルダに移動して「OK」をクリックします。もう一度「OK 」をクリックしてオプションウィンドウを閉じれば完了です。
これで、Word はデフォルトでドキュメントをクラウドストレージフォルダに保存するかどうかを自動的に選択するようになりました。繰り返しになりますが、他の Office スイートでも同様のオプションが提供されています。
